|Статья актуальна на 19.09.2024
Представьте, что буквально вчера вы перешли на удалёнку, а квартира уже превратилась в домашний офис с мягкими тапочками и пижамой. Всё так уютно и хорошо, но есть проблема — надо работать.
На первый взгляд коммуникация с коллегами не кажется сложной. Для общения есть мессенджеры, для документов — электронная почта. Всё довольно прозаично. Но, как оказалось, даже в таком простом деле есть свои тонкости.
Для безопасности работодателя всё общение должно быть формализовано и описано в трудовом договоре и/или специальном Положении о дистанционной работе. Как это сделать? Рассказываем ниже :)
А если вам интересно почитать про трудоустройство дистанционного сотрудника и перевод действующего офисного работника на удалёнку, то сделать это можно в этой и этой статьях.
3 уровня взаимодействия работника и работодателя
Мы выделили 3 уровня взаимодействия и пойдём от сложного к простому.
Уровень 1 — Электронные документы + квалифицированная ЭЦП
Немного теории:
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) бывает:
— Простая
Защищена слабо и используется лишь для подтверждения авторства при отправке данных.
— Усиленная
Защищена лучше, уверенно заменяет собой подпись и печать и гарантирует неизменность отправленного документа. Делится на квалифицированную и неквалифицированную. Отличаются они степенью защиты и возможностью использования.
ЭЦП, которой пользуется работодатель, может быть только квалифицированная. Для работника разрешены как квалифицированная так и неквалифицированная. Обе выдаются в специальных удостоверяющих центрах. Или, если вы работодатель, можно обратиться в ФНС.
Обратите внимание: с 2023 г. работодатели обязаны использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подписания всех трудовых договоров и важных документов с удалёнными сотрудниками. Использование простой электронной подписи допустимо только для документов внутреннего характера. ФНС и ГИТ получили полномочия проверять правильность ведения ЭДО в компаниях и запрашивать документы в электронной форме для проверки. Также работодатели обязаны обеспечить шифрование и защиту данных, чтобы избежать утечек
Обратите внимание: с 2023 г. работодатели обязаны использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подписания всех трудовых договоров и важных документов с удалёнными сотрудниками. Использование простой электронной подписи допустимо только для документов внутреннего характера. ФНС и ГИТ получили полномочия проверять правильность ведения ЭДО в компаниях и запрашивать документы в электронной форме для проверки. Также работодатели обязаны обеспечить шифрование и защиту данных, чтобы избежать утечек
В подписании каких документов участвует ЭЦП?
— трудовой договор;
— допсоглашения к нему;
— договор о материальной ответственности;
— ученический договор на получение образования.
Есть ещё какие-то варианты дистанционного подписания? Нет. Обмениваться сканами также запрещено. Но если ЭЦП ещё не оформлено, можно направить документы почтой или курьером.
Уровень 2 — Электронные документы + простая ЭЦП
Здесь речь идёт об общении и обмене документами по электронной почте. Почему именно она, и при чем здесь простая ЭЦП?
Простая ЭЦП может быть создана самим работодателем или работником. Для этого не нужно обращаться в удостоверяющий центр или в налоговую. За простой электронной подписью скрывается доступ в виде привычных нам логина и пароля. То есть все документы и сообщения, отправленные по электронной почте, будут считаться подписанными простой электронной подписью.
Подобным образом можно отправлять и подписывать любые кадровые документы, разумеется за исключением, тех, что упомянули на Уровне 1.
Кроме электронной почты есть программы и приложения для контроля задач: Jira, Bitrix24 и подобные им. В них логин и пароль также будут ключом простой ЭЦП.
Важно
Чтобы система с простой ЭЦП работала, обязательно укажите об этом в трудовом договоре или в Положении о дистанционной работе. Рекомендуем выбрать Положение и подробно прописать всё там.
Уровень 3 — Сообщения и документы в мессенджерах
Для начала оговоримся, что обмениваться важными документами и сообщениями, например, приказами, поручениями и отчётами, нужно по электронной почте. Для мессенджеров оставьте текущие вопросы и срочные дела.
Почему? У них, как правило, нет пароля и логина. Привязка аккаунта происходит по номеру телефона. Поэтому в трудовом договоре обязательно укажите номера телефонов работника и работодателя.
Возможность обмениваться сообщениями и документами в мессенджерах нужно прописывать в трудовом договоре и/или Положении о дистанционной работе. При этом нужно перечислить наименования мессенджеров, которыми будете пользоваться.
Документы, направленные и полученные в мессенджерах нужно дополнительное пересылать по электронной почте. Поручения работнику также желательно дублировать по электронной почте.
Контроль за работниками
На удалёнке есть свои риски. Не все понимают, что перемещение на дистант — это не отпуск. Бывает, что сотрудники забываются и занимаются совсем не тем, чем следует на работе. Или вообще могут не давать о себе знать. Работодатели вольны придумывать разные варианты контроля, но в обязательном порядке нужно закрепить следующее:
1) Отчётность
Очень важная часть удаленной работы. С её помощью работодатель понимает, какие поручения работник выполнил, а какие нет. Какую работу сделал, а какая так и осталась лежать мёртвым грузом.
Для этого закрепите, за какой период будет предоставляться отчёт (месяц, неделя, а может каждый день) и дату дедлайна для работника. Есть возможность закрепить форму отчета? Вообще отлично! Всю информацию об отчёте пропишите в трудовом договоре и/или в Положении о дистанционной работе.
2) Срок ответа на сообщения
Пропишите срок, в течение которого работник должен отвечать на сообщения. Сделать это также можно в трудовом договоре и/или в Положении о дистанционной работе. Указать можно любое удобное время. Например, в течение 1 часа. Также будет не лишним предусмотреть обязанность быть доступным по телефону и присутствовать на онлайн-встречах.
3) Фиксация времени начала и окончания работы
Можно добавить условие о ежедневном сообщении начала и окончания рабочего дня. Это лишь пример, сценариев может быть много. Поэтому, если хотите зафиксировать время, возможен любой способ на усмотрение работодателя.
А в следующей статье разберём, за что можно попрощаться с сотрудником на удалёнке, как сделать это грамотно, и нужно ли проходить сотруднику на дистанте плановый медосмотр.
Вам могут понравиться эти статьи:
Над материалом работали
Аня Юдина, маркетолог
Оксана Комарова, юрист
Остались вопросы?