Новые разовые услуги: ликвидация, сбор первички и другие. Выбрать →
Сервисы
Бухгалтерия для IT-компаний в Армении
ООО и ИП на любой системе налогообложения, без ограничений на количество сотрудников.
Подробнее

Дистанционные сотрудники. Часть 1: Трудоустройство

23 декабря 2021 #Юридические моменты

Представьте, ваш сотрудник переезжает в другой город, но увольняться не планирует. Да и вы с ним прощаться не торопитесь. Работает он хорошо, план выполняет, всё чинно, мирно и достойно. И вы, как работодатель, решаете перевести его на дистанционную работу.

Прошло полгода, и в один не такой уж прекрасный день сотрудник решает попрощаться с вами. Заявил об этом просто на словах, потому что прийти и написать заявление по старинке возможности нет.

Процесс увольнения запущен. И тут, как назло, начинаются споры из-за размера премии: работник просит выплату в полном объёме, а по вашим данным план не выполнен, соответственно, и премии быть не должно. Вопросов становится всё больше, а как их решать быстро и безболезненно на большом расстоянии — непонятно.

В такие моменты возникает резонный вопрос технической подготовки. Да, слова «локдаун» и «дистант» уже никого не удивляют, но инструменты для работы с удалёнщиками до сих пор есть не у всех. Тем же ЭДО мало кто пользуется. Хотя, казалось бы, работать без него уже невозможно. И коронавирус нам это доказал.

Чтобы уберечь вас от подобного перетягивания каната, подготовили цикл статей. В каждой подробно разберём трудоустройство, перевод, увольнение и обмен документами с дистанционными сотрудниками. Поделимся шаблонами и расскажем про их заполнение. Начнём с трудоустройства.

Матчасть по дистанту

Сотрудник считается дистанционщиком или удалёнщиком, если:

— выполняет свои обязанности не по основному месту нахождения работы, то есть не по юридическому адресу работодателя или адресу обособленного подразделения / съемного офиса.
— взаимодействует с работодателем через интернет и сети общего пользования.

Здесь всё понятно. Офис в Москве, сотрудник в Саратове. Общаетесь вы через электронную почту, переписываетесь в специальном корпоративном мессенджере или созваниваетесь по телефону. Задачи контролируете через Jira, Trello, Asana и другие подобные программы.

Дистанционная работа может быть постоянной (пока действует трудовой договор), или временной (до 6 месяцев).

Если удалённая работа временная, то можно работать из дома постоянно, либо чередовать нахождение дома и в офисе.

Принимаем дистанционного сотрудника на работу

1) Направляем кандидату список документов:

— паспорт;
— бумажная или электронная трудовая книжка, если она велась ранее;
— СНИЛС;
— ИНН;
— диплом;
— для мужчин ещё будут документы воинского учёта.

Сканы можно пересылать в электронной форме. Но если вы, как работодатель, попросите прислать нотариально заверенные копии, работник будет обязан это сделать. Бумажная трудовая книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью.

Важный момент: работодатель вправе не вести бумажную трудовую книжку. Об этом нужно указать в трудовом договоре. Электронная трудовая ведётся в любом случае.

Оксана Комарова, юрист Кнопки

Нужна помощь с трудоустройством? Оставьте заявку! Подключим на выгодный тариф и ответим на все вопросы.

Телефон, Имя

2) Знакомим с локальными нормативными актами (ЛНА).

Ими могут быть должностная инструкция, положение о премировании и оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка. Сканы документов можно прислать по электронной почте.

Подпись работника об ознакомлении с ЛНА лучше разместить в трудовом договоре или сделать отдельный лист ознакомления в качестве приложения к трудовому договору. Он оформляется в свободной форме.

3) Оформляем трудовой договор.

О его содержании и обязательных пунктах расскажем ниже.

4) Издаём приказ о приёме на работу.

Он не отличается от приказа для приёма других работников. Оформляется по форме № Т-1 или той, что разработана работодателем.

А ещё с 22 ноября 2021 года в ТК РФ внесли изменения, и теперь оформлять приказ на работу не нужно. Условие об обязательном оформлении просто убрали. Но если очень хочется, то можно его заполнить и подписать.

5) Предоставляем сведения о приёме в ПФР.

С отправкой отчётов, подготовкой документов и кадровым учётом всегда готова помочь Кнопка.

Содержание трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с удалёнщиком несильно отличается от обычного, но нюансы всё же есть. Обязательно отразите в тексте:

— Постоянная удалёнка или временная.

— Место работы сотрудника.

Им будет адрес регистрации, который прописан в паспорте, или фактический адрес проживания. К этому нужно отнестись внимательно, ведь если работник живёт в местности, где установлен районный коэффициент и/или северная надбавка, то она обязательно плюсуется к зарплате. Ещё сотрудникам на севере начисляют дополнительные дни отпуска.

— Порядок взаимодействия работодателя и работника.

Пишем, как с помощью электронных документов (сканов и текстовых редакторов) будут передаваться результаты работы и отчёты по запросам руководителя.

— Срок, за который нужно подтвердить получение документа.

— Если обмен электронными документами не предусмотрен, то прописать другую форму взаимодействия.

Например, зафиксировать как основной канал связи переписки в корпоративном мессенджере.

— Порядок, сроки и размеры компенсации за использование оборудования, программно-технических средств и средств защиты информации, которые принадлежат сотруднику или находятся у него в аренде. А также возмещение расходов, связанных с их использованием.

Если работник использует оборудование работодателя, то компенсация не выплачивается. Об использовании оборудования работодателя должно быть указано в трудовом договоре, и оно должно передаваться по акту приема-передачи.

— Также целесообразно прописать режим рабочего времени. Если этого не сделать, работник будет вправе установить его по своему усмотрению.

Мы рекомендуем прописывать часы, чтобы контроль за работой сотрудника осуществлялся проще.

Заключение и подписание трудового договора

Трудовой договор подписывается только с помощью ЭЦП как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Обмениваться сканами по электронной почте нельзя.

У компаний, как правило, электронная подпись уже есть. Оформить её для работника можно в любом удостоверяющем центре. Если же оформление ЭЦП принципиально не входит в жизненные планы, то можно отправить трудовой договор по почте или курьером. Работник же со своей стороны должен вернуть вам подписанный экземпляр трудового договора также курьером или почтой.

В следующей статье расскажем про перевод действующего сотрудника на удалёнку, как обмениваться документами на дистанте, и в каком случае работодателю никак не обойтись без электронной подписи.

 

Оставьте заявку, проконсультируем, ответим на все вопросы,
подключим.

Телефон, Имя

Над материалом работали

Оксана Комарова, юрист Кнопки
Аня Юдина, маркетолог

Наши соцсети.

Смотрите и подписывайтесь —
там интересно
121205, Москва. Станция метро Баррикадная, ул.Садовая-Кудринская, 8
АО «Кнопка»
Юридический адрес: 121205, Москва, ИЦ «Сколково»,
ул. Нобеля, дом 7, этаж 4, помещение 10.
ИНН 9731093039
КПП 773101001
ОГРН 1227700292456
Расчётный счёт 40702810516540010850
Уральский банк ОАО «Сбербанк России» Корреспондентский счёт 30101810500000000674
БИК 046577674
Согласно закону «О специальной оценке условий труда»
№ 426-ФЗ от 28.12.2013 г. АО «Кнопка»
провело специальную оценку условий труда.