Помните, в зарубежных фильмах 90-х годов показывали офисных клерков за толстенным монитором и малюсеньким рабочим местом? Когда от коллег отделяют лишь хлипкие перегородки, а рабочую атмосферу дополняют пыльные нахламления из папок.
Стереотип настолько укоренился в сознании людей, что даже спустя 20 лет офис ассоциируется с рутиной, цоканьем клавиатуры и бесконечным жужжанием принтера, плюющимся килограммами бумаги в день.
К счастью, всё больше компаний отходят от этого клишированного образа и делают обстановку в офисе комфортнее. Работа с документами также не стоит на месте. Башни из папок на столах и бумажные архивы уходят в прошлое, уступая место электронному документообороту (ЭДО).
Стереотип настолько укоренился в сознании людей, что даже спустя 20 лет офис ассоциируется с рутиной, цоканьем клавиатуры и бесконечным жужжанием принтера, плюющимся килограммами бумаги в день.
К счастью, всё больше компаний отходят от этого клишированного образа и делают обстановку в офисе комфортнее. Работа с документами также не стоит на месте. Башни из папок на столах и бумажные архивы уходят в прошлое, уступая место электронному документообороту (ЭДО).
Электронный документооборот — это…
Виртуальный способ обмена файлами, заверенными электронной цифровой подписью, через лицензированного оператора. Своеобразный аналог электронной почты, который работает с документами, имеющими юридическую значимость.
Обмен происходит за пару кликов: договоры, акты, накладные приходят получателю уже через секунду, даже если он находится на другом конце страны. Никакие бумажные копии или оригиналы не требуются.
Обмен происходит за пару кликов: договоры, акты, накладные приходят получателю уже через секунду, даже если он находится на другом конце страны. Никакие бумажные копии или оригиналы не требуются.
В чём плюсы электронного документооборота?
— Экономия нескольких тысяч рублей в год.
При работе с контрагентами традиционным способом приходится постоянно закупать бумагу, брать несколько печатей, заправлять подушку и принтер, тратиться на курьеров или почту.
При переходе на ЭДО работы с бумагой не будет вообще. Всё происходит электронно через выбранного оператора. Даже подпись с печатью будут цифровые. Для наглядной разницы можете воспользоваться калькулятором, который покажет, сколько вы тратите в год на «бумажную» работу, и сколько заплатите за годовое подключение сервиса Диадок, с которым работает Кнопка.
— Бережное отношение ко времени пользователя.
Выше мы уже упомянули, что если контрагент живёт на другом конце России, стандартный почтовый пересыл займёт несколько недель. При обмене документами через ЭДО это займёт пару секунд.
При работе с контрагентами традиционным способом приходится постоянно закупать бумагу, брать несколько печатей, заправлять подушку и принтер, тратиться на курьеров или почту.
При переходе на ЭДО работы с бумагой не будет вообще. Всё происходит электронно через выбранного оператора. Даже подпись с печатью будут цифровые. Для наглядной разницы можете воспользоваться калькулятором, который покажет, сколько вы тратите в год на «бумажную» работу, и сколько заплатите за годовое подключение сервиса Диадок, с которым работает Кнопка.
— Бережное отношение ко времени пользователя.
Выше мы уже упомянули, что если контрагент живёт на другом конце России, стандартный почтовый пересыл займёт несколько недель. При обмене документами через ЭДО это займёт пару секунд.
— Ничего не потеряется.
При транспортировке бумажных документов есть риск потери отдельных листов. А иногда клиент или поставщик просто забывает передать их обратно.
С ЭДО ничего не потеряется, и никто не забудет о договорённностях. Программа показывает статус документа и фиксирует каждое действие с ним.
— Автоматизация рабочих процессов.
Если вы не ведёте учёт сами, а работаете с бухгалтерией, то для передачи первички нужно сначала всё сфотографировать или отсканировать, отправить бухгалтеру, и только потом он отразит её в базе. Работая с ЭДО можно обойтись без этого: Кнопка подключает робота к Диадоку, и при появлении в личном кабинете нового документа, он автоматически его сгружает и заносит в 1С.
— Прозрачность и законность.
Документы в ЭДО юридически значимы. На них ставятся цифровые подпись и печать, и они не требуют бумажных аналогов. Налоговая не будет задавать вопросы о подлинности договоров или спрашивать с вас пропавшие акты или накладные, особенно если они в xml формате. Если вопросы всё-таки появятся, можно просто распечатать нужные файлы.
При транспортировке бумажных документов есть риск потери отдельных листов. А иногда клиент или поставщик просто забывает передать их обратно.
С ЭДО ничего не потеряется, и никто не забудет о договорённностях. Программа показывает статус документа и фиксирует каждое действие с ним.
— Автоматизация рабочих процессов.
Если вы не ведёте учёт сами, а работаете с бухгалтерией, то для передачи первички нужно сначала всё сфотографировать или отсканировать, отправить бухгалтеру, и только потом он отразит её в базе. Работая с ЭДО можно обойтись без этого: Кнопка подключает робота к Диадоку, и при появлении в личном кабинете нового документа, он автоматически его сгружает и заносит в 1С.
— Прозрачность и законность.
Документы в ЭДО юридически значимы. На них ставятся цифровые подпись и печать, и они не требуют бумажных аналогов. Налоговая не будет задавать вопросы о подлинности договоров или спрашивать с вас пропавшие акты или накладные, особенно если они в xml формате. Если вопросы всё-таки появятся, можно просто распечатать нужные файлы.
Как подключить электронный документооборот?
Операторов ЭДО много, а для работы нужно подключиться только к одному. Но это не значит, что обмен зацикливается только на нём. Можно выбрать своего оператора, и при этом работать с другими, не замыкая операции на одной организации-представителе.
Кнопка работает с ЭДО в 3 направлениях:
— Пакет «Бумажный»
Если отказаться от бумаги совсем не получается, мы будем ежемесячно забирать накопившиеся документы на обработку и настроим обмен с контрагентами. Сканы будут доступны в приложении с возможностью удобного поиска, а оригиналы мы бережно сохраним в нашем офисе.
— Пакет «Электронный»
Если вы готовы полностью перейти на ЭДО, настроим Диадок с нуля и организуем полноценный электронный документооборот: отправку и приём договоров и первички от поставщиков и клиентов. Загрузим файлы из программы в 1С в фоновом режиме.
По желанию можно полностью или частично передать Кнопке подпись документов. Для этого достаточно лишь оформить доверенность.
— Кадровый электронный документооборот
Чтобы сократить траты на бумагу и курьеров, заберём на себя всю работу с кадровыми документами и переведём её в электронный вид.
Кнопка готова полностью замкнуть на себе процесс бумажного и электронного документооборота. Но если вы хотите пользоваться Диадоком самостоятельно, для удобства достаточно подключить робота, и ручные скачивание и занесение документов в 1С больше не потребуются. Всё просто :)
Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
Кнопка работает с ЭДО в 3 направлениях:
— Пакет «Бумажный»
Если отказаться от бумаги совсем не получается, мы будем ежемесячно забирать накопившиеся документы на обработку и настроим обмен с контрагентами. Сканы будут доступны в приложении с возможностью удобного поиска, а оригиналы мы бережно сохраним в нашем офисе.
— Пакет «Электронный»
Если вы готовы полностью перейти на ЭДО, настроим Диадок с нуля и организуем полноценный электронный документооборот: отправку и приём договоров и первички от поставщиков и клиентов. Загрузим файлы из программы в 1С в фоновом режиме.
По желанию можно полностью или частично передать Кнопке подпись документов. Для этого достаточно лишь оформить доверенность.
— Кадровый электронный документооборот
Чтобы сократить траты на бумагу и курьеров, заберём на себя всю работу с кадровыми документами и переведём её в электронный вид.
Кнопка готова полностью замкнуть на себе процесс бумажного и электронного документооборота. Но если вы хотите пользоваться Диадоком самостоятельно, для удобства достаточно подключить робота, и ручные скачивание и занесение документов в 1С больше не потребуются. Всё просто :)
***
Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
Над материалом работали
Виктор Кондауров, технолог продуктов Кнопки
Аня Юдина, маркетолог
Остались вопросы?