Как правильно отправить сотрудника в командировку и при чём тут закон Мерфи

За прошедшие полгода все научились работать удалённо, выучили слово «конференция» и освоили звонки по зуму, скайпу и вотсапу. Короновирус вообще немало поспособствовал техническому прогрессу и компьютерной грамотности.

Командировки же, однако, никуда не делись — решить всё удалённо невозможно. И пока это так, наша статья будет актуальной :)

Так давайте же поговорим про то, как отправить сотрудника в командировку правильно. А поможет нам в этом Авиасейлc, крупнейший поисковик авиабилетов в России.

Что такое командировка

Определение даётся в Трудовом Кодексе: командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой сотрудник должен выполнить служебное поручение. Важно, что такая поезда происходит вдали от постоянного места работы.

Закон также говорит, что поездки сотрудников, работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются. В переводе на человеческий язык: работа проводника или курьера командировкой не считается.

Кто работника командирует, тот его и оплачивает

На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок и рабочее место (нельзя уволить). Закон также предписывает работодателю компенсировать затраты сотрудника на жильё, проезд и другие расходы, связанные со служебной поездкой, например суточные. Наконец, нельзя отправить в командировку сотрудника, который находится в отпуске или на больничном.

Какие документы нужны для начала командировки

Есть компании, которые предпочитают регулировать командировки при помощи локального акта, в котором указывается:

✔ что может быть целью рабочей поездки;

✔ кого могут отправлять в командировку;

✔ размер суточных для командировок по России и за границу;

✔ виды расходов, которые на себя берёт работодатель (например, представительские расходы или такси).

Называться такие локальные акты могут как угодно: кто-то называет это Положением, кто-то — Правилами. Но можно обойтись и без них, закон не обязывает.

Многие также почему-то думают, что работнику нужно обязательно писать заявление на суточные или аванс. Это не так. До августа 2019, действительно, такая практика была, но теперь это уже не обязательно, потому что выдавать или перечислять сотруднику деньги для командировки можно и на основании так называемого распорядительного документа — приказа, распоряжения или указания. В таком документе пишут, куда, когда и кого отправляют в командировку (ФИО, должность), а также цель поездки. Если известна принимающая сторона, то надо указать и её тоже.

Сколько платить?

Затраты работодателя на командировку делятся на две части: суточные и все прочие расходы.

Суточные — это деньги, которые нужны, чтобы сотрудник мог что-то есть, пить и не умер с голода. Существует широко распространённое (и ошибочное) мнение, что максимальный размер суточных для командировок по России — 700 ₽, а при поездках за границу — 2 500 ₽. На самом деле, может быть и больше, но тогда разница будет считаться доходом работника — с этой суммы надо удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и всё перечислить в бюджет. Однако, если командировка в пределах одного дня (утром уехал, вечером вернулся домой), то суточные не выплачиваются.

Во всех прочих случаях сотруднику надо где-то жить и как-то добираться до нужного места. Возможно, также покупать в местных магазинах какое-то оборудование или расходные материалы, чтобы не везти с собой через всю страну. Всё это тоже расходы работодателя.

Наконец, зарплату тоже надо платить. Но есть нюанс: во время командировки она начисляется не по окладу, а по среднему дневному заработку. Если сотрудник работает у вас больше года, то надо считать за последние 12 месяцев. Если меньше — то исходя из того времени, которое фактически отработано.

Вернулся — отчитался

И вот сотрудник вернулся из дальних странствий. Он составляет авансовый отчёт, в котором рассказывает — сколько и на что потратил. Выглядит это так:

Затраты надо подтверждать не словами, а документами. Принцип очень простой: во время поездки собирать все чеки, накладные, акты, посадочные талоны и другие документы по деловым расходам. Их можно (и даже полезно) фотографировать, также не стоит пренебрегать возможностью получить кассовый чек по смс или на электронную почту.

пусть чек мятый — бухгалтер не расстроится :)

Вспомним закон Мерфи: если чек можно потерять, то кто-нибудь обязательно потеряет, придётся его восстанавливать, это долго и муторно (можно этого не делать, но тогда налоги будут больше, чем могли бы). А так — будет электронный вариант, бухгалтерия для учёта расходов и расчёта налогов его тоже принимает.

Кстати, о посадочных талонах. Они тоже могут быть электронными. Но чтобы бухгалтерия могла учесть расходы, на талоне должен быть штамп о досмотре — придётся распечатать, даже если регистрация была онлайн. То есть в случае частной поездки можно просто показать штрих-код на экране смартфона, при деловой же нужна бумага. Но даже если всё-таки потеряли, то дело поправимо — надо, чтобы перевозчик подтвердил поездку, мы писали об этом в прошлом году.

Единственное, что не нужно подтверждать документами — это суточные, о которых мы говорили выше. Но если ваш сотрудник пригласил контрагента на деловой ужин, то это расходы компании, документы нужны.

А если сотрудник перепутал?

Снова закон Мерфи в действии: компания выдала сотруднику наличные деньги или корпоративную карту, а он взял и расплатился своей, личной. По возвращении сотрудник оформляет авансовый отчёт: сколько получил, столько и возвращаю, но вот вам ещё чек на энную сумму. Получается, что в этом случае уже компания ему должна — надо компенсировать.

Обратная ситуация: сотрудник расплачивается корпоративной картой, но покупает лично для себя — как, например, поехать в провинцию Шампань и не купить бутылку одноимённого игристого в подарок тёще? В этом случае тогда уже сотрудник должен компании. Если должен — то надо вернуть. Если не может вернуть в моменте, то компания может удержать эту сумму из его будущей зарплаты — сразу или частями. Но удерживать больше 20% нельзя — запрещает Трудовой Кодекс.

Где ещё можно напутать? На этапе подготовки и сборов — если этим занимается не сам командируемый, то чаще всего будет напрасная трата времени и нервов: спросить, уточнить, ой-на-этот-рейс-билеты-кончились, ой-а-я-в-это-время-не-могу и всё по новой.

А кто-то пользуется услугами агентств — вот-вам-счёт-на-оплату, а-давайте-переделаем-мы-передумали, ой-не-успели-оплатить и вообще мы-от-вас-ещё-прошлый-акт-не-получили… Мерфи стоит рядом и коварно улыбается.

Но к чему эти сложности…

…когда есть идея получше: пусть сервис бронирования сам сделает всё, что нужно: подготовит все документы и передаст сразу бухгалтеру и сразу в электронном виде.

Представьте: ваши сотрудники сами быстро и просто заказывают в Авиасейлc гостиницы, билеты, трансфер — и спокойно летят по делам компании. А сервис по итогам месяца делает полный пакет закрывающих документов — реестр продаж, акт выполненных услуг, счёт-фактуру на сервисный сбор поставщика — и отправляет в вашу бухгалтерию. Если ваша бухгалтерия — Кнопка, то эта информация появится в 1С в нужный момент и без вашего участия, потому что мы с Авиасейлc партнёры, сделаем всё сами :)

Господин Мерфи нервно курит в стороне, а директор счастлив, что одной заботой меньше. И у всех резко перестаёт болеть голова. Идеальная картина мира.

Резюмируем: за хорошей бухгалтерией приходите в Кнопку, а за лёгкими командировками — в Авиасейлc. Для клиентов Кнопки — билеты без комиссии.

Творите, летайте, богатейте :)

Подсказали — Кристина Ларькина и Дмитрий Нелюбин, бухгалтеры Кнопки, и Авиасейлc, крупнейший поисковик авиабилетов в России.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)