Ведение кадрового учета

Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:

• факт принятия на работу сотрудника;
• занимаемая им должность, а также ее смена;
• дата и причины увольнения.

Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

• личные карточки работников;
• должностные инструкции;
• штатное расписание;
• правила трудового распорядка организации;
• график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Когда вы принимаете сотрудника в штат, первым делом следует получить от него пакет документов. В него входит удостоверение личности, идентификационный код, страховой номер лицевого счета, диплом или другие бумаги, подтверждающие его квалификацию. При наличии этих документов следует заключить договор. На данном этапе также подписывают дополнительные бумаги, связанные со спецификой работы. Например, договор материальной ответственности или о неразглашении коммерческой тайны.

Далее ведение кадровых документов требует, чтобы договоры зарегистрировали и издали приказ о зачислении сотрудника в штат. Обратите внимание, что ваш новый подчиненный обязан ознакомиться с этим приказом.

Затем вносят соответствующие записи в трудовую книжку, книги учета, создают карточки специалиста. Если на предприятии используют табели учета, в них также нужно сразу вписать нового сотрудника.

• Поиск, наем, оформление персонала.
• Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
• Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
• Ведение всех связанных с персоналом документов

Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая.

Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.