Блог

Дистанционные сотрудники. Часть 4: Увольнение и охрана труда

2022-04-07 11:00 Работа с сотрудниками # Дистанционные сотрудники
|Статья актуальна на 19.09.2024
Вот мы и подобрались к заключительной статье по дистанционным сотрудникам. Вы проделали большой путь и уже знаете, как трудоустроить удалёнщика и перевести сотрудника из офиса на дистант. Как обмениваться документами, подписывать их, и чем черевато общение с коллегой в мессенджере. Если что-то забылось — переходите по ссылкам :)
В финальной статье разберём, за что можно попрощаться с сотрудником на удалёнке, как сделать это грамотно, и нужно ли проходить сотруднику на дистанте плановый медосмотр.

Охрана труда

По сравнению с офисными сотрудниками для дистанционщиков сокращены требования по охране труда. Как пример, их не нужно отправлять на медосмотры или проводить СОУТ.
Обязанности работодателя по охране труда:
— расследовать и вести учёт несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— выполнять предписания госорганов;
— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Увольнение

Прекращение трудовых отношений с сотрудником на удалёнке не отличается от увольнения обычного работника. Оно может быть по собственному желанию, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
Помимо этого есть два специальных основания:
— Работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд с момента поступления от него запроса.
— Сотрудник сменил местоположение и больше не может выполнять обязанности, прописанные в трудовом договоре.

Важно: В трудовом договоре обязательно должны быть указаны все основания для увольнения дистанционного сотрудника.
Какие дополнительные основания:
— если дистанционный сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд (в трудовом договоре или ЛНА может быть другой срок);
— если дистанционный сотрудник сменил место дистанционной работы (например, переехал в другой город/страну), и в связи с этим сотрудник не может выполнять свою работу как прежде.

Особенности процедуры увольнения:
1) Издайте приказ об увольнении
Сначала его нужно подписать квалифицированной ЭЦП. Затем направить работнику для ознакомления по электронной почте. Работник со своей стороны также может подписать приказ квалифицированной ЭЦП и отправить подписанный скан по электронной почте, КЭДО. Отправлять приказ в мессенджере нельзя.
Если приказом обменивались по электронной почте, то в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа нужно отправить копию приказа работнику по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
2) Выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности
Если в трудовом договоре не было прописано условие, что бумажная трудовая не будет вестись, то её нужно выдать работнику в день увольнения. Иными словами в этот день работнику нужно посетить офис.
Если работник в другом городе или не может забрать трудовую, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или предоставить работодателю согласие на её отправку по почте. Трудовая хранится у работодателя, пока сотрудник не заберет её. Без согласия работника отправить её почтой нельзя.
Сведения о трудовой деятельности нужно распечатать, подписать и отправить работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью в день увольнения.

Важно

1) Предупреждение или штраф:

— от 1 000 до 5 000 ₽ для должностных лиц;
— от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП;
— от 30 000 до 50 000 ₽ для юридических лиц .

2) Работник может взыскать с работодателя заработок за время невыдачи трудовой книжки.

Негативное увольнение

Бывают случаи, когда работник пропадает и не выходит на связь, или работает непостоянно, то появляясь, то пропадая снова. Ещё случается, что после перевода на удалёнку сотрудник просто напросто начинает хуже работать.
Так уж вышло, что дистанционного работника нельзя уволить за прогул в отличие от обычного, потому что у него нет рабочего места, на которое он должен прийти с утра. А значит и отсутствие на рабочем месте зафиксировать не получится.
На такой случай в трудовом кодексе в 2021 году появилось специальное основание для увольнения: работник не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд. Оно своего рода соответствует увольнению за прогул и подойдет для случая, когда работник пропал и не даёт о себе знать.
Если работник то появляется, то пропадает, не предоставляет отчёты о работе и не выполняет поручения работодателя, его можно уволить за нарушение трудовой дисциплины.

Важно

Чтобы уволить за нарушение трудовой дисциплины в трудовом договоре и/или Положении о дистанционной работе должны быть прописаны:

— сроки предоставления отчетности;
— фиксация времени начала и окончания рабочего дня;
— сроки ответов на сообщения;
— другие подобные условия, которые вы решите установить.
Увольнять работника, если он не выходит на связь более 2 дней и в случае нарушения дисциплины, нужно по специальной процедуре.
1) Составьте акт о нарушении
В акте подробно опишите нарушение: число и время обращений к работнику, на которые он не ответил, даты и примерное содержание отчётов, которые не предоставил. Акт подписывается комиссией из трёх человек — ими могут быть любые сотрудники.
2) Направьте работнику запрос о предоставлении письменного объяснения
Сделать это можно по электронной почте. Для верности направьте работнику телеграмму. Сделать это можно тут.
3) Если в течение 2 рабочих дней объяснения от сотрудника не поступят, то составьте акт, который зафиксирует отсутствие объяснений
Если работник предоставил объяснения, то нужно рассмотреть его и принять решение, была ли причина уважительной. Например, посещение больницы — уважительная причина.
4) Причина неуважительная или объяснения отсутствуют
Тогда работодатель вправе издать приказ об увольнении. Подписать его можно квалифицированной ЭЦП или направить подписанный скан по электронной почте. Работник должен быть ознакомлен с приказом и подписать его своей квалифицированной ЭЦП или отправить подписанный скан по электронной почте. Отправлять приказ в мессенджере нельзя.
Если работник так и не вышел на связь, и не подписал приказ, то как-то ещё повлиять на него мы не можем. Главное отправить работнику приказ на бумаге или подписанный ЭЦП. Можно дополнительно составить акт, что работник отказался подписывать приказ, или что ответа от сотрудника не поступило.
При обмене приказом по электронной почте, нужно в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа отправить копию документа работнику по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. А в день увольнения выдать трудовую или направить сведения о трудовой деятельности.
Вот вы и прошли кнопочный мини-курс по дистанционным сотрудникам. Теперь вы знаете, что делать, и как соблюсти все юридические тонкости, поэтому никакой вопрос по удалёнке не застанет врасплох.
Чтобы обсудить статью, достаточно перейти в наш Телеграм-канал. А если остались вопросы, или есть желание передать нам задачи по бухгалтерии и кадрам, звоните по телефону — 88007004138. Для тех, кто выбирает писать, а не звонить, есть бот с живыми людьми в Телеграме — t.me/knopkaprobot.
Вам могут понравиться эти статьи:
— Дистанционные сотрудники. Часть 1: Трудоустройство
— Дистанционные сотрудники. Часть 2: Перевод на удалёнку
— Дистанционные сотрудники. Часть 3: Выпуск ЭЦП и переход на ЭДО

Над материалом работали

Аня Юдина, маркетолог
Оксана Комарова, юрист