Дистанционные сотрудники. Часть 1: Трудоустройство

|Статья актуально на 19.09.2024

Представьте, ваш сотрудник переезжает в другой город, но увольняться не планирует. Да и вы с ним прощаться не торопитесь. Работает он хорошо, план выполняет, всё чинно, мирно и достойно. И вы, как работодатель, решаете перевести его на дистанционную работу.

Прошло полгода, и в один не такой уж прекрасный день сотрудник решает попрощаться с вами. Заявил об этом просто на словах, потому что прийти и написать заявление по старинке возможности нет.

Процесс увольнения запущен. И тут, как назло, начинаются споры из-за размера премии: работник просит выплату в полном объёме, а по вашим данным план не выполнен, соответственно, и премии быть не должно. Вопросов становится всё больше, а как их решать быстро и безболезненно на большом расстоянии — непонятно.

В такие моменты возникает резонный вопрос технической подготовки. Да, слова «локдаун» и «дистант» уже никого не удивляют, но инструменты для работы с удалёнщиками до сих пор есть не у всех. Тем же ЭДО мало кто пользуется. Хотя, казалось бы, работать без него уже невозможно. И коронавирус нам это доказал.

Чтобы уберечь вас от подобного перетягивания каната, подготовили цикл статей. В каждой подробно разберём трудоустройство, перевод, увольнение и обмен документами с дистанционными сотрудниками. Поделимся шаблонами и расскажем про их заполнение. Начнём с трудоустройства.

Матчасть по дистанту

Сотрудник считается дистанционщиком или удалёнщиком, если:

— выполняет свои обязанности не по основному месту нахождения работы, то есть не по юридическому адресу работодателя или адресу обособленного подразделения / съемного офиса.

— взаимодействует с работодателем через интернет и сети общего пользования.

Здесь всё понятно. Офис в Москве, сотрудник в Саратове. Общаетесь вы через электронную почту, переписываетесь в специальном корпоративном мессенджере или созваниваетесь по телефону. Задачи контролируете через Jira, Kaiten, Asana и другие подобные программы.

Дистанционная работа может быть постоянной (пока действует трудовой договор), или временной (до 6 месяцев).

Если удалённая работа временная, то можно работать из дома постоянно, либо чередовать нахождение дома и в офисе.

Принимаем дистанционного сотрудника на работу

1) Направляем кандидату список документов:

— паспорт;

— бумажная или электронная трудовая книжка, если она велась ранее;

— СНИЛС;

— ИНН;

— диплом;

— для мужчин ещё будут документы воинского учёта.

Сканы можно пересылать в электронной форме. Но если вы, как работодатель, попросите прислать нотариально заверенные копии, работник будет обязан это сделать. Бумажная трудовая книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью.

Важный момент: работодатель вправе не вести бумажную трудовую книжку. Об этом нужно указать в трудовом договоре. Электронная трудовая ведётся в любом случае.

2) Знакомим с локальными нормативными актами (ЛНА).

Ими могут быть должностная инструкция, положение о премировании и оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка. Сканы документов можно прислать по электронной почте. Или с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). Об использовании КЭДО может быть отдельный пункт в трудовом договоре или отдельное соглашение.

Подпись работника об ознакомлении с ЛНА лучше разместить в трудовом договоре или сделать отдельный лист ознакомления в качестве приложения к трудовому договору. Он оформляется в свободной форме. В случае КЭДО работник подтвердит ознакомление с ЛНА путём проставления электронной подписи.

3) Проводим инструктаж по охране труда и обеспечению безопасности на рабочем месте.

Организуйте онлайн-инструктаж по охране труда и сохраняйте подтверждения о его прохождении. Даже если сотрудник работает из дома, закон требует, чтобы у него были знания по технике безопасности.

При необходимости предложите онлайн-курсы по охране труда. Это не только подтвердит вашу заботу о сотрудниках, но и поможет избежать проблем с Государственной инспекцией труда (ГИТ).

4) Оформляем трудовой договор.

О его содержании и обязательных пунктах расскажем ниже.

5) Издаём приказ о приёме на работу.

Он не отличается от приказа для приёма других работников. Оформляется по форме № Т-1 или той, что разработана работодателем.

А ещё с 22 ноября 2021 года в ТК РФ внесли изменения, и теперь оформлять приказ на работу не нужно. Условие об обязательном оформлении просто убрали. Но если очень хочется, то можно его заполнить и подписать.

6) Предоставляем сведения о приёме в СФР.

С отправкой отчётов, подготовкой документов и кадровым учётом всегда готова помочь Кнопка.

Содержание трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с удалёнщиком несильно отличается от обычного, но нюансы всё же есть. Обязательно отразите в тексте:

— Постоянная удалёнка или временная.

— Место работы сотрудника.

Им будет адрес регистрации, который прописан в паспорте, или фактический адрес проживания. К этому нужно отнестись внимательно, ведь если работник живёт в местности, где установлен районный коэффициент и/или северная надбавка, то она обязательно плюсуется к зарплате. Ещё сотрудникам на севере начисляют дополнительные дни отпуска.

— Режим труда и отдыха,

— Порядок взаимодействия с работодателем (например, через видеоконференции). Срок, за который нужно подтвердить получение документа.

— Если обмен электронными документами не предусмотрен, то прописать другую форму взаимодействия.

— Компенсации за использование личного оборудования, интернет и электроэнергию. Если работник использует оборудование работодателя, то компенсация не выплачивается. Об использовании оборудования работодателя должно быть указано в трудовом договоре, и оно должно передаваться по акту приема-передачи.

— Если обмен электронными документами не предусмотрен, то прописать другую форму взаимодействия.

Например, зафиксировать как основной канал связи переписки в корпоративном мессенджере.

— Добавьте пункт об использовании КЭДО для ускорения процессов согласования документов и избежания бумажной волокиты.

Заключение и подписание трудового договора

Трудовой договор подписывается только с помощью ЭЦП как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Обмениваться сканами по электронной почте нельзя.

У компаний, как правило, электронная подпись уже есть. Оформить её для работника можно в любом удостоверяющем центре. Если же оформление ЭЦП принципиально не входит в жизненные планы, то можно отправить трудовой договор по почте или курьером. Работник же со своей стороны должен вернуть вам подписанный экземпляр трудового договора также курьером или почтой.

В следующей статье расскажем про перевод действующего сотрудника на удалёнку, как обмениваться документами на дистанте, и в каком случае работодателю никак не обойтись без электронной подписи.

Вам могут понравиться эти статьи:

— Дистанционные сотрудники. Часть 2: Перевод на удалёнку

— Как трудоустроить иностранца и не нарваться на штрафы

— Как вернуть свои деньги за декрет сотрудника

Над материалом работали

Аня Юдина, маркетолог

Оксана Комарова, юрист