Сейчас электронная подпись есть у каждого предпринимателя, и нужна она не только как замена всеми привычной нам «ручной» подписи. Сдача отчётности, регистрация аккаунта компании на Госуслугах, доступ в личный кабинет налогоплательщика, регистрация онлайн-кассы и многое другое — для всего этого нужна электронная подпись.
Несмотря на распространённость, немногие знают, как правильно с ней работать. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы и постараемся уберечь вас от ошибок, которые могут дорого стоить и вам, и сотрудникам.
Несмотря на распространённость, немногие знают, как правильно с ней работать. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы и постараемся уберечь вас от ошибок, которые могут дорого стоить и вам, и сотрудникам.
Для начала разберёмся, что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это та же рукописная подпись, только в цифровом формате. Иногда её называют электронный ключ, потому что это не копия классической подписи, а зашифрованный массив данных. Он защищён криптографией, а значит подделать такую подпись будет сложно.
Электронная подпись бывает двух видов:
→ Простая — защищена слабо и используется лишь для подтверждения авторства при отправке данных.
→ Усиленная — защищена лучше, уверенно заменяет собой подпись и печать и гарантирует неизменность отправленного документа. Делится на квалифицированную и неквалифицированную. Они отличаются степенью защиты и вариантами использования.
Электронная подпись бывает двух видов:
→ Простая — защищена слабо и используется лишь для подтверждения авторства при отправке данных.
→ Усиленная — защищена лучше, уверенно заменяет собой подпись и печать и гарантирует неизменность отправленного документа. Делится на квалифицированную и неквалифицированную. Они отличаются степенью защиты и вариантами использования.
Важно:
Усиленная квалифицированная электронная подпись (она же КЭП или УКЭП) с сентября 2023 года выпускается только на генерального директора. Да и пользоваться руководитель может только такой подписью. Поэтому когда мы в Кнопке говорим об ЭП, подразумеваем именно УКЭП.
Срок действия электронной подписи, выпущенной в налоговой — 1 год и 3 месяца.
Подписи, выпущенные в аккредитованных центрах, действуют 1 год.
Подписи, выпущенные в аккредитованных центрах, действуют 1 год.
Где можно выпустить электронную подпись
Раньше процедура выпуска электронных подписей была сильно проще, из-за чего пару лет назад удостоверяющими центрами могли выступать некоторые ИП, а саму подпись можно было выпустить облачную. Сейчас таких вариантов нет. Список аккредитованных центов сильно ограничен, а все УКЭП выпускаются только на токене — специальной флешке.
Помимо аккредитованных центров, выпуском подписей занимается и налоговая. Но тут нужно понимать, что все удостоверяющие центры в любом случае работают через налоговую, а значит выпуск любой электронной подписи не пройдёт мимо ФНС. Поэтому тут всё зависит лишь от того, куда вам удобнее будет прийти.
Отдельно стоит учесть и стоимость токена, потому что универсальный, который бы подходил для всего и сразу, вы выпустить не сможете. Обычно цена варьируется от 2 000 до 2 500 ₽ — это в аккредитованном центре. В ФНС подпись можно выпустить бесплатно.
Рутокен Lite, например, выйдет дешевле, но он не подходит для сдачи отчётности в ЕГАИС. Самыми универсальными на сегодня считаются Рутокен 3.0 и JaCarta. Они подходят для сдачи отчётности, работы в ЭДО и входа в личные кабинеты на сайте налоговой и Госуслугах.
Помимо аккредитованных центров, выпуском подписей занимается и налоговая. Но тут нужно понимать, что все удостоверяющие центры в любом случае работают через налоговую, а значит выпуск любой электронной подписи не пройдёт мимо ФНС. Поэтому тут всё зависит лишь от того, куда вам удобнее будет прийти.
Отдельно стоит учесть и стоимость токена, потому что универсальный, который бы подходил для всего и сразу, вы выпустить не сможете. Обычно цена варьируется от 2 000 до 2 500 ₽ — это в аккредитованном центре. В ФНС подпись можно выпустить бесплатно.
Рутокен Lite, например, выйдет дешевле, но он не подходит для сдачи отчётности в ЕГАИС. Самыми универсальными на сегодня считаются Рутокен 3.0 и JaCarta. Они подходят для сдачи отчётности, работы в ЭДО и входа в личные кабинеты на сайте налоговой и Госуслугах.
Важно:
С 1 июня выпуск электронной подписи возможен только на Рутокен Lite и Рутокен 3.0. Подписи на Рутокен 2.0 действуют до конца срока, продлить их будет нельзя.
Можно ли выпустить электронную подпись дистанционно
Если вы выпускаете подпись в первый раз, то лучше всего лично обратиться в налоговую или аккредитованный центр. Например, Контур, Тензор или СБИС.
Сделать это можно и удалённо, но для выпуска понадобятся:
— Подтверждённая биометрия в Единой биометрической системе.
— Токен для записи и хранения ЭП. Подойдут Рутокен Lite, Рутокен S, Рутокен 3.0, JaCarta PKI, JaCarta-2 SE, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta-2 PRO/ГОСТ, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Прочитать об условиях удалённого выпуска электронной подписи подробнее можно на сайте налоговой.
Если вы хотите продлить электронную подпись удалённо, то сделать так можно, при условии, что текущая ЭП была выпущена в налоговой, и срок её действия не истёк.
Если какое-то из условий не соблюдается, а руководитель за границей, то варианта только два: приехать в Россию или сменить директора. Оба варианта могут оказаться долгими и болезненными в реализации, поэтому рекомендуем продумать всё до выпуска подписи.
Сделать это можно и удалённо, но для выпуска понадобятся:
— Подтверждённая биометрия в Единой биометрической системе.
— Токен для записи и хранения ЭП. Подойдут Рутокен Lite, Рутокен S, Рутокен 3.0, JaCarta PKI, JaCarta-2 SE, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta-2 PRO/ГОСТ, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Прочитать об условиях удалённого выпуска электронной подписи подробнее можно на сайте налоговой.
Если вы хотите продлить электронную подпись удалённо, то сделать так можно, при условии, что текущая ЭП была выпущена в налоговой, и срок её действия не истёк.
Если какое-то из условий не соблюдается, а руководитель за границей, то варианта только два: приехать в Россию или сменить директора. Оба варианта могут оказаться долгими и болезненными в реализации, поэтому рекомендуем продумать всё до выпуска подписи.
Перевыпуск электронной подписи при изменениях в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Если у компании сменился только адрес, то подпись можно перевыпустить дистанционно. Для этого нужно зайти в Личный кабинет налогоплательщика: юридического лица, перейти в раздел «Заявления. Запросы» → «Электронная подпись (КЭП)» → «Услуги. Сервисы» → «Перевыпуск сертификата ЭП».
Дальше вам нужно:
1) Пройти проверку на соответствие компьютера техническим требованиям.
2) Сформировать заявку на переоформление сертификата.
3) Подписать заявление действующей квалифицированной подписью.
4) Получить обновлённый сертификат (электронную подпись) и записать его на токен.
Также можно сходить в налоговую лично. Для этого понадобятся паспорт, СНИЛС, КЭП и выписка из ЕГРЮЛ.
Дальше вам нужно:
1) Пройти проверку на соответствие компьютера техническим требованиям.
2) Сформировать заявку на переоформление сертификата.
3) Подписать заявление действующей квалифицированной подписью.
4) Получить обновлённый сертификат (электронную подпись) и записать его на токен.
Также можно сходить в налоговую лично. Для этого понадобятся паспорт, СНИЛС, КЭП и выписка из ЕГРЮЛ.
Нужна ли отдельная подпись для электронного документооборота
УКЭП, которую руководитель выпускает в налоговой, подходит и для подписания документов в электронном документообороте (ЭДО).
Для своих клиентов Кнопка поддерживает ЭДО через Диадок. Для работы с ним выпускать отдельную подпись не нужно.
Некоторые клиенты для экономии времени просят нас подписывать документы, направленные по ЭДО. Для этого мы не забираем подпись у руководителя (так делать нельзя!), а настраиваем машиночитаемую доверенность (МЧД) с помощью ЭП руководителя. Подробнее об этом расскажем ниже.
👉🏻 Помогаем перейти на электронный документооборот
Для своих клиентов Кнопка поддерживает ЭДО через Диадок. Для работы с ним выпускать отдельную подпись не нужно.
Некоторые клиенты для экономии времени просят нас подписывать документы, направленные по ЭДО. Для этого мы не забираем подпись у руководителя (так делать нельзя!), а настраиваем машиночитаемую доверенность (МЧД) с помощью ЭП руководителя. Подробнее об этом расскажем ниже.
👉🏻 Помогаем перейти на электронный документооборот
Что будет, если я передам свою электронную подпись кому-то другому
Например, бухгалтеру?
Передавать свою электронную подпись никому нельзя. Даже бухгалтеру и тендерной компании. Даже после слёзных уговоров с фразами «да всё нормально будет».
За сам факт передачи ЭП другому человеку ответственности, как таковой, нет. Но есть последствия: всё, что будет подписано этой подписью от вашего имени, будет считаться подписанным надлежащим образом. И доказать, что это подписал кто-то другой, будет практически невозможно. Такие истории нередко заканчиваются потерей денег или имущества. Поэтому держите подпись в надёжном месте, а для сотрудников и подрядчиков настраивайте МЧД.
За сам факт передачи ЭП другому человеку ответственности, как таковой, нет. Но есть последствия: всё, что будет подписано этой подписью от вашего имени, будет считаться подписанным надлежащим образом. И доказать, что это подписал кто-то другой, будет практически невозможно. Такие истории нередко заканчиваются потерей денег или имущества. Поэтому держите подпись в надёжном месте, а для сотрудников и подрядчиков настраивайте МЧД.
Что такое МЧД
Кнопка сдаёт отчётность больше тысячи компаний, и ни у кого из руководителей мы не забрали подпись. Вместо этого мы настраиваем машиночитаемую доверенность на сотрудника Кнопки, чтобы в дальнейшем подписывать отчёты этим сертификатом.
МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности в виде xml-файла. Он содержит в себе информацию о доверителе, доверенном лице и его полномочиях. От скана обычной доверенности МЧД отличается тем, что её может распознать робот, на языке налоговой — машина. Поэтому при работе с такой доверенностью вмешательство человека не требуется. Она расшифровывается роботом.
Кнопка использует МЧД уже не первый год. Именно с её помощью наши бухгалтеры отправляют отчётность в госорганы, заказывают сверки с налоговой и отвечают на требования, а бизнес-ассистенты подписывают бумаги в ЭДО.
Срок действия МЧД — 3 года.
Срок действия МЧД — 3 года.
Обратите внимание:
Если у компании изменится юридический адрес, то вместе с ним могут поменяться и налоговые органы (ФНС, СФР). Если это произоидёт, и у вас есть выпущенная МЧД, нужно будет настроить новую.
Что в итоге
→ Все руководители пользуются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
→ Подпись, выпущенная в налоговой, действует 1 год и 3 месяца. Подпись из удостоверяющего центра — 1 год. За сроком её действия и своевременным продлением вы следите самостоятельно.
→ Первый раз лучше всего выпустить ЭП через налоговую. Для удалённого выпуска нужны подтверждённая биометрия и подходящий токен.
→ Нельзя передавать свою ЭП третьим лицам.
→ Для сдачи отчётности и работы с ЭДО Кнопка выпускает на своих сотрудников машиночитаемую доверенность (МЧД).
→ МЧД действует 3 года. По окончании срока, мы продляем доверенность сами. Но без помощи руководителя это сделать не получится — нужна его ЭП.
→ Подпись, выпущенная в налоговой, действует 1 год и 3 месяца. Подпись из удостоверяющего центра — 1 год. За сроком её действия и своевременным продлением вы следите самостоятельно.
→ Первый раз лучше всего выпустить ЭП через налоговую. Для удалённого выпуска нужны подтверждённая биометрия и подходящий токен.
→ Нельзя передавать свою ЭП третьим лицам.
→ Для сдачи отчётности и работы с ЭДО Кнопка выпускает на своих сотрудников машиночитаемую доверенность (МЧД).
→ МЧД действует 3 года. По окончании срока, мы продляем доверенность сами. Но без помощи руководителя это сделать не получится — нужна его ЭП.
***
Помимо помощи с выпуском ЭП, МЧД и настройки КриптоПро мы ведём бухгалтерию, помогаем с кадровым учётом и знаем всё про ЕНС и льготы для IT-компаний.
Почитать о нас больше можно здесь, а рассчитать стоимость обслуживания поможет калькулятор. Для расчёта индивидуальной стоимости можно смело обращаться к нашим заботливым менеджерам по телефону 88003337826 или через форму ниже.
За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
Почитать о нас больше можно здесь, а рассчитать стоимость обслуживания поможет калькулятор. Для расчёта индивидуальной стоимости можно смело обращаться к нашим заботливым менеджерам по телефону 88003337826 или через форму ниже.
За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
ответим на человеческом!
Остались вопросы?