Работа с самозанятыми: 3 ошибки, из-за которых Паша потерял деньги

2023-12-04 16:35 Работа с сотрудниками # Работа с самозанятыми

Что внутри:

За что могут оштрафовать компанию?
Ошибка 1: подписывать договор, который похож на трудовой
Ошибка 2: не проверить статус самозанятого
Ошибка 3: принять работу и забыть про чек и акт
4 шага к организации работы с самозанятыми

Работа с самозанятыми привлекает своей выгодой, ведь с их вознаграждений не надо платить налоги. Поэтому некоторые компании пытаются заменить штатных сотрудников фрилансерами. Так сделал и герой нашей статьи.

Паша — руководитель небольшого SMM-агентства с 5 сотрудниками в штате: бухгалтер, юрист, менеджер, SMM-специалист и дизайнер. Остальные же специалисты — самозанятые.

Он думал, что такая схема поможет сэкономить ему на зарплате и взносах. Но как только в двери постучала проверка, то сразу пожалел о своей идее. Ведь штрафов он заплатил в несколько раз больше, чем заплатил бы налогов.

За что могут оштрафовать компанию?

Основная причина — признание отношений с самозанятым трудовыми. Есть несколько вариантов, почему налоговая может так посчитать. 3 из них мы рассмотрим ниже.

Размер штрафа как всегда зависит от «статуса»:

для должностных лиц он будет от 10 000 до 20 000 ₽,
для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽,
для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽.

А ещё придётся заплатить страховые взносы и пени за просрочку уплаты взносов за каждый месяц работы по каждому самозанятому, в работе с которым было найдено нарушение.

Повторное нарушение обойдётся дороже.

Теперь разберём ошибки Паши и поделимся памяткой, которая поможет выстроить правильную работу с самозанятыми.

Ошибка 1: подписывать договор, который похож на трудовой

С фрилансером Вовой, который верстал сайт для клиента, Паша заключил договор оказания услуг, но в тексте договора налоговая нашла фразы «режим работы», «сотрудник». Также в документе был прописан фиксированный размер вознаграждения — 40 000 ₽.

Комментарий юриста:

Договор ГПХ с самозанятым не должен содержать признаков трудового договора. При подготовке договора с самозанятым забудьте про слова из Трудового кодекса.

В договоре устанавливайте размер вознаграждения, который зависит от объёма и характера выполненных работ. Например, для дизайнера сайтов это может быть количество блоков на сайте, для копирайтера — количество символов в статье.

Мы составили для вас шаблон договора ГПХ с самозанятым. Скачивайте документ по ссылке.

Ошибка 2: не проверить статус самозанятого

В следующий раз Петя был уже опытнее и взял шаблон договора: вставил данные компании и подписал документ с SEO-специалистом Семёном. Но налоговая снова нашла ошибку.

Оказалось, Семён — очень крутой специалист, и с ним работает ещё 15 агентств. Его доход уже превысил 2 400 000 ₽ с начала года, и он потерял статус самозанятого.

Важно:

Перед заключением договора убедитесь в статусе самозанятого. Это можно сделать бесплатно на сайте налоговой службы. Введите на сайте ИНН самозанятого и дату, на которую хотите проверить его статус. А также убедитесь, что у самозанятого нет задолженностей. Это можно сделать на сайте ФССП.

Ошибка 3: принять работу и забыть про чек и акт

Паша теперь проверяет самозанятого перед подписанием договора, и в формулировках договора всё чисто. Он уверен, что выстроил работу с самозанятыми и взял на проект фрилансера Соню. Соня настраивала таргетированная рекламу его клиенту. Реклама принесла много лидов, все были рады: клиенты — новой базе потенциальных клиентов, Паша — закрытому проекту, Соня — вознаграждению.

Но в конце месяца к Паше пришёл бухгалтер и спросил: «Где оригиналы, акты? А чеки?». Паша начал показывать фотографии подписанных документов, а оригиналы не нашёл. Оказалось, Соня не отправила документы и сразу после проекта уехала в отпуск. А в дверь агентства снова постучалась налоговая.

Как можно было этого избежать?

Часто заказчик и исполнитель обмениваются фотографиями подписанных документов, а оригиналы так и не доходят до компании. Причин может быть несколько, например, самозанятый забыл про документы, потому что у него другие проекты «горят», или на почте потеряли отправление.

Выходом может стать использование кадрового электронного документооборота (КЭДО). Например, в Кнопке мы используем сервис Nopaper — он позволяет выпустить подпись со смартфона и в пару кликов подписать нужные документы. Этот сервис используют и наши клиенты для подписания кадровых документов, а также договоров и актов с самозанятыми, ИП и физлицами.

Каждая ошибка обошлась Паше в круглую сумму, а его бухгалтеру пришлось 4 ночи подряд готовить отчёты для налоговой. Скриньте памятку по работе с самозанятыми, чтобы не попасть на штрафы, как Паша.

4 шага к организации работы с самозанятыми

1. Определите, какие задачи будете закрывать самозанятым: это должна быть проектная работа или разовый заказ с чётким результатом.

2. Проверьте статус самозанятого на сайте налоговой.

3. Просмотрите договор с самозанятым. В нём не должно быть формулировок из ТК РФ.

4. Подпишите с самозанятым акты выполненных работ и получите чеки. Не забудьте про оригиналы: быстрее всего обмениваться документами через КЭДО.

С ним вы решите несколько задач:

→ Подписание счетов, актов, договоров с физлицами, юрлицами, самозанятыми.

В сервисе самозанятый может прикрепить чек к акту, а значит, компания-заказчик сразу получит необходимые документы.

→ Подписание кадровых документов со штатными сотрудниками.

Это упростит работу с дистанционными сотрудниками и сделает кадровый документооборот безопаснее.