Отпуск на Мальдивах, Бали или Кубе? Это слишком банально, скучно и дорого. Если до отдыха ещё далеко, а путешествовать очень хочется — как насчёт командировки в Чебоксары?
В некоторых компаниях рабочие поездки случаются чуть ли не каждый месяц, поэтому руководителям необходимо чётко знать правила отправки сотрудников на бизнес-миссии. В этой статье мы обсудим, как организовать командировку от приказа до отчёта, ответим на частые вопросы и дадим полезные рекомендации.
В некоторых компаниях рабочие поездки случаются чуть ли не каждый месяц, поэтому руководителям необходимо чётко знать правила отправки сотрудников на бизнес-миссии. В этой статье мы обсудим, как организовать командировку от приказа до отчёта, ответим на частые вопросы и дадим полезные рекомендации.
Что такое командировка
Командировка — рабочая поездка по России или за границу, организованная работодателем. Она нужна для решения какой-либо задачи по работе: провести переговоры, выступить на конференции, согласовать отчёт или проверить работу филиала.
Организует командировку руководитель, издав приказ. Там прописывается цель поездки, смета на аванс, сроки командировки. После возвращения сотрудник пишет авансовый отчёт о потраченных средствах.
У командировки должна быть чётко определена цель, связанная с рабочими делами. Если её посчитают личной и не соответствующей должности работника, налоговая не признает расходы обоснованными. Ни в коем случае не указывайте целью «отмечаем юбилей компании» или «едем в гости в другой филиал». Даже если это так :)
Организует командировку руководитель, издав приказ. Там прописывается цель поездки, смета на аванс, сроки командировки. После возвращения сотрудник пишет авансовый отчёт о потраченных средствах.
У командировки должна быть чётко определена цель, связанная с рабочими делами. Если её посчитают личной и не соответствующей должности работника, налоговая не признает расходы обоснованными. Ни в коем случае не указывайте целью «отмечаем юбилей компании» или «едем в гости в другой филиал». Даже если это так :)
Важно:
Если вы целый рабочий день ездите по различным поручениям на другой конец города — это не считается командировкой. Такой характер работ называется разъездным: у курьеров, водителей, экспедиторов.
Нужно ли составлять положение о командировках
Если в вашей компании предусмотрены частые поездки по работе, то будет полезно составить положение о командировках. Но это необязательно, штрафовать за его отсутствие вас не будут.
Положение о командировках обеспечит:
Документ составляют в свободной форме, единого образца оформления нет. В нём можно закрепить формы отчётов, цели поездок, прописать размер суточных, виды расходов и документы, которыми их подтверждать. Если вы хотите возмещать работнику траты на такси или связь, это тоже нужно указать в положении.
Положение о командировках обеспечит:
- обоснованность затрат для налоговой инспекции: позволить закрепить лимиты расходов на командировку
- удобство для руководителя: не придётся каждый раз отвечать на одни и те же вопросы и совершать ошибки в оформлении
Документ составляют в свободной форме, единого образца оформления нет. В нём можно закрепить формы отчётов, цели поездок, прописать размер суточных, виды расходов и документы, которыми их подтверждать. Если вы хотите возмещать работнику траты на такси или связь, это тоже нужно указать в положении.
Кого нельзя отправить в командировку
В командировку по общим правилам можно отправить только тех, с кем заключён трудовой договор. Если вы командируете сотрудника на ГПХ и хотите компенсировать расходы на проживание и транспорт, это должно быть прописано в договоре. Суточные ему положены не будут.
Командировать нельзя беременных женщин, сотрудников на больничном и несовершеннолетних, только если они не работают по творческим профессиям из перечня.
А ещё у некоторых сотрудников могут быть ограничения по командировкам:
Также отказаться от командировки могут:
Если такой сотрудник согласен поехать в командировку, то ему нужно написать заявление в свободной форме. Без него отправлять льготников нельзя — это будет нарушением.
Командировать нельзя беременных женщин, сотрудников на больничном и несовершеннолетних, только если они не работают по творческим профессиям из перечня.
А ещё у некоторых сотрудников могут быть ограничения по командировкам:
- по территории (иностранные работники могут трудиться только в регионах, на которые получено разрешение)
- по медицинским показаниям (инвалидам по программе реабилитации могут быть запрещены поездки)
- по цели командировки (ученические командировки)
- связанные с политической деятельностью (кандидаты в выборный орган не могут брать командировки во время выборов)
Также отказаться от командировки могут:
- женщины с детьми до 3 лет
- родители детей-инвалидов
- работники, которые ухаживают за больными родственниками
- родители-одиночки с детьми до 14 лет
- сотрудники с детьми до 14 лет, если супруг работает вахтой или служит в армии
- родители, у которых более 3 несовершеннолетних детей, при этом младшему менее 14 лет
Если такой сотрудник согласен поехать в командировку, то ему нужно написать заявление в свободной форме. Без него отправлять льготников нельзя — это будет нарушением.
Как определить сроки командировки
Командировка может длиться хоть день, хоть месяц — ограничений по сроку нет. Но если вы отправите сотрудника из офиса слишком надолго, вами может заинтересоваться инспекция. Так обычно маскируют длинные вахты, которые не должны длиться больше 1-3 месяцев.
Когда нужно предупредить сотрудника о планируемой командировке? Это в законе тоже не закрепляется. Все надежды на благоразумность руководителя, хотя никто не помешает ему назначить командировку день в день.
Сроки командировки определяются работодателем, учитывается объём работы и время на дорогу. В этот период включены:
Если сотрудник уезжает до полуночи, то днём отъезда считаются текущие сутки, если после 00:00, то следующие.
При необходимости командировку можно продлить. Нужно издать соответствующий приказ, перечислить дополнительный аванс и уведомить работника (например, через ЭДО).
Когда нужно предупредить сотрудника о планируемой командировке? Это в законе тоже не закрепляется. Все надежды на благоразумность руководителя, хотя никто не помешает ему назначить командировку день в день.
Сроки командировки определяются работодателем, учитывается объём работы и время на дорогу. В этот период включены:
- время проезда до станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта
- день выезда — дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспорта из города
- дни остановки в пути
- время по месту командировки
- больничный, если сотрудник заболел в поездке
- день приезда — дата прибытия транспорта в город
Если сотрудник уезжает до полуночи, то днём отъезда считаются текущие сутки, если после 00:00, то следующие.
При необходимости командировку можно продлить. Нужно издать соответствующий приказ, перечислить дополнительный аванс и уведомить работника (например, через ЭДО).
Командировочные расходы
Расходы на транспорт и проживание компенсирует работодатель авансом. Он может вернуть и другие сопутствующие расходы: на топливо (если работник пользовался своей машиной), провоз багажа или такси.
В поездках за границу в командировочные также входят расходы на оформление загранпаспорта, визы и медстраховки.
Перед поездкой бухгалтер или сам работник составляет смету, в которой определяется точная сумма на билеты и оплату жилья. Точного срока, когда нужно передать деньги перед командировкой, нет.
В аванс также входят суточные. Они компенсируют расходы на питание, связь и другие мелочи. Как можно догадаться из названия, размер суточных напрямую зависит от сроков командировки. Если сотруднику в день положено 700 ₽, то за 7 дней командировки суточные составят 4 900 ₽.
Максимального размера суточных нет, их устанавливает сама компания. Но придётся платить НДФЛ и страховые взносы, если они превысят установленный законодательством лимит:
В аванс также входят суточные. Они компенсируют расходы на питание, связь и другие мелочи. Как можно догадаться из названия, размер суточных напрямую зависит от сроков командировки. Если сотруднику в день положено 700 ₽, то за 7 дней командировки суточные составят 4 900 ₽.
Максимального размера суточных нет, их устанавливает сама компания. Но придётся платить НДФЛ и страховые взносы, если они превысят установленный законодательством лимит:
- до 700 рублей — при служебной поездке по России,
- до 2500 рублей — при командировке за границу.
Интересный факт: если командировка по России началась и закончилась в один и тот же день (например: вылет в 5 утра из Екатеринбурга в Москву и возвращение в Екатеринбург в 23.55), то командировка считается однодневной и суточные за неё не положены.
По окончании командировки сотруднику нужно написать отчёт о потраченных средствах и прикрепить чеки или квитанции, подтверждающие расходы. Можно добавить туда билеты на транспорт: они помогут точно определить срок командировки. Лучше перестраховаться и сфотографировать все документы, либо найти их через электронную почту, если она указывалась при оплате.
Суточные в отчёт можно не включать, документами их не подтверждают.
Что делать, если платёжные и транспортные документы по командировке утеряны и их никак не восстановить?
Тогда с расходов на транспорт и проживание тоже придётся оплатить НДФЛ и страховые взносы, а ещё они не будут входить в налоговый учёт. Чтобы установить срок командировки без транспортных документов, запросите у сотрудника служебную записку.
Если расходов в командировке получилось больше, чем в смете, то работодателю нужно возместить разницу. Если меньше, то можно предложить перевести остаток, либо вычесть эту сумму из зарплаты, но только с согласия работника.
Суточные не могут заменять зарплату. Сама командировка тоже оплачивается, но не как обычно, а по среднему заработку. Его рассчитывают за последние 12 месяцев или меньше, если работник работает меньше года. Эти деньги обычно выдают вместе с зарплатой после командировки.
Тогда с расходов на транспорт и проживание тоже придётся оплатить НДФЛ и страховые взносы, а ещё они не будут входить в налоговый учёт. Чтобы установить срок командировки без транспортных документов, запросите у сотрудника служебную записку.
Если расходов в командировке получилось больше, чем в смете, то работодателю нужно возместить разницу. Если меньше, то можно предложить перевести остаток, либо вычесть эту сумму из зарплаты, но только с согласия работника.
Суточные не могут заменять зарплату. Сама командировка тоже оплачивается, но не как обычно, а по среднему заработку. Его рассчитывают за последние 12 месяцев или меньше, если работник работает меньше года. Эти деньги обычно выдают вместе с зарплатой после командировки.
Как оформить командировку сотрудника: 7 шагов
Давайте закрепим, как отправить сотрудника в командировку:
Также есть полезные сервисы, которые помогают организовать служебную поездку. Они могут помочь забронировать номер в отеле, купить билеты на самолёт, настроить электронный документооборот.
А если вы хотите ещё больше автоматизации — подключите Кнопку и отправляйте сотрудников в командировку сразу в приложении. И это лишь малая часть наших возможностей для того, чтобы облегчить вашу работу с кадрами. Позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
- Выберите сотрудника и проверьте, можно ли его командировать и есть ли ограничения.
- Согласуйте командировку с руководителем.
- Издайте приказ. Если в командировку едут несколько сотрудников, то их можно указать вместе.
- Получите подпись руководителя и ознакомьте работника с приказом.
- Выдайте аванс: расходы на проживание, транспорт и суточные.
- В течение трёх дней получите авансовый отчёт от сотрудника.
- Оплатите командировку по среднему заработку.
Также есть полезные сервисы, которые помогают организовать служебную поездку. Они могут помочь забронировать номер в отеле, купить билеты на самолёт, настроить электронный документооборот.
А если вы хотите ещё больше автоматизации — подключите Кнопку и отправляйте сотрудников в командировку сразу в приложении. И это лишь малая часть наших возможностей для того, чтобы облегчить вашу работу с кадрами. Позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.
Материал подготовили
Анастасия Ефименко, маркетолог
Остались вопросы?