Спецпредложение для IT-компаний
Сервисы
Бухгалтерия для IT-компаний в Армении
ООО и ИП на любой системе налогообложения, без ограничений на количество сотрудников.
Подробнее

Дистанционные сотрудники. Часть 3: Выпуск ЭЦП и переход на ЭДО

7 апреля 2022 #Начало бизнеса #Юридические моменты

Представьте, что буквально вчера вы перешли на удалёнку, а квартира уже превратилась в домашний офис с мягкими тапочками и пижамой. Всё так уютно и хорошо, но есть проблема — надо работать.

На первый взгляд коммуникация с коллегами не кажется сложной. Для общения есть мессенджеры, для документов — электронная почта. Всё довольно прозаично. Но, как оказалось, даже в таком простом деле есть свои тонкости.

Для безопасности работодателя всё общение должно быть формализовано и описано в трудовом договоре и/или специальном Положении о дистанционной работе. Как это сделать? Рассказываем ниже :)

А если вам интересно почитать про трудоустройство дистанционного сотрудника и перевод действующего офисного работника на удалёнку, то сделать это можно в этой и этой статьях.

3 уровня взаимодействия работника и работодателя

Мы выделили 3 уровня взаимодействия и пойдём от сложного к простому.

Уровень 1 — Электронные документы + квалифицированная ЭЦП

Немного теории:

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) бывает:

— Простая
Защищена слабо и используется лишь для подтверждения авторства при отправке данных.

— Усиленная
Защищена лучше, уверенно заменяет собой подпись и печать и гарантирует неизменность отправленного документа. Делится на квалифицированную и неквалифицированную. Отличаются они степенью защиты и возможностью использования.

ЭЦП, которой пользуется работодатель, может быть только квалифицированная. Для работника разрешены как квалифицированная так и неквалифицированная. Обе выдаются в специальных удостоверяющих центрах. Или, если вы работодатель, можно обратиться в ФНС.

В подписании каких документов участвует ЭЦП?

— трудовой договор;
— допсоглашения к нему;
— договор о материальной ответственности;
— ученический договор на получение образования.

Есть ещё какие-то варианты дистанционного подписания? Нет. Обмениваться сканами также запрещено. Но если ЭЦП ещё не оформлено, можно направить документы почтой или курьером.

Уровень 2 — Электронные документы + простая ЭЦП

Здесь речь идёт об общении и обмене документами по электронной почте. Почему именно она, и при чем здесь простая ЭЦП?

Простая ЭЦП может быть создана самим работодателем или работником. Для этого не нужно обращаться в удостоверяющий центр или в налоговую. За простой электронной подписью скрывается доступ в виде привычных нам логина и пароля. То есть все документы и сообщения, отправленные по электронной почте, будут считаться подписанными простой электронной подписью.

Подобным образом можно отправлять и подписывать любые кадровые документы, разумеется за исключением, тех, что упомянули на Уровне 1.

Кроме электронной почты есть программы и приложения для контроля задач: Jira, Bitrix24 и подобные им. В них логин и пароль также будут ключом простой ЭЦП.

Важно!

Чтобы система с простой ЭЦП работала, обязательно укажите об этом в трудовом договоре или в Положении о дистанционной работе. Рекомендуем выбрать Положение и подробно прописать всё там.

Уровень 3 — Сообщения и документы в мессенджерах

Для начала оговоримся, что обмениваться важными документами и сообщениями, например, приказами, поручениями и отчётами, нужно по электронной почте. Для мессенджеров оставьте текущие вопросы и срочные дела.

Почему? У них, как правило, нет пароля и логина. Привязка аккаунта происходит по номеру телефона. Поэтому в трудовом договоре обязательно укажите номера телефонов работника и работодателя.

Возможность обмениваться сообщениями и документами в мессенджерах нужно прописывать в трудовом договоре и/или Положении о дистанционной работе. При этом нужно перечислить наименования мессенджеров, которыми будете пользоваться.

Документы, направленные и полученные в мессенджерах нужно дополнительное пересылать по электронной почте. Поручения работнику также желательно дублировать по электронной почте.

Оксана Комарова, юрист

Хотите подключить ЭДО или нужна помощь с ЭЦП? Оставьте заявку! Подключим на тариф и ответим на все вопросы.

Телефон, Имя

Контроль за работниками

На удалёнке есть свои риски. Не все понимают, что перемещение на дистант — это не отпуск. Бывает, что сотрудники забываются и занимаются совсем не тем, чем следует на работе. Или вообще могут не давать о себе знать. Работодатели вольны придумывать разные варианты контроля, но в обязательном порядке нужно закрепить следующее:

1) Отчётность

Очень важная часть удаленной работы. С её помощью работодатель понимает, какие поручения работник выполнил, а какие нет. Какую работу сделал, а какая так и осталась лежать мёртвым грузом.

Для этого закрепите, за какой период будет предоставляться отчёт (месяц, неделя, а может каждый день) и дату дедлайна для работника. Есть возможность закрепить форму отчета? Вообще отлично! Всю информацию об отчёте пропишите в трудовом договоре и/или в Положении о дистанционной работе.

2) Срок ответа на сообщения

Пропишите срок, в течение которого работник должен отвечать на сообщения. Сделать это также можно в трудовом договоре и/или в Положении о дистанционной работе. Указать можно любое удобное время. Например, в течение 1 часа. Также будет не лишним предусмотреть обязанность быть доступным по телефону и присутствовать на онлайн-встречах.

3) Фиксация времени начала и окончания работы

Можно добавить условие о ежедневном сообщении начала и окончания рабочего дня. Это лишь пример, сценариев может быть много. Поэтому, если хотите зафиксировать время, возможен любой способ на усмотрение работодателя.

А в следующей статье разберём, за что можно попрощаться с сотрудником на удалёнке, как сделать это грамотно, и нужно ли проходить сотруднику на дистанте плановый медосмотр.

Оставьте заявку, проконсультируем, ответим на все вопросы,
подключим.

Телефон, Имя

Над материалом работали

Оксана Комарова, юрист
Аня Юдина, маркетолог

Наши соцсети.

Смотрите и подписывайтесь —
там интересно
Сервис «Кнопка» позволяет вести бухучёт клиента в автоматическом режиме за счёт ПО, разработанного АО «Кнопка» путем покупки лицензии на использование сервиса. Программа обновляется ежемесячно и является основой Сервиса.
121205, Москва. Станция метро Баррикадная, ул.Садовая-Кудринская, 8
АО «Кнопка»
Юридический адрес: 121205, Москва, ИЦ «Сколково»,
ул. Нобеля, дом 7, этаж 4, помещение 10.
ИНН 9731093039
КПП 773101001
ОГРН 1227700292456
Расчётный счёт 40702810002500131007
ТОЧКА ПАО БАНКА «ФК ОТКРЫТИЕ»
Корреспондентский счёт 30101810845250000999
БИК 044525999
Согласно закону «О специальной оценке условий труда»
№ 426-ФЗ от 28.12.2013 г. АО «Кнопка»
провело специальную оценку условий труда.