Трудоустройство директора: как избежать ошибок

Самая частая ошибка при трудоустройстве директора — считать, что он устроен автоматически после регистрации компании. На самом деле это не так и дата вступления в должность может отличаться от даты трудоустройства. В этой статье разберём все аспекты, связанные с приёмом директора.

Что внутри:

Нужно ли сразу трудоустраивать директора

Какой датой принять директора

Какие данные потребуются

Как оформить трудовую книжку

Обязательные отчёты при приёме сотрудника

Специальная оценка условий труда (СОУТ)

А что там с отпуском

Нужно ли сразу трудоустраивать директора

Если директор является единственным учредителем, по закону трудоустраиваться в штат он не обязан. Но мы рекомендуем это сделать, чтобы в дальнейшем не возникало спорных ситуаций с СФР (социальный фонд России). Такие споры часто случаются при ликвидации компании. Фонд требует сдавать отчётность за каждый месяц, пока директор находился в должности. Поспорить можно, но обычно это дорого и трудозатратно.

Если же в компании несколько учредителей, то закон требует трудоустроить директора сразу.

Какой датой принять директора

И тут же возникает вопрос — какой датой принять его на работу? Многие компании стремятся трудоустроить директора той же датой, что и вступление в должность (то есть датой, которая зафиксирована в ЕГРЮЛ). Но не все знают, что компания обязана отчитаться о приёме нового сотрудника в СФР не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора, иначе — штраф. Дата приёма может быть позднее даты вступления в должность — это не критично, так можно.

Какие данные потребуются

Для трудоустройства нужна следующая информация:

гражданство директора;
паспортные данные (номер и серия паспорта, кем и когда выдан и код подразделения), прописка, дата и место рождения;
СНИЛС;
ИНН;
информация о том, первое ли это официальное место работы или нет: это важно для составления отчёта в СФР;
реквизиты для перечисления зарплаты (номер расчётного счёта и БИК банка — эти данные можно запросить в своём онлайн-банке).

Также нужно определиться с несколькими аспектами:

Должность

Обычно её устанавливают в соответствии с данными в ЕГРЮЛ, если там указан Генеральный директор, трудовой договор тоже заключается с Генеральным директором.

Наименование и город подразделения, где будет числиться директор

Если компания только зарегистрирована, у неё может быть одно подразделение — его можно назвать Основным. Вы вправе назвать его по-своему: например, «Администрация»‎ или по названию города, где оно находится. Наименование подразделения будет зафиксировано в электронной трудовой книжке.

Срок действия трудового договора

Можно указать конкретную дату окончания (особенно если это предусмотрено уставом). В этом случае по окончании срока нужно будет решить, что делать дальше: расторгнуть договор или продлить его на новый срок.

При этом трудовой договор может быть и бессрочным.

Вид занятости

Будет ли это основным местом работы или по совместительству? Это зависит от того, трудоустроен ли директор на полную ставку в другой организации. Если да, то нужно выбирать “По совместительству”, работать при этом можно не более 20 часов в неделю (0,5 ставки).

Если основного места работы нет, следует выбрать этот вид занятости, так как нельзя работать по совместительству без основного места.

Ставка

Может быть любой. Полная ставка — 40-часовая рабочая неделя, 0,5% ставки — 20-часовая рабочая неделя и так далее. Время начала и окончания рабочего дня вы можете указать самостоятельно.

График

Пятидневку стоит указывать тем, кто работает с понедельника по пятницу. Если график сменный или два дня в неделю в конкретные дни — это тоже можно указать.

Зарплата

Окладная часть при 40-часовой рабочей неделе не должна быть меньше МРОТ (минимального размера оплаты труда) в регионе, где фактически ведётся деятельность. Например, в Москве МРОТ составляет 29 389 ₽ с учётом НДФЛ. Минимум, который можно платить, рассчитывается исходя из 0,1% ставки при МРОТ, то есть в месяц можно платить не меньше 2 939 ₽ с учётом НДФЛ.

Если какое-то время у организации не планируются доходы, то директору можно оформить отпуск за свой счёт. Также платить можно исходя из стоимости за час/день работы или оклад + премию.

Испытательный срок

Стандартно он устанавливается на 3 месяца, но можно указать меньший срок или вообще его не устанавливать. Испытательный срок у директора организации или другого руководителя в компании можно указать максимум до 6 месяцев.

Дистанционная работа

Мы не рекомендуем указывать, что директор работает удалённо при трудоустройстве. Формально директор (особенно если он один в организации) должен находиться на юридическом адресе, чтобы иметь возможность реагировать на письма со стороны контролирующих органов. Если на юр.адресе никого не обнаружат, такой адрес могут признать недостоверным и внести соответствующую отметку в ЕГРЮЛ.

Кто будет подписывать трудовой договор с директором

Обычно эта информация есть в протоколе или решении о назначении директора. Дополнительно нужно проверить, не являлся ли директор или сотрудник бывшим госслужащим в течение последних двух лет, если являлся — подать уведомление прошлому работодателю.

Нужна помощь с бухгалтерией?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмем учёт на себя.

Оставляя свои данные, вы соглашаетесь с правилами защиты информации.

Как оформить трудовую книжку

Существует два формата трудовых книжек (ТК): бумажная и электронная.

Бумажная ТК предполагает внесение записи руководителем организации в сам документ. Электронная же заполняется силами бухгалтеров, которые отправляют отчётность в СФР.

Начиная с января 2021 года, если человек впервые официально трудоустраивается на работу, бумажную трудовую книжку больше заводить не нужно — первый работодатель сразу оформляет электронную. Если же вы до сих пор ведёте бумажную, то фактически нужно вести и её, и электронную.

Работодатель должен отправлять в СФР все отчёты о трудоустройстве, кадровых перемещениях и увольнениях. Исходя из этих отчётов и формируются записи в электронной трудовой книжке.

Если у вас есть бумажная трудовая книжка, в неё нужно будет внести запись о трудоустройстве, указать:

наименование организации;
дату приёма;
должность;
дату и номер документа, на основании которого происходит приём — это трудовой договор (приказы о приёме отменены в 2021 году).

Обязательные отчёты при приёме сотрудника

Отчёт в СФР по форме ЕФС-1

При трудоустройстве сотрудника нужно отправить в СФР отчёт по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня за днём заключения договора. Например, если договор заключён 02.09.2024, то отправить отчёт нужно не позднее 03.09.2024. Иначе можно получить штраф 500 ₽ на организацию, а в некоторых случаях можно также получить штраф 300 ₽ на директора.

Уведомление в Роскомнадзор

Когда вы впервые заключаете с кем-то трудовой договор, важно подать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор (РКН), чтобы не получить штраф. Как его подать рассказываем здесь.

Уведомление в военкомат

Если сотрудник является военнообязанным, то кроме РКН нужно подать уведомление в военкомат, где сотрудник состоит на учёте. Срок — 5 дней. За нарушение срока можно получить штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽ на руководителя.

Уведомление в МВД

А если сотрудник иностранец, нужно подать уведомление в МВД, чтобы избежать штрафа в 800 000 ₽. Срок — три рабочих дня с момента заключения или прекращения трудового договора.

Специальная оценка условий труда (СОУТ)

Любой работодатель должен помнить о необходимости проводить специальную оценку условий труда, даже если в компании устроен только директор. Исключения:

Если директор единственный сотрудник и юр. адрес по месту его регистрации;
Работодатели-физические лица без статуса ИП;
Надомники — работники, которые выполняют работу по изготовлению товаров народного потребления из дома;
Дистанционные сотрудники, которые работают из дома.

За отсутствие СОУТ предусмотрено предупреждение или штраф:

на руководителя организации — от 5 000 до 10 000 ₽;
на организацию — от 60 000 до 80 000 ₽;
на ИП — от 5 000 до 10 000 ₽.

Как провести СОУТ и как это повлияет на размер пенсионных и страховых взносов подробно описали здесь.

А что там с отпуском

Любой сотрудник, в том числе директор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней. Право на использование отпуска в первый год возникает через 6 месяцев непрерывной работы у нового работодателя. На практике сотрудник может пойти в отпуск и раньше, если работодатель не против. Также отпуск может быть предоставлен авансом, но в этом случае при увольнении есть риск того, что сотрудник останется должен организации.

В течение года сотрудник должен сходить в отпуск на 14 календарных дней подряд хотя бы раз — за этим важно следить, чтобы сотрудники не накопили слишком много дней отпуска. Остальные дни работник может использовать по своему усмотрению. При этом неиспользованные дни отпуска не сгорают, их можно взять в следующем году.

Нам часто задают вопрос: можно ли получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска деньгами? Работодатель обязан компенсировать неиспользованный отпуск деньгами только при увольнении сотрудника. Во время работы сотрудник может получить компенсацию только за дополнительные дни отпуска. Как правило они бывают у дистанционных сотрудников из северных регионов или на предприятиях с вредными условиями труда.

Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.

А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.