Новые разовые услуги: ликвидация, сбор первички и другие. Выбрать →
Сервисы
Бухгалтерия для IT-компаний в Армении
ООО и ИП на любой системе налогообложения, без ограничений на количество сотрудников.
Подробнее

Почему вам нужно перейти на электронный документооборот?

24 ноября 2021 #Начало бизнеса

Помните, в зарубежных фильмах 90-х годов показывали офисных клерков за толстенным монитором и малюсеньким рабочим местом? Когда от коллег отделяют лишь хлипкие перегородки, а рабочую атмосферу дополняют пыльные нахламления из папок.

Стереотип настолько укоренился в сознании людей, что даже спустя 20 лет офис ассоциируется с рутиной, цоканьем клавиатуры и бесконечным жужжанием принтера, плюющимся килограммами бумаги в день.

К счастью, всё больше компаний отходят от этого клишированного образа и делают обстановку в офисе комфортнее. Работа с документами также не стоит на месте. Башни из папок на столах и бумажные архивы уходят в прошлое, уступая место электронному документообороту (ЭДО).

Электронный документооборот — это…

Виртуальный способ обмена файлами, заверенными электронной цифровой подписью, через лицензированного оператора. Своеобразный аналог электронной почты, который работает с документами, имеющими юридическую значимость.

Обмен происходит за пару кликов: договоры, акты, накладные приходят получателю уже через секунду, даже если он находится на другом конце страны. Никакие бумажные копии или оригиналы не требуются.

В чём плюсы электронного документооборота?

— Экономия нескольких тысяч рублей в год.

При работе с контрагентами традиционным способом приходится постоянно закупать бумагу, брать несколько печатей, заправлять подушку и принтер, тратиться на курьеров или почту.

При переходе на ЭДО работы с бумагой не будет вообще. Всё происходит электронно через выбранного оператора. Даже подпись с печатью будут цифровые. Для наглядной разницы можете воспользоваться калькулятором, который покажет, сколько вы тратите в год на «бумажную» работу, и сколько заплатите за годовое подключение сервиса Диадок, с которым работает Кнопка.

— Бережное отношение ко времени пользователя.

Выше мы уже упомянули, что если контрагент живёт на другом конце России, стандартный почтовый пересыл займёт несколько недель. При обмене документами через ЭДО это займёт пару секунд.

Виктор Кондауров, технолог продуктов Кнопки

Устали от рутинной работы с документами? Кнопка заберёт её на себя! Оставьте заявку, ответим на вопросы, подключим на выгодный тариф.

Телефон, Имя

— Ничего не потеряется.

При транспортировке бумажных документов есть риск потери отдельных листов. А иногда клиент или поставщик просто забывает передать их обратно.

С ЭДО ничего не потеряется, и никто не забудет о договорённностях. Программа показывает статус документа и фиксирует каждое действие с ним.

— Автоматизация рабочих процессов.

Если вы не ведёте учёт сами, а работаете с бухгалтерией, то для передачи первички нужно сначала всё сфотографировать или отсканировать, отправить бухгалтеру, и только потом он отразит её в базе. Работая с ЭДО можно обойтись без этого: Кнопка подключает робота к Диадоку, и при появлении в личном кабинете нового документа, он автоматически его сгружает и заносит в 1С.

— Прозрачность и законность.

Документы в ЭДО юридически значимы. На них ставятся цифровые подпись и печать, и они не требуют бумажных аналогов. Налоговая не будет задавать вопросы о подлинности договоров или спрашивать с вас пропавшие акты или накладные, особенно если они в xml формате. Если вопросы всё-таки появятся, можно просто распечатать нужные файлы.

Как подключить электронный документооборот?

Операторов ЭДО много, а для работы нужно подключиться только к одному. Но это не значит, что обмен зацикливается только на нём. Можно выбрать своего оператора, и при этом работать с другими, не замыкая операции на одной организации-представителе.

Кнопка работает с ЭДО в 3 направлениях:

— Пакет «Бумажный»

Если отказаться от бумаги совсем не получается, мы будем ежемесячно забирать накопившиеся документы на обработку и настроим обмен с контрагентами. Сканы будут доступны в приложении с возможностью удобного поиска, а оригиналы мы бережно сохраним в нашем офисе.

— Пакет «Электронный»

Если вы готовы полностью перейти на ЭДО, настроим Диадок с нуля и организуем полноценный электронный документооборот: отправку и приём договоров и первички от поставщиков и клиентов. Загрузим файлы из программы в 1С в фоновом режиме.

— Пакет «Электронный лайт»

Если вы уже работаете в Диадоке самостоятельно, подключим робота, который будет автоматически скачивать все документы для учёта.

По желанию можно полностью или частично передать Кнопке подпись документов. Для этого достаточно лишь оформить доверенность.

Кнопка готова полностью замкнуть на себе процесс бумажного и электронного документооборота. Но если вы хотите пользоваться Диадоком самостоятельно, для удобства достаточно подключить робота, и ручные скачивание и занесение документов в 1С больше не потребуются. Всё просто :)

Оставьте заявку, проконсультируем, ответим на все вопросы,
подключим.

Телефон, Имя

Над материалом работали

Виктор Кондауров, технолог продуктов Кнопки
Аня Юдина, маркетолог

Наши соцсети.

Смотрите и подписывайтесь —
там интересно
121205, Москва. Станция метро Баррикадная, ул.Садовая-Кудринская, 8
АО «Кнопка»
Юридический адрес: 121205, Москва, ИЦ «Сколково»,
ул. Нобеля, дом 7, этаж 4, помещение 10.
ИНН 9731093039
КПП 773101001
ОГРН 1227700292456
Расчётный счёт 40702810516540010850
Уральский банк ОАО «Сбербанк России» Корреспондентский счёт 30101810500000000674
БИК 046577674
Согласно закону «О специальной оценке условий труда»
№ 426-ФЗ от 28.12.2013 г. АО «Кнопка»
провело специальную оценку условий труда.