Отпуск на Мальдивах, Бали или Кубе? Это слишком банально, скучно и дорого. Если до отдыха ещё далеко, а путешествовать очень хочется — как насчёт командировки в Чебоксары?
В некоторых компаниях рабочие поездки случаются чуть ли не каждый месяц, поэтому руководителям необходимо чётко знать правила отправки сотрудников на бизнес-миссии. В этой статье мы обсудим, как организовать командировку от приказа до отчёта, ответим на частые вопросы и дадим полезные рекомендации.
В некоторых компаниях рабочие поездки случаются чуть ли не каждый месяц, поэтому руководителям необходимо чётко знать правила отправки сотрудников на бизнес-миссии. В этой статье мы обсудим, как организовать командировку от приказа до отчёта, ответим на частые вопросы и дадим полезные рекомендации.
Что такое командировка
Командировка — рабочая поездка по России или за границу, организованная работодателем. Она нужна для решения какой-либо задачи по работе: провести переговоры, выступить на конференции, согласовать отчёт или проверить работу филиала.
Организует командировку руководитель, издав приказ. Там прописывается цель поездки, смета на аванс, сроки командировки. После возвращения сотрудник пишет авансовый отчёт о потраченных средствах.
У командировки должна быть чётко определена цель, связанная с рабочими делами. Если её посчитают личной и не соответствующей должности работника, налоговая не признает расходы обоснованными. Ни в коем случае не указывайте целью «отмечаем юбилей компании» или «едем в гости в другой филиал». Даже если это так :)
Организует командировку руководитель, издав приказ. Там прописывается цель поездки, смета на аванс, сроки командировки. После возвращения сотрудник пишет авансовый отчёт о потраченных средствах.
У командировки должна быть чётко определена цель, связанная с рабочими делами. Если её посчитают личной и не соответствующей должности работника, налоговая не признает расходы обоснованными. Ни в коем случае не указывайте целью «отмечаем юбилей компании» или «едем в гости в другой филиал». Даже если это так :)
Важно:
Если вы целый рабочий день ездите по различным поручениям на другой конец города — это не считается командировкой. Такой характер работ называется разъездным: у курьеров, водителей, экспедиторов.
Нужно ли составлять положение о командировках
Если в вашей компании предусмотрены частые поездки по работе, то будет полезно составить положение о командировках. Но это необязательно, штрафовать за его отсутствие вас не будут.
Положение о командировках обеспечит:
Документ составляют в свободной форме, единого образца оформления нет. В нём можно закрепить формы отчётов, цели поездок, прописать размер суточных, виды расходов и документы, которыми их подтверждать. Если вы хотите возмещать работнику траты на такси или связь, это тоже нужно указать в положении.
Положение о командировках обеспечит:
- обоснованность затрат для налоговой инспекции: позволить закрепить лимиты расходов на командировку
- удобство для руководителя: не придётся каждый раз отвечать на одни и те же вопросы и совершать ошибки в оформлении
Документ составляют в свободной форме, единого образца оформления нет. В нём можно закрепить формы отчётов, цели поездок, прописать размер суточных, виды расходов и документы, которыми их подтверждать. Если вы хотите возмещать работнику траты на такси или связь, это тоже нужно указать в положении.
Кого нельзя отправить в командировку
В командировку по общим правилам можно отправить только тех, с кем заключён трудовой договор. Если вы командируете сотрудника на ГПХ и хотите компенсировать расходы на проживание и транспорт, это должно быть прописано в договоре. Суточные ему положены не будут.
Командировать нельзя беременных женщин, сотрудников на больничном и несовершеннолетних, только если они не работают по творческим профессиям из перечня.
А ещё у некоторых сотрудников могут быть ограничения по командировкам:
Также отказаться от командировки могут:
Если такой сотрудник согласен поехать в командировку, то ему нужно написать заявление в свободной форме. Без него отправлять льготников нельзя — это будет нарушением.
Командировать нельзя беременных женщин, сотрудников на больничном и несовершеннолетних, только если они не работают по творческим профессиям из перечня.
А ещё у некоторых сотрудников могут быть ограничения по командировкам:
- по территории (иностранные работники могут трудиться только в регионах, на которые получено разрешение)
- по медицинским показаниям (инвалидам по программе реабилитации могут быть запрещены поездки)
- по цели командировки (ученические командировки)
- связанные с политической деятельностью (кандидаты в выборный орган не могут брать командировки во время выборов)
Также отказаться от командировки могут:
- женщины с детьми до 3 лет
- родители детей-инвалидов
- работники, которые ухаживают за больными родственниками
- родители-одиночки с детьми до 14 лет
- сотрудники с детьми до 14 лет, если супруг работает вахтой или служит в армии
- родители, у которых более 3 несовершеннолетних детей, при этом младшему менее 14 лет
Если такой сотрудник согласен поехать в командировку, то ему нужно написать заявление в свободной форме. Без него отправлять льготников нельзя — это будет нарушением.
Остались вопросы?