|Статья актуальна на 19.09.2024
Перевод сотрудника из офиса на удалённую работу — маст-хэв среди работодателей. Новые волны, штаммы и прочие гадости жизни учат выживать в новых условиях и создавать свою рабочую реальность.
Сегодня мы рассмотрим, как перевести сотрудника на удалённый режим работы безболезненно по времени и безопасно по документам.
Первую часть о трудоустройстве дистанционного сотрудника можно прочитать здесь.
С чего начнём?
Если решили перевести сотрудника на удалённую работу, то нужно сперва нужно определиться с длительностью. Оформить его можно как постоянный, так и временный. Для этого с работником нужно заключить дополнительное соглашение и издать приказ.
В дополнительном соглашении нужно отразить:
— срок перевода, если он временный;
— условия удалённой работы, включая рабочий график;
— порядок взаимодействия и обмена документами через ЭДО,
— компенсации за использование личного оборудования,
— режим рабочего времени, если он поменяется на удаленке;
— дни и/или время работы из дома и офиса, если перевод временный и места работы будут чередоваться.
Почему это важно:
Если не отразить обязательные условия, то на работодателя могут наложить штраф, а в случае судебного спора признать дополнительное соглашение недействительным (ст. 312.1–312.5 Трудового кодекса РФ, Постановление Минтруда РФ № 43 от 2022 г).
— срок перевода, если он временный;
— условия удалённой работы, включая рабочий график;
— порядок взаимодействия и обмена документами через ЭДО,
— компенсации за использование личного оборудования,
— режим рабочего времени, если он поменяется на удаленке;
— дни и/или время работы из дома и офиса, если перевод временный и места работы будут чередоваться.
Почему это важно:
Если не отразить обязательные условия, то на работодателя могут наложить штраф, а в случае судебного спора признать дополнительное соглашение недействительным (ст. 312.1–312.5 Трудового кодекса РФ, Постановление Минтруда РФ № 43 от 2022 г).
Допсоглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывают и работник, и работодатель. Один экземпляр вручается работнику, второй с его же подписью, подтверждающей получение экземпляра, уходит работодателю. Если у вас уже настроено КЭДО, то дополнительное соглашение можно подписать в электронном виде.
Подписать такое соглашение можно также традиционным «ручным» способом. Обмен сканами по электронной почте не допускается.
Рекомендация:
Если работник ещё в офисе, то успевайте подписать соглашение на бумаге и после этого отправляйте на удалёнку. Если работник уже не может присутствовать в офисе — подписывайте документы с помощью ЭЦП.
Временный перевод на дистант без согласия работника
Временный перевод работника без его согласия допускается только в двух вариантах:
— Наступили обстоятельства непредвиденного характера.
Ими могут быть производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия.
— Решение о переводе принято органом государственной власти и/или органом местного самоуправления.
Срок перевода не может превышать время действия обстоятельства, из-за которого сотрудник ушёл на дистант.
Для временной удалёнки нужно издать приказ, в котором указываем:
— Обстоятельство или случай, который стал причиной временного перевода;
— Список работников, подлежащих переводу;
— Срок перевода на дистанционную работу;
— Порядок обеспечения работников оборудованием, в том числе программно-техническими средствами и средствами защиты информации.
— Порядок выплаты им компенсации за использование собственного или арендованного оборудования.
— Порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно: траты на бумагу, заправку картриджей для принтера, мобильную связь, электричество, интернет и прочие;
— Порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.
Работника нужно ознакомить с приказом и лучше всего, чтобы подпись на нём стояла «живая».
Допсоглашение по закону в таких ситуациях не требуется. Но мы всё же рекомендуем заключить его. Содержание аналогично соглашению об удалённой работе.
В следующей статье подробно расскажем про удалённое взаимодействие работника и работодателя, выбор ЭЦП, и какие риски несёт общение в мессенджерах.
А если нужны развёрнутые юридические консультации, и время на подготовку приказов и соглашений тратить совсем не хочется — подключайтесь к Кнопке. Подробнее об услугах юристов, бухгалтеров и бизнес-ассистентов можно прочитать на этой странице.
— Обстоятельство или случай, который стал причиной временного перевода;
— Список работников, подлежащих переводу;
— Срок перевода на дистанционную работу;
— Порядок обеспечения работников оборудованием, в том числе программно-техническими средствами и средствами защиты информации.
— Порядок выплаты им компенсации за использование собственного или арендованного оборудования.
— Порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно: траты на бумагу, заправку картриджей для принтера, мобильную связь, электричество, интернет и прочие;
— Порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.
Работника нужно ознакомить с приказом и лучше всего, чтобы подпись на нём стояла «живая».
Допсоглашение по закону в таких ситуациях не требуется. Но мы всё же рекомендуем заключить его. Содержание аналогично соглашению об удалённой работе.
В следующей статье подробно расскажем про удалённое взаимодействие работника и работодателя, выбор ЭЦП, и какие риски несёт общение в мессенджерах.
А если нужны развёрнутые юридические консультации, и время на подготовку приказов и соглашений тратить совсем не хочется — подключайтесь к Кнопке. Подробнее об услугах юристов, бухгалтеров и бизнес-ассистентов можно прочитать на этой странице.
Вам могут понравиться эти статьи:
Над материалом работали
Аня Юдина, маркетолог
Оксана Комарова, юрист
Остались вопросы?