Если директор компании навсегда надолго уезжает в другую страну, он может продолжить управлять бизнесом в России. Юридически у него есть все основания. Но без тщательной подготовки компания столкнется с кучей сложностей и стоп-факторов. Элементарное открытие счёта превратится в настоящий квест. Рассказываем, как этого избежать и на что обратить внимание.
Как подписывать документы?
Если вы до сих пор подписывали бумажные документы, вам придется резко менять привычки и выпускать КЭП (квалифицированную электронную подпись). Её можно получить в налоговой или в другом аккредитованном удостоверяющем центре.
Процедура простая и быстрая: вы покупаете специальный носитель (выглядит как обычная флешка) и приходите в налоговую с документами, подтверждающими вашу личность и должность. За несколько минут носитель превратят в токен, на котором и будет храниться ваша электронная подпись.
Важно: впервые получить КЭП можно только на территории России.
Если КЭП и токен у вас есть, и срок действия ещё не закончился, то продлить действие электронной подписи можно удалённо, без возврата в Россию.
Для этого достаточно продлить ее онлайн, подтвердив пролонгацию вашей действующей электронной подписью. Это можно сделать в Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц.
А вот если срок подписи уже истёк — придётся вернуться.
КЭП поможет в любой ситуации?
Увы, нет. Для некоторых вопросов нужны будут представители в России, которые смогут подписывать документы за вас.
Например, если ваш банк попал под санкции, и вы хотите открыть счёт в другом банке. Для этого понадобится личное присутствие. А если вы будете открывать счёт через представителя, то ему понадобится нотариальная доверенность. Но даже с ней банк может отказать в открытии счёта, ведь правила у разных банков отличаются. Например, Модульбанк не открывает счета по доверенности, а вот Морской Банк не видит в этом проблемы.
Также нотариальная доверенность на представителя может понадобиться для подписания машиночитаемых доверенностей (МЧД), сделок с недвижимостью, регистрации транспорта и представительства в суде. Кроме того, она нужна, чтобы ваш представитель сам мог выдать кому-то доверенность.
Если вы являетесь учредителем компании и планируете покинуть Россию, мы советуем заранее внести изменения в уставе Общества или единогласным решением участников и заверить их у нотариуса. По умолчанию все очные решения общего собрания ООО должны заверяться нотариально (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК). Мы рекомендуем прописать в уставе и другие способы, например, «с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения». Это сильно облегчит жизнь, и часть решений не потребует нотариального удостоверения.
Но даже после этого вам понадобится нотариальная доверенность для некоторых регдействий. Например, купля-продажа доли, вход/выход участника, смена директора.
Кстати, гораздо проще и быстрее оформить нотариальную доверенность, когда директор ещё в России. Но даже после выезда из страны её можно подготовить и заверить в российском консульстве, хотя это займёт больше времени и выйдет дороже.
Кто может являться доверенным лицом?
Доверенным лицом не обязательно должен быть сотрудник компании. Им может стать абсолютно любой человек, достигший 18 лет. Например, родственник или друг, который не участвует в делах компании, но находится в России, на связи и, в случае необходимости, может подписать документы от вашего имени.
Если у вас нет человека, которому вы готовы доверить подписание документов, можно отдать эту функцию на аутсорсинг: заключить договор с компанией и выписать доверенность. Если хотите узнать, как это устроено — напишите нам.
Как подписывать и хранить документы с контрагентами?
Самый простой способ — подключиться к электронному документообороту и перевести на него своих контрагентов. Самые популярные системы ЭДО: Диадок и СБИС. В этом случае все подписанные документы будут храниться в сервисе ЭДО, и вы сможете скачать их в любой момент.
Если ваши контрагенты преимущественно физлица, советуем свести обмен документами к минимуму: изменить сайт, заменить договор на оферту, подключить облачную онлайн-кассу.
Если контрагенты месяцами не присылают закрывающие документы, вы можете поручить сбор первички нам. Мы недавно писали, как помогли клиенту сэкономить несколько миллионов рублей с помощью мощной работы по сбору документов.
Как быть с сотрудниками?
Наряду с сервисами ЭДО, набирают популярность аналогичные сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Чтобы вам было легче выбрать подходящего оператора КЭДО, собрали для вас сравнительную таблицу с самыми популярными решениями.
Для полноценной работы с КЭДО работодателю потребуется КЭП, а работникам будет достаточно УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи). Простыми словами, отправлять всех сотрудников в удостоверяющий центр или налоговую не нужно. Им достаточно будет подтвердить личность с помощью упрощённой верификации. Например, отправить фото с паспортом при регистрации личного кабинета.
Мы недавно писали, что делать, если сотрудник переехал за границу. Здесь же отдельно расскажем про налоговое резидентство. Это важный момент, который может привести к неприятным пеням и перерасчёту налога, если не учесть его при выплате зарплат и дивидендов нерезидентам.
Статус налогового резидента определяет, в какой стране человек платит налоги со своих доходов. Если гражданин покинул свою страну и пробыл за границей 183 дня в течение года, человек становится налоговым нерезидентом.
Например, если ваш сотрудник уехал в Сербию и прожил там 183 дня в течение 12 месяцев, он перестанет быть налоговым резидентом России ровно на 184-й день. Платить НДФЛ нужно в той стране, в которой вы получаете доход, но есть нюанс.
Если сотрудник работает на вас по трудовому договору, но при этом является налоговым нерезидентом, то вы обязаны удерживать с его зарплаты не стандартные 13% НДФЛ, а целых 30%.
Если работодатель не уследил и удерживал НДФЛ по стандартной ставке, в случае выявления налоговая доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. А если работодатель не оплатит НДФЛ или заплатит не полностью, пеней и штрафа не избежать. Он будет 20% от суммы, а если докажут умысел — 40%.
Важный момент: налоговое резидентство привязано к календарному году. Если, например, 183 дня вне РФ наступят в декабре, то налоговый кодекс требует пересчитать НДФЛ по ставке 30% за весь период с начала календарного года — может получиться довольно серьёзная сумма.
Пока налоговая не умеет самостоятельно узнавать о том, что человек покинул Россию. Если работодатель не сообщит о вашем отъезде, в глазах налоговой вы останетесь налоговым резидентом.
В редких случаях ФНС запрашивает у госорганов данные о пересечении границы конкретным человеком, но только если у неё есть какие-то подозрения: например, разыскивает должников. А вот процедуры массового автоматического сбора данных пока нет.
При этом цифровизация госаппарата идёт настолько стремительно, что можно ожидать появления такой процедуры в ближайшие годы.
У работодателя есть несколько вариантов действий:
1. Делать вид, что сотрудник никуда не уезжал и надеяться, что налоговая не заметит. В этом случае, если налоговая узнает о реальном положении дел, она доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. с начала года. Каждый решает самостоятельно, выгоден ли такой риск.
2. Следить за датами и начать начислять НДФЛ по ставке 30%.
3. Официально оформить, что место работы сотрудника теперь за пределами страны, и получить право вовсе не удерживать НДФЛ. Этот вариант не сработает для директора, но сработает для других сотрудников.
Для этого, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник работает на территории другой страны. Но если ориентироваться на письмо Минтруда, то лучше всего расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон, а после заключить договор ГПХ.
При найме новых сотрудников из-за рубежа (иностранцей или налоговых нерезидентов), лучше сразу подписывать договор ГПХ. В таком случае вам не нужно будет удерживать НДФЛ с их выплат, поскольку они получают доход от источников за пределами России. В этом случае сотрудник сам будет нести ответственность за уплату налога со своего дохода в бюджет той страны, где он находится.
Такой договор ГПХ не переквалифицируют в трудовой, ведь если сотрудник находится за границей, работодатель не может обеспечить ему все трудовые гарантии и условия труда.
Другая история с директором. Согласно статье 208 НК вознаграждения директорам и членам советов директоров российских организаций облагаются НДФЛ независимо от того, где их выплатили: в России или за границей, а значит НДФЛ точно будет 30%.
Учредитель-нерезидент должен платить 15%, а не 13% НДФЛ с дивидендов, если у страны резидентства учредителя нет соглашения об избежании двойного налогообложения с Россией. Список этот периодически меняется, поэтому лучше сверяться с ним, когда возникает вопрос.
Как построить работу с бухгалтерией?
Из-за разницы часовых поясов и проблем со средствами связи коммуникация с бухгалтером или аутсорсом может стать пыткой. Мы рекомендуем заранее обсудить с вашей бухгалтерией, как вы построите взаимодействие с ними, и умеют ли они решать все вопросы удалённо.
Ну а мы работаем в таком формате давно и уже сделали несколько шагов, чтобы наших клиентов такое не коснулось:
Для согласования налогов нужно больше времени, поэтому посчитанный налог мы отправляем на согласование заранее.
Вместо миллиона мессенджеров и почт предлагаем общение с бухгалтером и юристом в режиме одного окна — в функциональном приложении Кнопки.
Для решения срочных вопросов организуем Zoom-конференции. А совсем скоро нам можно будет бесплатно позвонить из любой страны мира.
Помогаем подключить и настроить ЭДО и КЭДО, подписываем документы по доверенности, собираем первичку с ваших контрагентов.
А если вам нужны «ноги» в Москве, например, для похода в налоговую или представительства в суде — будем рады помочь.
Мы умеем поддерживать компании, разделённые на несколько стран, поэтому, если вы ищете бухгалтерию с таким опытом или просто хотите проконсультироваться — пишите нам.