Мы уже рассказывали и показывали, что новенького произошло в приложениях Кнопки с января по март. Кто ещё не видел, что мы там натворили, заглядывайте сюда:
Запись первого Демо-дня
20 релизов в одной статье
Но время неумолимо движется вперёд, и настал черёд поговорить об обновлениях для весенне-летнего сезона. В онлайн-формате мы это уже сделали. А в письменном всё свершится прямо здесь и сейчас.
Запись первого Демо-дня
20 релизов в одной статье
Но время неумолимо движется вперёд, и настал черёд поговорить об обновлениях для весенне-летнего сезона. В онлайн-формате мы это уже сделали. А в письменном всё свершится прямо здесь и сейчас.
Кнопка Х
Раздел «Продажи»
Это новый раздел в приложении Кнопка Х, который наследует часть функций из прошлого приложения Кнопки, но при этом несёт в себе новые возможности.
Где его найти? Кнопка Х → Компания → Продажи.
Это новый раздел в приложении Кнопка Х, который наследует часть функций из прошлого приложения Кнопки, но при этом несёт в себе новые возможности.
Где его найти? Кнопка Х → Компания → Продажи.
При проектировании этого раздела мы отталкивались от 4 основных ситуаций, которые могут произойти в жизни предпринимателя:
1) Нужно выставить счёт и отследить, что оплата по нему прошла.
2) Нужно выставить акт или УПД и отследить, что оплата по оказанным услугам уже получена.
3) Бухгалтерия контрагента попросила документы для сверки.
4) Нужно найти договор или акт за прошлый месяц, квартал, а то и год.
1. Неоплаченные счета
Если провалиться в эту карточку, мы увидим список контрагентов, по которым есть неоплаченные счета.
Вот пример с клиентом ООО «Снег». Эта организация — должник. Мы выставили ей счёт, но компания не оплатила всю сумму.
1) Нужно выставить счёт и отследить, что оплата по нему прошла.
2) Нужно выставить акт или УПД и отследить, что оплата по оказанным услугам уже получена.
3) Бухгалтерия контрагента попросила документы для сверки.
4) Нужно найти договор или акт за прошлый месяц, квартал, а то и год.
1. Неоплаченные счета
Если провалиться в эту карточку, мы увидим список контрагентов, по которым есть неоплаченные счета.
Вот пример с клиентом ООО «Снег». Эта организация — должник. Мы выставили ей счёт, но компания не оплатила всю сумму.
Что есть в карточке контрагента?
1) Период, за который приводятся данные.
2) Итоги по оплатам:
3) Выставленные счета. ООО «Снег» был выставлен один счёт на 3 005 221,60 ₽.
В этом же разделе можно выставлять счета и другим контрагентам.
Карточку по контрагенту можно посмотреть как в разрезе счетов — «Только счета», так и в разрезе «Счета и деньги». То есть какой счёт выставили, и какой платёж в банке ему соответствует. Тумблер с переключением находится в верхней части экрана.
Если кликнуть на счёт, открывается полная карточка выставленного счёта. Его можно отредактировать (изменить), продублировать (создать на основе) и отправить коллеге или контрагенту (поделиться).
2. Неоплаченные услуги
Этот раздел интересен в первую очередь тем, кто получает постоплаты. То есть предприниматель сначала оказывает какие-то услуги, а потом получает деньги от клиента.
Раздел устроен так же, как и раздел с неоплаченными счетам. Только учёт здесь ведётся не по выставленным счетам, а по выставленным актам:
1) Период, за который приводятся данные.
2) Итоги по оплатам:
- Сколько счетов и на какую сумму выставили.
- Сколько оплат получили.
- Какая сумма была на начало периода.
- Какая сумма ещё не оплачена.
3) Выставленные счета. ООО «Снег» был выставлен один счёт на 3 005 221,60 ₽.
В этом же разделе можно выставлять счета и другим контрагентам.
Карточку по контрагенту можно посмотреть как в разрезе счетов — «Только счета», так и в разрезе «Счета и деньги». То есть какой счёт выставили, и какой платёж в банке ему соответствует. Тумблер с переключением находится в верхней части экрана.
Если кликнуть на счёт, открывается полная карточка выставленного счёта. Его можно отредактировать (изменить), продублировать (создать на основе) и отправить коллеге или контрагенту (поделиться).
2. Неоплаченные услуги
Этот раздел интересен в первую очередь тем, кто получает постоплаты. То есть предприниматель сначала оказывает какие-то услуги, а потом получает деньги от клиента.
Раздел устроен так же, как и раздел с неоплаченными счетам. Только учёт здесь ведётся не по выставленным счетам, а по выставленным актам:
- На какую сумму оказали услуги.
- Сколько получили оплат.
- Какая сумма оказанных услуг была на начало периода.
- Сколько не оплачено на текущий момент.
Из этого раздела через кнопку «Новая продажа» также можно выставить новый счёт или акт.
3. Сверка с контрагентами
Классический бухгалтерский инструмент, где можно формировать акты сверки для бухгалтерии контрагента.
3. Сверка с контрагентами
Классический бухгалтерский инструмент, где можно формировать акты сверки для бухгалтерии контрагента.
4. Архив документов
Здесь представлены сразу все первичные документы по всем поставщикам и клиентам. Есть поиск по контрагенту, сумме или конкретной услуге.
Здесь представлены сразу все первичные документы по всем поставщикам и клиентам. Есть поиск по контрагенту, сумме или конкретной услуге.
Вопросы от бухгалтера при обработке первички
Почему они могут возникать? Не все документы приходят к нам в хорошем качестве: где-то не видно номер документа, где-то сумму. Иногда появляются дубли, а порой сканы или фото вовсе оказываются нечитабельными.
Прежде в приложении Кнопка Х с решением подобных вопросов было много сложностей. Они все попадали в общий раздел «Задачи» и буквально взрывали его. Ориентироваться среди бесконечного списка становилось крайне сложно.
Теперь вопросы по первичке вынесены отдельно: Уведомления (колокольчик в правом верхнем углу) → Непрочитанные → Вопрос по сканам.
Кликая на вопрос, вы увидите скан документа, по которому бухгалтер хочет что-то уточнить. В ответ можно отправить сообщение или приложить новый скан.
Почему они могут возникать? Не все документы приходят к нам в хорошем качестве: где-то не видно номер документа, где-то сумму. Иногда появляются дубли, а порой сканы или фото вовсе оказываются нечитабельными.
Прежде в приложении Кнопка Х с решением подобных вопросов было много сложностей. Они все попадали в общий раздел «Задачи» и буквально взрывали его. Ориентироваться среди бесконечного списка становилось крайне сложно.
Теперь вопросы по первичке вынесены отдельно: Уведомления (колокольчик в правом верхнем углу) → Непрочитанные → Вопрос по сканам.
Кликая на вопрос, вы увидите скан документа, по которому бухгалтер хочет что-то уточнить. В ответ можно отправить сообщение или приложить новый скан.
Подключение к Кнопке — выпуск МЧД
Когда предприниматель подключается к Кнопке, ему нужно выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы бухгалтер без участия клиента сдавал отчётность в госорганы.
Раньше процесс был, мягко говоря, не очень удобным: чтобы выпустить одну доверенность, приходилось заполнять кипу документов через интерфейс Контур.Экстерн. Мы поменяли этот процесс так, что выпуск МЧД для всех крнтролирующих органов теперь проходит всего через одну кнопку «Подписать».
Когда предприниматель подключается к Кнопке, ему нужно выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы бухгалтер без участия клиента сдавал отчётность в госорганы.
Раньше процесс был, мягко говоря, не очень удобным: чтобы выпустить одну доверенность, приходилось заполнять кипу документов через интерфейс Контур.Экстерн. Мы поменяли этот процесс так, что выпуск МЧД для всех крнтролирующих органов теперь проходит всего через одну кнопку «Подписать».
Кнопка
Технологичность платёжек
Подготовка платёжек — одна из самых частых задач для бэкофиса. А может даже и самая частая, потому что ежедневно количество таких запросов измеряется сотнями. И, как правило, подготовить платёжное поручение нужно по уже готовому счёту контрагента.
В чём заключается задача Кнопки?
1) Для начала сотруднику нужно понять, с какого счёта клиент хочет произвести оплату.
2) Дальше он берёт данные из счёта и готовит платёжку.
3) Когда всё готово, сотрудник загружает платёжку в банк, чтобы клиенту осталось только подписать её.
В чём может быть сложность?
Счета на оплату не имеют чёткого формата. И, несмотря на то, что многие компании и даже банки делают свои распознавалки счетов — они, к сожалению, не справляются. Как минимум у них не получается обработать счета, где есть несколько строк в табличной части. Также часто путаются реквизиты.
Подготовка платёжек — одна из самых частых задач для бэкофиса. А может даже и самая частая, потому что ежедневно количество таких запросов измеряется сотнями. И, как правило, подготовить платёжное поручение нужно по уже готовому счёту контрагента.
В чём заключается задача Кнопки?
1) Для начала сотруднику нужно понять, с какого счёта клиент хочет произвести оплату.
2) Дальше он берёт данные из счёта и готовит платёжку.
3) Когда всё готово, сотрудник загружает платёжку в банк, чтобы клиенту осталось только подписать её.
В чём может быть сложность?
Счета на оплату не имеют чёткого формата. И, несмотря на то, что многие компании и даже банки делают свои распознавалки счетов — они, к сожалению, не справляются. Как минимум у них не получается обработать счета, где есть несколько строк в табличной части. Также часто путаются реквизиты.
Что мы сделали, чтобы наши клиенты смогли быстрее получать платёжки?
1) Мы настроили распознавание QR-кодов, которые содержат всю информацию для подготовки платёжки. В том числе назначение платежа.
2) Начали автоматически «забирать» тексты из PDF-файлов.
После того как все данные были получены, сотрудник сверяет что этот реквизит — ИНН, вот этот — КПП. И дальше отправляет этот документ в банк по стандартной схеме.
1) Мы настроили распознавание QR-кодов, которые содержат всю информацию для подготовки платёжки. В том числе назначение платежа.
2) Начали автоматически «забирать» тексты из PDF-файлов.
После того как все данные были получены, сотрудник сверяет что этот реквизит — ИНН, вот этот — КПП. И дальше отправляет этот документ в банк по стандартной схеме.
Как это помогает клиентам Кнопки?
1) Это значительно ускоряет работу сотрудников, а значит клиенты могут быстрее получить платёжки.
2) Обработка большого количества цифр производится без участия человека. За счёт этого перенос данных в нужные поля происходит без ошибок.
1) Это значительно ускоряет работу сотрудников, а значит клиенты могут быстрее получить платёжки.
2) Обработка большого количества цифр производится без участия человека. За счёт этого перенос данных в нужные поля происходит без ошибок.
Скоростная выписка
Проведение выписки — один из базовых и главных процессов в бухгалтерском и налоговом учёте. В выписке руководитель видит все движения по расчётному счёту, а значит и налоговая видит, сколько вы должны заплатить государству.
Из некоторых банков мы можем получить выписку легко и просто, потому что с ними настроена интеграция — это когда выписка сама попадает в приложение и обновляется по мере совершения новых операций. У Кнопки она настроена с 5 банками: Точка, Тинькофф, Альфа-банк, Модульбанк и Сбербанк.
Если банк не поддерживает интеграцию, сотрудники Кнопки могут скачать выписку сами через ограниченный доступ к личному кабинету. Но это будет происходить только раз в 2 недели.
На что это влияет?
В приложении Кнопка есть разделы «Деньги» и «Управленка», данные в которых зависят от того, насколько часто обновляется выписка. По счетам в банках, где настроена интеграция, мы обновляем выписку несколько раз в день. Это значит, что вы всегда видите актуальную информацию по компании.
Также есть раздел «Первичка», где считается сальдо по контрагенту. И если у нас нет данных по оплатам и поступлениям, посчитать сальдо мы не сможем.
Ну и, конечно же, проведение выписки участвует в расчёте налогов. В том числе она нужна для детализации, чтобы наглядно показать, как был рассчитан налог.
Как Кнопка поменяла работу с выпиской?
Мы не ждём конца квартала, как это делают во многих других бухгалтерских аутсорсингах, а считаем предварительную сумму налога ежемесячно.
Даже по тем банкам, где нет интеграции, мы стараемся скачивать выписку ежедневно и регулярно её проводим. Если раньше это был 1 месяц, затем 2 недели, то теперь это происходит каждый день.
И так как мы начали проводить выписку чаще, у бухгалтеров появилось больше времени на работу с документами. А значит он заранее может написать клиенту, если какого-то акта или УПД не хватает. Соответственно, клиент также не собирает первичку в попыхах и не боится дедлайнов по расчёту налога.
Проведение выписки — один из базовых и главных процессов в бухгалтерском и налоговом учёте. В выписке руководитель видит все движения по расчётному счёту, а значит и налоговая видит, сколько вы должны заплатить государству.
Из некоторых банков мы можем получить выписку легко и просто, потому что с ними настроена интеграция — это когда выписка сама попадает в приложение и обновляется по мере совершения новых операций. У Кнопки она настроена с 5 банками: Точка, Тинькофф, Альфа-банк, Модульбанк и Сбербанк.
Если банк не поддерживает интеграцию, сотрудники Кнопки могут скачать выписку сами через ограниченный доступ к личному кабинету. Но это будет происходить только раз в 2 недели.
На что это влияет?
В приложении Кнопка есть разделы «Деньги» и «Управленка», данные в которых зависят от того, насколько часто обновляется выписка. По счетам в банках, где настроена интеграция, мы обновляем выписку несколько раз в день. Это значит, что вы всегда видите актуальную информацию по компании.
Также есть раздел «Первичка», где считается сальдо по контрагенту. И если у нас нет данных по оплатам и поступлениям, посчитать сальдо мы не сможем.
Ну и, конечно же, проведение выписки участвует в расчёте налогов. В том числе она нужна для детализации, чтобы наглядно показать, как был рассчитан налог.
Как Кнопка поменяла работу с выпиской?
Мы не ждём конца квартала, как это делают во многих других бухгалтерских аутсорсингах, а считаем предварительную сумму налога ежемесячно.
Даже по тем банкам, где нет интеграции, мы стараемся скачивать выписку ежедневно и регулярно её проводим. Если раньше это был 1 месяц, затем 2 недели, то теперь это происходит каждый день.
И так как мы начали проводить выписку чаще, у бухгалтеров появилось больше времени на работу с документами. А значит он заранее может написать клиенту, если какого-то акта или УПД не хватает. Соответственно, клиент также не собирает первичку в попыхах и не боится дедлайнов по расчёту налога.
Лёгкое согласование налогов
Ежеквартальный расчёт налогов и взаимодействие с госорганами — одни из основных функций Кнопки. В конце каждого квартала мы должны их рассчитать, а клиент — оплатить. И между этими процессами есть согласование.
Как было раньше: бухгалтер рассчитывал налог и отгружал сумму клиенту в сообщении. Дальше шла переписка, где клиент спрашивал, почему такая сумма, и как её можно уменьшить. Потом переписка увеличивалась с ответами бухгалтера, и где-то через 50 сообщений налог согласовывался.
Как это работает сейчас: в приложении есть отдельный раздел «Налоги», где видны предварительные цифры и детализация расчёта: из чего он сложился, наличие каких документов повлияло на снижение суммы налога, или отсутствие какой первички привело к увеличению. Всё можно досконально посмотреть, проверить и понять. В этом же разделе налог можно согласовать в один клик.
Подробно об этом разделе мы говорили на прошлом Демо-дне
Как только клиент согласовывает налог, все необходимые декларации и уведомления уходят в налоговую.
На что это влияет?
1) Скорость отправки. Не нужно ждать, когда бухгалтер дойдёт до определённой задачи по определённому клиенту. Всё делается автоматически за считанные минуты.
2) Своевременность и безошибочность. В этом случае забыть или не успеть что-то отправить просто невозможно. Мы не пропускаем сроки и сдаём отчёты вовремя.
Ежеквартальный расчёт налогов и взаимодействие с госорганами — одни из основных функций Кнопки. В конце каждого квартала мы должны их рассчитать, а клиент — оплатить. И между этими процессами есть согласование.
Как было раньше: бухгалтер рассчитывал налог и отгружал сумму клиенту в сообщении. Дальше шла переписка, где клиент спрашивал, почему такая сумма, и как её можно уменьшить. Потом переписка увеличивалась с ответами бухгалтера, и где-то через 50 сообщений налог согласовывался.
Как это работает сейчас: в приложении есть отдельный раздел «Налоги», где видны предварительные цифры и детализация расчёта: из чего он сложился, наличие каких документов повлияло на снижение суммы налога, или отсутствие какой первички привело к увеличению. Всё можно досконально посмотреть, проверить и понять. В этом же разделе налог можно согласовать в один клик.
Подробно об этом разделе мы говорили на прошлом Демо-дне
Как только клиент согласовывает налог, все необходимые декларации и уведомления уходят в налоговую.
На что это влияет?
1) Скорость отправки. Не нужно ждать, когда бухгалтер дойдёт до определённой задачи по определённому клиенту. Всё делается автоматически за считанные минуты.
2) Своевременность и безошибочность. В этом случае забыть или не успеть что-то отправить просто невозможно. Мы не пропускаем сроки и сдаём отчёты вовремя.
API для клиентов Кнопки
Долгое время автоматизация с аутсорс-бухгалтерией выглядела так: есть сервер 1С на стороне клиента, и есть база 1С у бухгалтера. И между ними настраивается обмен данными.
Сложность в том, что все эти настройки требуют дополнительной инфраструктуры и непросты в техническом обслуживании. Также есть немалые риски, что при очередном обновлении баз всё сломается. Да и сама по себе 1С для автоматизации не самый быстрый и удобный инструмент. Всё-таки она была создана для другого.
Мы так жили и со многими клиентами живём так до сих пор. Но однажды нашёлся доброволец, который согласился поучаствовать в эксперименте и настроил с нами работу через API. Как это происходило, и что поменялось после — писали в нашем Телеграм-канале.
Как работает API?
1) Клиент ставит задачу «Подготовить документы» в своей CRM-системе.
2) Мы роботами, без вмешательства ручного труда, готовим всё на своей стороне и автоматически отгружаем результат.
3) Документы уходят «лично в руки», то есть обратно в CRМ клиента.
Подробнее рассказали здесь.
Если со стороны клиента задача автоматизируема либо формализуема — мы с радостью поддержим автоматизацию с нашей стороны.
Если вы хотите настроить API с Кнопкой или есть вопросы, получится ли автоматизировать вашу задачу, напишите в приложение Кнопки или на почту f1@knopka.com.
Узнавайте первыми о полезных новостях для предпринимателей. Подписывайтесь на наш Телеграм-канал и читайте понятные статьи, применимые советы и проверенные бизнес-лайфхаки.
Долгое время автоматизация с аутсорс-бухгалтерией выглядела так: есть сервер 1С на стороне клиента, и есть база 1С у бухгалтера. И между ними настраивается обмен данными.
Сложность в том, что все эти настройки требуют дополнительной инфраструктуры и непросты в техническом обслуживании. Также есть немалые риски, что при очередном обновлении баз всё сломается. Да и сама по себе 1С для автоматизации не самый быстрый и удобный инструмент. Всё-таки она была создана для другого.
Мы так жили и со многими клиентами живём так до сих пор. Но однажды нашёлся доброволец, который согласился поучаствовать в эксперименте и настроил с нами работу через API. Как это происходило, и что поменялось после — писали в нашем Телеграм-канале.
Как работает API?
1) Клиент ставит задачу «Подготовить документы» в своей CRM-системе.
2) Мы роботами, без вмешательства ручного труда, готовим всё на своей стороне и автоматически отгружаем результат.
3) Документы уходят «лично в руки», то есть обратно в CRМ клиента.
Подробнее рассказали здесь.
Если со стороны клиента задача автоматизируема либо формализуема — мы с радостью поддержим автоматизацию с нашей стороны.
Если вы хотите настроить API с Кнопкой или есть вопросы, получится ли автоматизировать вашу задачу, напишите в приложение Кнопки или на почту f1@knopka.com.
***
Узнавайте первыми о полезных новостях для предпринимателей. Подписывайтесь на наш Телеграм-канал и читайте понятные статьи, применимые советы и проверенные бизнес-лайфхаки.
Над материалом работали
Аня Юдина, маркетолог
Остались вопросы?