К бумажным трудовым книжкам все привыкли. Но в этом году появились ещё и электронные — это тоже подтверждение трудовой деятельности и стажа, только в цифровом виде.

При этом цифра не отменяет бумагу. Пока не отменяет: применяться будет и та, и другая. Причём работник сам решает, какая ему милей. Но перед этим работодатель должен уведомить всех об этом — вдруг кто-то ещё не в курсе. При этом работник может ничего не отвечать, но всё равно считается, что выбор сделан.

В общем, электронные трудовые вошли в нашу жизнь недавно, а многие уже успели запутаться. Давайте распутываться. Начнём с истории.

Откуда они вообще взялись

Трудовым книжкам в России уже 102 года — первый декрет, посвящённый им, был аж в 1918. Потом их вроде бы отменили — на самом деле, заменили на трудовые списки — но в 1939 вернули обратно.

С тех пор они есть почти у всех, кто когда-либо работал. Современное законодательство, а именно 66 статья Трудового кодекса, говорит, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Хотя с этим многие готовы поспорить — современные технологии вполне позволяют обходиться без этого.

В незапамятные времена, когда слова «айти», «сервер» и «база данных» принимали за ругательство, расчёт пенсии был проще: на итоговую сумму влияли размер зарплаты, продолжительность и непрерывность стажа, а также проживание на Крайнем Севере и вредность работы — за это назначали повышающие коэффициенты. Но потом система начала меняться.

В 1990 году в пенсионной истории возникло новое явление — страховые взносы, которые платили и работники, и работодатели. Работники платили 1% от зарплаты, работодатели — 31,6%, примерно столько же, сколько сейчас. Взносы перечислялись в специально созданный Пенсионный фонд. Да-да, он существовал не всегда :)

Ещё через несколько лет начался персонифицированный учёт пенсионных отчислений. Всем был присвоен уникальный номер в системе пенсионного страхования, появилась всем известная зелёная карточка — СНИЛС. Кстати, с апреля 2019 года выдают уже не её, а уведомление о регистрации в базе учёта ПФР.

Сейчас на размер пенсии непрерывность стажа уже не влияет, а вот его продолжительность имеет значение: чем он дольше, тем больше будет пенсионных прав, которые выражаются в неочевидных пенсионных баллах. Также важен возраст обращения за пенсией: если пенсионный возраст наступил, а сотрудник продолжает работать, то пенсия будет выше — таким образом государство стимулирует нас работать.

Но самым важным фактором является размер зарплаты: чем выше зарплата, тем выше пенсия. Конечно, мы имеем в виду только официальную зарплату — если работодатель не перечислял страховые взносы полностью, то пенсия будет меньше, чем могла бы. Поэтому своевременно проверяйте свои накопления на Госуслугах и работайте там, где зарплата полностью белая.

Подведём промежуточный итог: раньше пенсию гарантировала трудовая книжка с нужным количеством записей. Сейчас уже нет. Поэтому наберёмся смелости и признаем очевидное: трудовые книжки — анахронизм и динозавр доцифровой эпохи.

Нужны ли они на бумаге сейчас

Объективно — нет. Важно, чтобы трудовые отношения были подтверждены, а работодатель перечислил деньги в бюджет. Первое прекрасно подтверждается трудовым договором, а второе можно проконтролировать на Госуслугах или в личном кабинете ПФР. В такой картине мира трудовые книжки не нужны.

Неудивительно, что разговоры об их отмене ведутся уже много лет. Поэтому появление электронных трудовых книжек — это шаг навстречу логике и здравому смыслу. С 2021 года у всех, кто устраивается на работу впервые, будут только такие.

Вообще, электронная трудовая книжка и не книжка вовсе, а цифровой отпечаток рабочего пути: это сведения о работнике, месте работы, дате приёма и увольнения, должности — то есть всё то, что до прошлого года записывали в бумажный вариант. С января 2020 года работодатели каждый месяц отправляют отчёты по форме СЗВ-ТД. Их совокупность и есть то, что сейчас называют электронной трудовой книжкой, хотя термин не очень корректный. Но за сто лет к нему все привыкли, так что отвыкнуть будет непросто. Инерция мышления — страшная сила. Поэтому ещё какое-то время будет так.

Итак, цифровизация вроде бы наступает, но бумажные трудовые никуда не делись. Кому-то бумага милее непонятной «цифры». А у кого-то оцифрована только часть трудового стажа — с 2002 года, хотя у работодателей уже тогда была возможность сообщать государству о предыдущем опыте работника. Некоторые работодатели это делали, а некоторые — нет. Поэтому их работники не видят своего стажа в извещении о состоянии лицевого счёта :(

Если это ваш случай, то знайте, что ничего не потеряно и всё можно исправить. Неработающие и самозанятые могут обратиться в ПФР лично, а если вы работаете, то скажите работодателю, чтобы он сообщил государству о вашем предыдущем опыте. В обоих случаях подаётся декларация по форме СЗВ-К, скачать её можно отсюда.

А если вы работодатель, то предложите сотрудникам проверить, знает ли государство про их стаж до 2002 года. Если нет, то помогите им — это сервисно, человекоориентированно и вполне в духе Кнопки.

А пока в цифру переведено не всё, пережиток старины чувствует себя прекрасно и на покой не собирается. Более того, обязанностей у кадровиков и бухгалтеров прибавилось — и электронные, и бумажные книжки теперь надо вести параллельно.

И что теперь делать

Если вы работодатель, то вот ваш план ближайших действий. Прежде всего, до 31 октября нужно сообщить всем сотрудникам, что электронные трудовые книжки теперь не только бумажные, но и электронные. И что им надо выбрать: переходить на цифру или оставить всё, как есть. Это надо сделать письменно — мы подготовили бланк уведомления, скачивайте, пользуйтесь.

После того, как вы уведомили работников, нужно дождаться их решения: выбор надо сделать до 31 декабря. Если выбор будет в пользу бумажной книжки, то надо будет и её вести, и СЗВ-ТД отправлять. По сути — вести две трудовые сразу. Если сотрудник промолчит и ничего не скажет, то тоже считается, что он выбрал бумагу.

Если же сотрудник выберет электронный вариант, то верните ему бумажную книжку — вы больше не несёте за неё ответственность. Сделать это надо в тот же день, когда сотрудник заявил о переходе на «цифру». Но перед этим нужно внести в неё последние записи:

В первой графе надо поставить порядковый номер.

Во второй — дату выдачи трудовой книжки на руки.

В третьей делается такая запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)». Написать надо всё, что внутри кавычек.

В графе 4 ставится дата подачи заявления работника — число, месяц, год.

Кроме того, нужно сделать запись в книге учёта движения трудовых книжек: в графе 13 надо работодателю написать «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)» — а работнику надо расписаться в получении.

Важно: отказ от бумажной трудовой — это навсегда. Если, к примеру, работник выбрал электронный вариант, получил бумажную книжку на руки, уволился, а у нового работодателя снова захотел, чтобы записи были на бумаге — то не выйдет. И завести на новом месте работы бумажную трудовую тоже не получится.

Надеемся, наша памятка многим поможет. Но это лишь одна из многих кадровых задач — а ведь есть ещё зарплата, отпуска, командировки, больничные и многое другое. Если опасаетесь что-то упустить и запутаться в хитросплетениях, то доверьте это Кнопке — возьмём бухгалтерию и кадры на себя, посчитаем налоги, сдадим отчётность, поможем в юридических вопросах и сами будем общаться с налоговой и ПФР. Освободите время для жизни :)

Подсказала — Даша Першина, бухгалтер по зарплате в Кнопке.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)