Нанять хорошего сотрудника — непростая задача для бизнеса. Иногда за долгим поиском своего специалиста предприниматель забывает о важном — о кадровом делопроизводстве.

Большим компаниям, у которых есть целый штат бухгалтеров и отдел кадров, который всё знает и умеет, правильно оформить отношения с работниками несложно.

Что делать предпринимателю, у которого нет даже одного специалиста для работы с кадровыми документами? Как избежать штрафов? Об этом поговорим в статье.

Если спросите у поисковика «необходимые кадровые документы», получите внушительный список вариантов. С половиной из них вы в жизни не встречались. Часть документов нужна не всем компаниям, часть является необязательной. Да и что с ними делать — большой вопрос. А может, тогда и не стоит заниматься бумажками?

Зачем приводить в порядок кадровые документы?

• Зафиксировать отношения с работником, чтобы избежать недопонимания или спорных ситуаций. Это очень важно, потому что почти все споры между работником и работодателем заканчиваются в пользу сотрудника.

• Защититься от штрафов и других санкций. Проверка Трудовой инспекции может быть плановой и внеплановой, например, после обращения сотрудника в инспекцию с жалобой. При проверке с большой вероятностью можно получить административный штраф. На должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. С графиком плановых проверок по Москве можно ознакомиться на сайте Роструда.

Чтобы защитить свои интересы, работодателю нужно помнить:

— каждое «движение» сотрудника должно быть учтено и зафиксировано. Начиная с найма, заканчивая переподготовкой и увольнением.

— держите в порядке хотя бы минимальный список документов.

Какие кадровые документы нужно держать в порядке?

Законом не определено понятие «кадровые документы» и в Трудовом кодексе не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учётом практики мы определили примерный список. Не можем обещать, что Трудовая инспекция стопроцентно избавит вас от внимания. Но если держать в порядке хотя бы эти документы, спать спокойнее точно можно :)

  1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. При оформлении трудового договора один подписанный экземпляр выдаётся на руки сотруднику, второй остаётся у работодателя.

  2. Трудовые книжки и книги по их учёту. Трудовая книжка — основной документ. Сотрудник обязан предоставить её при приёме на работу, если вы оформляете трудовой договор. Если это первая работа, вам нужно завести для сотрудника трудовую книжку. А если места в книжке не хватает, заполняют вкладыши. Новые трудовые книжки и вкладыши фиксируют в приходно-расходной книге.

Запись о получении книжки заносится в книгу учёта трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. При увольнении работник расписывается в книге учёта трудовых книжек. Если подписи не будет, недобросовестный сотрудник может обратиться в суд и взыскать свой среднемесячный доход за период, пока его книжка якобы находилась у вас. Если работник не приходит за трудовой книжкой, составьте акт о том, что в день увольнения выдать книжку невозможно. Получите согласие сотрудника и отправьте её по почте письмом с описью вложений.

  1. Личные карточки сотрудников. Часть данных вносят при приёме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении.

  2. Штатное расписание. Это документ показывает не фактическую, а планируемую штатную расстановку в компании. Сформировать нужно в конце календарного года на следующий — так показываете, какие должности и в каком количестве нужны вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения. Количество сотрудников по факту может отличаться: если в штатном расписании 4 позиции продавца, а в компании работает 3 — это нормальная ситуация.

  3. Табель учёта рабочего времени. Отработанное время обязательно должно учитываться. По табелю бухгалтер рассчитывает заработную плату.

  1. График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Если не вести график, может получится, что несколько сотрудников одновременно соберутся в отпуск. Или будет сложно договориться о сроке отпуска с конкретным работником — в итоге он уйдёт в неудобное время или совсем не сходит в отпуск.

  2. Внутренние акты компании:

• Правила внутреннего трудового распорядка — документ определяет отношения между работником и работодателем. На него будет ориентироваться инспекция труда во время проверок.

• Положение о защите персональных данных работников. Закон обязывает работодателя держать в порядке операции с персональными данными своих работников. Такая работа требует особого внимания: поэтому мы рекомендуем обращаться в специализированные компании, которые помогут защитить ваш бизнес.

• Положение об оплате труда и премировании, если нет в Правилах внутреннего трудового распорядка. Подтверждает обоснованность выплаты или невыплаты премий, доплат или надбавок.

  1. Документы по охране труда. К ним, например, относятся правила и инструкции по охране труда, о мерах пожарной безопасности. Чтобы разработать документы, нужно обратиться в специализированную организацию, она должна быть аккредитована.

  2. Приказы. От работодателя для передачи распоряжений сотрудникам. Ну это и так все знают :)

Первая группа — приказы о трудовых отношениях и существенных изменениях условий работы.

О приёме на работу

О переводе на другую работу

Об увольнении

О поощрении/премировании/награждении работников

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие работу.

О направлении в краткосрочную командировку

О применении дисциплинарного взыскания

О направлении на обучение

  1. Приказ об утверждении формы расчётного листа. Законом форма расчётного листка не установлена, можно определить форму этого документа самостоятельно. При выплате нужно извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате. Ведомости, всякие записки-расчёты тоже храните и держите в порядке.

Сколько хранить кадровые документы?

Какие-то документы нужно хранить 50 лет, какие-то 75. Дольше всего нужно хранить трудовые книжки, личные карточки и трудовые договоры. Мы рекомендуем хранить все документы, пока существует ваша компания. При ликвидации документы передаются в архив города.

Если есть специфика в работе вашей компании, например, смены, вахтовый метод, профессии подлежат обязательной регулярной аттестации или переподготовке, то вам нужны документы, о которых мы не рассказывали в статье — положение об аттестации, график сменности, график вахтовой работы. Кнопка проконсультирует, подготовит документы или подскажет, куда лучше обратиться за помощью.

Так как Кнопка работает удалённо, ведение и хранение кадровых документов остаётся на стороне предпринимателя. Но мы всегда подскажем, что делать, если у вас появятся вопросы.

Помните, что кадровые документы так же важны, как своевременная сдача отчётности или выплата налогов. Правильно оформленные трудовые отношения сберегут ваши деньги, время и нервы в будущем.

Подсказала — Даша Домрачева, бухгалтер по зарплате, Алиса Данченко, юрист.

Рассказала всем — Маша Копко, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)