Сколько про сотрудников ни рассказывай, всегда найдётся что-нибудь, о чём мы ещё не писали. А если не придёт само, пищу для размышлений подкинет какой-нибудь новый закон или изменение к нему. Так и произошло в этот раз.
Поправки в Закон «О персональных данных»
Изменения в Законе «О персональных данных» вступили в силу ещё в сентябре прошлого года.
Теперь, если вы трудоустраиваете сотрудника, заключаете договор ГПХ или работаете с самозанятыми или другими физлицами, нужно обязательно подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных.
Теперь, если вы трудоустраиваете сотрудника, заключаете договор ГПХ или работаете с самозанятыми или другими физлицами, нужно обязательно подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных.
Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному человеку и позволяет его идентифицировать.
Главная проблема заключается в том, что в законе нет точного списка, что считается персональными данными. В некоторых судебных разбирательствах ими признаются ФИО человека, его паспортные данные, адрес и номера телефонов.
При этом сами по себе ФИО, адрес и номер телефона могут не быть персональными данными: ФИО могут повторяться, по адресу могут регистрироваться разные люди, а номер телефона может перейти к другому абоненту, если владелец номера расторгнет договор на оказание абонентских услуг.
Несмотря на споры, подавать уведомление об обработке персональных данных нового сотрудника нужно в любом случае.
Наши юристы подготовили образец заполненного уведомления и дополнительные шаблоны приказов и приложений для работы с персональными данными.
Документы для работы с персональными данными — скачать
При этом сами по себе ФИО, адрес и номер телефона могут не быть персональными данными: ФИО могут повторяться, по адресу могут регистрироваться разные люди, а номер телефона может перейти к другому абоненту, если владелец номера расторгнет договор на оказание абонентских услуг.
Несмотря на споры, подавать уведомление об обработке персональных данных нового сотрудника нужно в любом случае.
Наши юристы подготовили образец заполненного уведомления и дополнительные шаблоны приказов и приложений для работы с персональными данными.
Документы для работы с персональными данными — скачать
Как подать уведомление об обработке персональных данных
Отправить уведомление в Роскомнадзор можно одним из трёх способов:
1) в бумажном виде ценным письмом с описью вложения;
2) в электронном виде с помощью ЭЦП на сайте Роскомнадзора;
3) в электронном виде через Госуслуги при наличии подтверждённой учётной записи.
В Законе «О персональных данных» сказано, что уведомление нужно подать до начала обработки. Это значит, что нужно сначала подать уведомление, а потом, например, заключить договор.
Но всё это разбивается о скалы реальности, потому что никто из работодателей не подаёт уведомление после одного собеседования. Поэтому, чтобы не штапмповать уведомления и быть готовыми даже к гипотетической проверке Роскомнадзора, мы рекомендуем подавать уведомления тогда, когда работа с физиками фактически началась.
Получается, что точного срока нет. Но чем раньше — тем лучше.
Если вообще не отправить уведомление, будет штраф. До 500 ₽ для должностных лиц и до 5 000 ₽ для организаций.
А если нарушить правила обработки персональных данных, штраф будет уже от 30 000 ₽ до 100 000 ₽.
Юристы Кнопки могут помочь с заполнением уведомления и остального пакета документов. Для этого напишите в наш чат, и мы возьмём задачу себе.
1) в бумажном виде ценным письмом с описью вложения;
2) в электронном виде с помощью ЭЦП на сайте Роскомнадзора;
3) в электронном виде через Госуслуги при наличии подтверждённой учётной записи.
В Законе «О персональных данных» сказано, что уведомление нужно подать до начала обработки. Это значит, что нужно сначала подать уведомление, а потом, например, заключить договор.
Но всё это разбивается о скалы реальности, потому что никто из работодателей не подаёт уведомление после одного собеседования. Поэтому, чтобы не штапмповать уведомления и быть готовыми даже к гипотетической проверке Роскомнадзора, мы рекомендуем подавать уведомления тогда, когда работа с физиками фактически началась.
Получается, что точного срока нет. Но чем раньше — тем лучше.
Если вообще не отправить уведомление, будет штраф. До 500 ₽ для должностных лиц и до 5 000 ₽ для организаций.
А если нарушить правила обработки персональных данных, штраф будет уже от 30 000 ₽ до 100 000 ₽.
Юристы Кнопки могут помочь с заполнением уведомления и остального пакета документов. Для этого напишите в наш чат, и мы возьмём задачу себе.
Что ещё стоит сделать при первом трудоустройстве сотрудника?
1. С работниками, ответственными за материальные ценности (кассир, курьер, продавец, кладовщик, водитель), лучше сразу заключить договор о полной материальной ответственности.
Договор стоит дополнить приказом о назначении ответственного лица и актом о передаче ценностей.
При наступлении ответственности с таким договором работник должен компенсировать полную сумму прямого ущерба.
Без договора ответственность работника существенно ниже — только в пределах среднего месячного заработка.
Шаблон договора о полной индивидуальной материальной ответственности
Для линейных сотрудников лучше сделать должностную инструкцию и ознакомить их под подпись.
Это сильно облегчит вам жизнь в случае конфликта с сотрудником или трудовой инспекцией. Также с ней будет значительно проще выстроить систему премирования и депремирования.
Договор стоит дополнить приказом о назначении ответственного лица и актом о передаче ценностей.
При наступлении ответственности с таким договором работник должен компенсировать полную сумму прямого ущерба.
Без договора ответственность работника существенно ниже — только в пределах среднего месячного заработка.
Шаблон договора о полной индивидуальной материальной ответственности
Для линейных сотрудников лучше сделать должностную инструкцию и ознакомить их под подпись.
Это сильно облегчит вам жизнь в случае конфликта с сотрудником или трудовой инспекцией. Также с ней будет значительно проще выстроить систему премирования и депремирования.
О чём ещё почитать
Кадровые документы: что должно быть в порядке
Как правильно указать условия труда в трудовом договоре
Как трудоустроить иностранца и не нарваться на штрафы
Что такое зарплатный проект и как с его помощью заплатить физлицу
Работа с дистанционными сотрудниками
Договор ГПХ: не всё так просто
3. Для сотрудников с нестандартными условиями оплаты или рабочего времени, например, с окладом, который зависит от месячных показателей, лучше сразу утвердить положение об оплате труда через приказ и/или правила внутреннего трудового распорядка.
На них вы сможете ссылаться в случае спора с сотрудником или проверки трудовой инспекции, если с сотрудником не удалось договориться.
4. С сотрудниками, которые имеют доступ к конфиденциальной информации, лучше всего подписать NDA, а по компании утвердить приказом положение о конфиденциальности. Там вы можете указать, что именно разглашать нельзя, и какие штрафы за это будут.
Шаблон соглашения о неразглашении (NDA)
5. Если вы принимаете работника умственного труда, например разработчика, то лучше всего оформлять их разработки документами и ставить на баланс.
Для этого нужно оформить с сотрудником задание на служебное произведение, затем по акту передать произведение (например программу) компании и поставить на баланс.
В дальнейшем вы не только сможете претендовать на льготы, но и уменьшить налог на прибыль, и защитить компанию от кражи ваших нематериальных активов.
6. Если компании уже 3 года и появились сотрудники, нужно провести СОУТ.
Хотя вероятность проверки невелика, можно попасть на штраф: для ИП — до 10 000 ₽, для юридических лиц — до 80 000 ₽.
Поэтому если проводить не планируете, то рекомендуем хотя бы ознакомиться с процедурой.
Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
На них вы сможете ссылаться в случае спора с сотрудником или проверки трудовой инспекции, если с сотрудником не удалось договориться.
4. С сотрудниками, которые имеют доступ к конфиденциальной информации, лучше всего подписать NDA, а по компании утвердить приказом положение о конфиденциальности. Там вы можете указать, что именно разглашать нельзя, и какие штрафы за это будут.
Шаблон соглашения о неразглашении (NDA)
5. Если вы принимаете работника умственного труда, например разработчика, то лучше всего оформлять их разработки документами и ставить на баланс.
Для этого нужно оформить с сотрудником задание на служебное произведение, затем по акту передать произведение (например программу) компании и поставить на баланс.
В дальнейшем вы не только сможете претендовать на льготы, но и уменьшить налог на прибыль, и защитить компанию от кражи ваших нематериальных активов.
6. Если компании уже 3 года и появились сотрудники, нужно провести СОУТ.
Хотя вероятность проверки невелика, можно попасть на штраф: для ИП — до 10 000 ₽, для юридических лиц — до 80 000 ₽.
Поэтому если проводить не планируете, то рекомендуем хотя бы ознакомиться с процедурой.
***
Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
Оставьте заявку: