Как избежать штрафов: почему важно вовремя провести СОУТ?

|Статья актуальна на 17.09.2024

В конце 2013 года был принят закон о специальной оценке условий труда (СОУТ). Такую оценку придумали взамен аттестации рабочих мест. Предпринимателям дали отсрочку на соблюдение закона — до 31 декабря 2018 года. Прошло уже 5 лет, конечно, многие забыли. А Кнопка помнит, ведь за отсутствие СОУТ можно получить внушительный штраф. В статье рассказываем, что это такое, кого касается, как сделать и не попасть на штрафы.

Что такое СОУТ?

СОУТ — это оценка условий труда ваших работников на возможные опасности и вредности. В зависимости от этой оценки устанавливается класс условий труда. Всего есть 4 класса: оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия труда.

Кого касается закон?

Оценка труда обязательна для всех предпринимателей, у кого есть сотрудники. Даже если в штате компании официально трудоустроен один директор.
Единственное исключение: если директор — единственный сотрудник, а юр. адрес оформлен по месту его регистрации. В этом случае СОУТ проводить не нужно.

Кому не нужно делать СОУТ?

Работодателям-физическим лицам без статуса ИП;
Надомникам — работники, которые выполняют работу по изготовлению товаров народного потребления из дома;
Дистанционным работникам — работают из дома или других мест.

При этом, если у вас работают люди дистанционно и в офисе — для тех, кто в офисе СОУТ провести придётся.

СОУТ проводится в несколько этапов. Подробнее о каждом:

1 этап — подготовка к СОУТ

• Первое, что нужно сделать — издать приказ о проведении СОУТ и создании комиссии. Комиссия будет утверждать все документы, которые делаются в процессе оценки. Число участников комиссии должно быть нечётным.

В компании, где больше 50 сотрудников, ответственным в составе комиссии должен быть специалист по охране труда. Возможен вариант с привлечением стороннего специалиста — по договору.

Если сотрудников меньше 50, ответственным за охрану труда может быть руководитель. Но для этого ему нужно пройти специальный курс обучения, чтобы получить удостоверение о проверке знаний требований охраны труда. Либо ответственным тоже может быть привлечённый специалист по охране труда. Возглавить комиссию должен председатель.

Если в компании трудоустроен только директор, он будет единственным членом комиссии и председателем.

• На этом же этапе важно установить график проведения СОУТ. Это можно объединить с пунктами выше — сделать всё в одном приказе.

• Потом определяете перечень рабочих мест, на которых будет проведена оценка.

По закону, рабочее место — то место, где работник должен находиться во время работы, и которое находится под контролем работодателя. Если у вас офис, то рабочее место для работника — это его рабочий стол, а компьютер и другая офисная техника — оборудование. В перечне указывается количество рабочих мест для каждой должности в компании — это количество должно соответствовать штатному расписанию компании.

Если в компании есть несколько сотрудников, которые занимают одинаковые должности и находятся в одном помещении с одними и теми же системами освещения, отопления, оборудованием и прочее — такие места по закону считаются аналогичными. Для них есть приятный бонус — СОУТ можно провести только у 20 % рабочих мест, но не меньше двух.

Например, в компании 50 менеджеров по продажам. Количество рабочих мест равно количеству менеджеров — 50 штук. Все их рабочие места находятся в одном офисе и работают примерно с одним и тем же оборудованием — компьютеры, телефоны и прочее. СОУТ в таком случае проводится у 10 рабочих мест. Результаты подойдут для всех аналогичных мест. Это значит, что можно хорошенько сэкономить на СОУТ — стоимость будет для 10 рабочих мест, а не для 50.

Кстати, все документы для первого этапа может за вас подготовить специализированная организация, самим это делать необязательно, главное — найти партнёра.

• Остаётся заключить договор с компанией, которая проводит СОУТ.

Оценку труда может проводить только специализированная организация, аккредитованная в Министерстве труда и социальной защиты РФ. Выбирайте любую, заключайте договор и отправляйте документы. Однако внимательность не помешает— обязательно изучите договор, в нём должны быть прописаны обязанности компании по подготовке отчёта и подаче декларации.

Но и тут есть бонус: некоторые компании могут проводить спецоценку сами, а специализированную организацию привлекать только при выявлении вредных факторов. Это микропредприятия с кодами ОКВЭД: 62—66, 68—71, 73, 77—82, 85, 90, 94.
Комиссия заполняет на каждое рабочее место проверочный лист и составляет декларацию соответствия условий труда для подачи в трудинспекцию. Скачать рекомендованную форму декларации (шаблон).

2 этап — проведение СОУТ

• Специализированная компания проводит оценку рабочих мест ваших сотрудников на тяжесть трудового процесса, температуру воздуха, уровень звука, освещённость и так далее. Могут производится замеры и испытания. Когда оценка закончится, должны выдать специальный отчёт. Его нужно утвердить — проставить подписи членов комиссии и председателя.

Отчёт состоит из нескольких документов. Самые важные из них — перечень рабочих мест и карты со сведениями об установленном классе условий труда.

• Дальше важно ознакомить работников с результатами СОУТ — для этого работники ставят подписи в карте СОУТ. Это нужно сделать в течение 30 дней со дня утверждения отчёта. Если у компании есть официальный сайт, то информацию о классах условий труда на рабочих местах и перечень мероприятий по улучшению условий труда нужно разметить на сайте.

Ещё с работниками нужно заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых прописать класс условий труда. А в трудовые договоры с новыми сотрудниками включить аналогичное условие.

3 этап — сообщение госорганам о СОУТ

Если условия труда были признаны оптимальными или допустимыми, нужно подать декларацию в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Форма и порядок указаны в приказе Минтруда. Срок для подачи — 30 календарных дней со дня утверждения отчёта. Как правило, эту функцию на себя берёт организация, которая проводит СОУТ. Но будьте бдительны, по закону подача декларации — это обязанность работодателя, оштрафуют именно работодателя.

Если условия труда были признаны вредными или опасными, декларация не подаётся. Компания, которая проводила СОУТ, сообщает о результатах в информационную систему учёта результатов проведения СОУТ. Это обязанность специализированной организации.

Как часто нужно проводить СОУТ?

Если условия труда были признаны оптимальными или допустимыми (1 и 2 класс), то срок действия декларации не ограничен по времени. СОУТ нужно будет провести повторно, если для этого возникли обстоятельства — производственная травма, новое рабочее место. Но если в штатном расписании будет введена новая должность, а рабочее место у этой должности находится там же, где и рабочие места, прошедшие СОУТ — для такой должности оценку проводить необязательно.

Как СОУТ влияет на пенсионные и страховые взносы

Работодателям, которые провели СОУТ, придётся начислять дополнительные взносы в ПФР по дифференцированным тарифам в размере от 2 до 8% — зависит от класса и подкласса условий труда. Если условия труда оптимальные или допустимые, дополнительный тариф будет 0%.

Ещё результаты СОУТ влияют на размер тарифа страхового взноса от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — уплачивается в ФСС. Точнее, влияет на размер скидки или надбавки. После проведения СОУТ в ФСС нужно предоставить информацию об условиях труда. Сделать это нужно при подаче отчётности по форме 4-ФСС. Размер скидки или надбавки рассчитывается индивидуально для компании и зависит от вашего вида деятельности.

Что будет, если не провести СОУТ

Законом установлен штраф:
— для должностных лиц от 5 000 до 10 000 ₽;
— для ИП, а также малых и микропредприятий от 5 000 до 10 000 ₽;
— для юридических лиц от 60 000 до 80 000 ₽.

Накажут штрафом и за нарушение порядка проведения СОУТ. Даже за то, что работодатель не ознакомил сотрудников с результатами или не разместил информацию на своём сайте. Размер штрафов тот же.

Более строгое наказание ждёт предпринимателей в случае повторного нарушения: для должностных лиц штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, для ИП от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток, для юридических лиц от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Мы уверены, если последовать этой несложной инструкции, в новом году можно избежать внушительных штрафов за отсутствие СОУТ. А если не хочется заниматься бизнес-рутиной самостоятельно, жмите справа зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: расскажем о последних изменениях в законах, вместе с вами взвесим все за и против, поможем выбрать компанию-подрядчика, составить документы и не потратить лишнего на штрафы.

Подсказала — Оксана Комарова, юрист в Кнопке.

Рассказала всем — Марина Шиляева, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)

Успевай сделать СОУТ или начинай копить на штрафы