Спецпредложение для IT-компаний
Сервисы
Бухгалтерия для IT-компаний в Армении
ООО и ИП на любой системе налогообложения, без ограничений на количество сотрудников.
Подробнее

Кадровые документы: что должно быть в порядке

6 ноября 2019 #

Нанять хорошего сотрудника — непростая задача для бизнеса. Иногда за долгим поиском своего специалиста предприниматель забывает о важном — о кадровом делопроизводстве.

Большим компаниям, у которых есть целый штат бухгалтеров и отдел кадров, который всё знает и умеет, правильно оформить отношения с работниками несложно.

Что делать предпринимателю, у которого нет даже одного специалиста для работы с кадровыми документами? Как избежать штрафов? Об этом поговорим в статье.

Если спросите у поисковика «необходимые кадровые документы», получите внушительный список вариантов. С половиной из них вы в жизни не встречались. Часть документов нужна не всем компаниям, часть является необязательной. Да и что с ними делать — большой вопрос. А может, тогда и не стоит заниматься бумажками?

Зачем приводить в порядок кадровые документы?

• Зафиксировать отношения с работником, чтобы избежать недопонимания или спорных ситуаций. Это очень важно, потому что почти все споры между работником и работодателем заканчиваются в пользу сотрудника.

• Защититься от штрафов и других санкций. Проверка Трудовой инспекции может быть плановой и внеплановой, например, после обращения сотрудника в инспекцию с жалобой. При проверке с большой вероятностью можно получить административный штраф. На должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. С графиком плановых проверок по Москве можно ознакомиться на сайте Роструда.

Чтобы защитить свои интересы, работодателю нужно помнить:

— каждое «движение» сотрудника должно быть учтено и зафиксировано. Начиная с найма, заканчивая переподготовкой и увольнением.

— держите в порядке хотя бы минимальный список документов.

Какие кадровые документы нужно держать в порядке?

Законом не определено понятие «кадровые документы» и в Трудовом кодексе не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учётом практики мы определили примерный список. Не можем обещать, что Трудовая инспекция стопроцентно избавит вас от внимания. Но если держать в порядке хотя бы эти документы, спать спокойнее точно можно :)

  1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. При оформлении трудового договора один подписанный экземпляр выдаётся на руки сотруднику, второй остаётся у работодателя.

  2. Трудовые книжки и книги по их учёту. Трудовая книжка — основной документ. Сотрудник обязан предоставить её при приёме на работу, если вы оформляете трудовой договор. Если это первая работа, вам нужно завести для сотрудника трудовую книжку. А если места в книжке не хватает, заполняют вкладыши. Новые трудовые книжки и вкладыши фиксируют в приходно-расходной книге.

Запись о получении книжки заносится в книгу учёта трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. При увольнении работник расписывается в книге учёта трудовых книжек. Если подписи не будет, недобросовестный сотрудник может обратиться в суд и взыскать свой среднемесячный доход за период, пока его книжка якобы находилась у вас. Если работник не приходит за трудовой книжкой, составьте акт о том, что в день увольнения выдать книжку невозможно. Получите согласие сотрудника и отправьте её по почте письмом с описью вложений.

  1. Личные карточки сотрудников. Часть данных вносят при приёме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении.

  2. Штатное расписание. Это документ показывает не фактическую, а планируемую штатную расстановку в компании. Сформировать нужно в конце календарного года на следующий — так показываете, какие должности и в каком количестве нужны вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения. Количество сотрудников по факту может отличаться: если в штатном расписании 4 позиции продавца, а в компании работает 3 — это нормальная ситуация.

  3. Табель учёта рабочего времени. Отработанное время обязательно должно учитываться. По табелю бухгалтер рассчитывает заработную плату.

  1. График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Если не вести график, может получится, что несколько сотрудников одновременно соберутся в отпуск. Или будет сложно договориться о сроке отпуска с конкретным работником — в итоге он уйдёт в неудобное время или совсем не сходит в отпуск.

  2. Внутренние акты компании:

• Правила внутреннего трудового распорядка — документ определяет отношения между работником и работодателем. На него будет ориентироваться инспекция труда во время проверок.

• Положение о защите персональных данных работников. Закон обязывает работодателя держать в порядке операции с персональными данными своих работников. Такая работа требует особого внимания: поэтому мы рекомендуем обращаться в специализированные компании, которые помогут защитить ваш бизнес.

• Положение об оплате труда и премировании, если нет в Правилах внутреннего трудового распорядка. Подтверждает обоснованность выплаты или невыплаты премий, доплат или надбавок.

  1. Документы по охране труда. К ним, например, относятся правила и инструкции по охране труда, о мерах пожарной безопасности. Чтобы разработать документы, нужно обратиться в специализированную организацию, она должна быть аккредитована.

  2. Приказы. От работодателя для передачи распоряжений сотрудникам. Ну это и так все знают :)

Первая группа — приказы о трудовых отношениях и существенных изменениях условий работы.

О приёме на работу

О переводе на другую работу

Об увольнении

О поощрении/премировании/награждении работников

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие работу.

О направлении в краткосрочную командировку

О применении дисциплинарного взыскания

О направлении на обучение

  1. Приказ об утверждении формы расчётного листа. Законом форма расчётного листка не установлена, можно определить форму этого документа самостоятельно. При выплате нужно извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате. Ведомости, всякие записки-расчёты тоже храните и держите в порядке.

Сколько хранить кадровые документы?

Какие-то документы нужно хранить 50 лет, какие-то 75. Дольше всего нужно хранить трудовые книжки, личные карточки и трудовые договоры. Мы рекомендуем хранить все документы, пока существует ваша компания. При ликвидации документы передаются в архив города.

Если есть специфика в работе вашей компании, например, смены, вахтовый метод, профессии подлежат обязательной регулярной аттестации или переподготовке, то вам нужны документы, о которых мы не рассказывали в статье — положение об аттестации, график сменности, график вахтовой работы. Кнопка проконсультирует, подготовит документы или подскажет, куда лучше обратиться за помощью.

Так как Кнопка работает удалённо, ведение и хранение кадровых документов остаётся на стороне предпринимателя. Но мы всегда подскажем, что делать, если у вас появятся вопросы.

Помните, что кадровые документы так же важны, как своевременная сдача отчётности или выплата налогов. Правильно оформленные трудовые отношения сберегут ваши деньги, время и нервы в будущем.

Подсказала — Даша Домрачева, бухгалтер по зарплате, Алиса Данченко, юрист.

Рассказала всем — Маша Копко, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)

Оставьте заявку, проконсультируем, ответим на все вопросы,
подключим.

Телефон, Имя

Наши соцсети.

Смотрите и подписывайтесь —
там интересно

Вам могут понравиться эти статьи:

Сервис «Кнопка» позволяет вести бухучёт клиента в автоматическом режиме за счёт ПО, разработанного АО «Кнопка» путем покупки лицензии на использование сервиса. Программа обновляется ежемесячно и является основой Сервиса.
121205, Москва. Станция метро Баррикадная, ул.Садовая-Кудринская, 8
АО «Кнопка»
Юридический адрес: 121205, Москва, ИЦ «Сколково»,
ул. Нобеля, дом 7, этаж 4, помещение 10.
ИНН 9731093039
КПП 773101001
ОГРН 1227700292456
Расчётный счёт 40702810002500131007
ТОЧКА ПАО БАНКА «ФК ОТКРЫТИЕ»
Корреспондентский счёт 30101810845250000999
БИК 044525999
Согласно закону «О специальной оценке условий труда»
№ 426-ФЗ от 28.12.2013 г. АО «Кнопка»
провело специальную оценку условий труда.