Как Кнопка использует роботов для наведения порядка в отчетности

В Кнопке есть фраза, почти ставшая лозунгом: «Отчётность — это нормальный процесс».

Мы придерживаемся правила: каждый месяц — как итоговый. Проводим выписку, заносим первичку, сводим кассу и электронные кошельки — всё, что влияет на отчётность и необходимо для правильного расчёта налога.

Конечно, такая идея пришла не сразу. С каждой новой отчётностью понимание процесса становилось яснее и чётче. Прорывом стала конвейерная система работы, где один блок — это один процесс. Всё идёт планомерно, есть особый порядок и сроки, за счёт чего на отдельном процессе нет перегруза или простоя.

Бухгалтерия — это марафон. Выигрывает тот, кто хорошо готовился до начала забега и верно распределил силы. Бежать рывками или пытаться осилить всю дистанцию за один день — проигрышная позиция.

Всё начинается с любви

А точнее, с клиента и его любви к порядку.

Чтобы процесс не тормозился и всё шло по плану, бухгалтеру важно иметь доступ в банк для скачивания выписки. В Кнопке мы делаем его без права подписи. Или, если доступа нет, ежемесячно получать её. В работе также помогают данные для входа в личный кабинет ОФД и те, откуда можно скачать первичку.

Настройку всех процессов мы проводим в самом начале сотрудничества, поэтому участие клиента на этом этапе крайне важно. Наведя порядок один раз, у нас будут все данные для работы. Больше информации — меньше вопросов.

Пока вы отдыхаете — мы прибираемся

Так рекламировали роботов для уборки в мультфильме «ВАЛЛ-И». У нас они тоже есть, но в рекламе не нуждаются.

Наши роботы помогают проводить выписку, сверяют чеки, и даже могут отправить некоторые отчёты. Разработчики постоянно улучшают их и обучают, что позволяет отдавать им больший объём работ.

Например, чеки с расходов по корпоративной карте — боль не только сотрудника, который должен их предоставить, но и бухгалтера. Иногда чеков бывает так много, что на их заведение можно потратить половину рабочего дня. В этом случае очень выручает робот, который быстро сопоставляет чеки и списание, экономя массу времени.

А люди у вас работают?

Ещё как! Роботы, конечно, молодцы, но пока они только помогают, а не заменяют бухгалтера полностью. Загрузка и проведение первички, закрытие периодов, полная подготовка базы перед расчётом налогов, финальный расчёт и отправка отчёта — и это не весь список.

Из-за того, что появились цеха и конвейер, а каждый месяц закрывается как отчётный, работа бухгалтеров была полностью перестроена. Итогом мая этого года стала 100% готовность клиентов к расчёту налога. В мае прошлого года показатель был 80%, а до этого ежемесячно проводили только 60% всех клиентов.

Рецепт идеальной отчётности

Как оказалось, в нём нет гривы единорога, чешуи дракона или пыльцы фей. Всё максимально просто и выполнимо:

со стороны клиента предоставлены необходимые данные;
выписка проведена вовремя;
вся первичка получена и загружена;
нет вопросов по кассе и электронному кошельку;
команда сработала как единый механизм.

Говоря о планах, есть доработка автоаудита, который позволит проверять базы клиентов каждый месяц. Дополнительный анализ снизит ручной труд и поможет увидеть предварительную картину по налогу. Если по итогам аудита появятся вопросы — решим на месте, неточности — исправим сразу, будут варианты снизить налог — сообщим клиенту, как это сделать.

Найдя рабочую формулу, учёный не останавливается на достигнутом.

Эксперименты, гипотезы, теоремы к доказательству, инновационные решения — всегда есть куда расти. Может уже завтра придёт идея, которая перевернёт представление о бухгалтерии. И если у тебя, дорогой читатель, есть интересные мысли, мы всегда готовы их услышать и взять в работу :)

Рассказала всем — Аня Юдина, маркетолог.

Обсудим в Телеграме? Присоединяйтесь :)

Любовь. Отчётность. Роботы

Остались вопросы?