Первым делом для пилота — самолёты, а что для бухгалтера? Конечно же первичные документы. А вот предприниматели часто не понимают, зачем их собирать и хранить.
Всё просто: они помогают компаниям вести бухгалтерский и налоговый учёт. А ещё являются важным доказательством при спорах с контрагентами.
В статье рассказали, какие документы относят к первичным, как с ними работать и кому нужно их собирать.
Первичные документы — они же первичка или «закрывашки» — это документы, которые являются первым и главным основанием для отражения в учёте любой операции. Они доказывают, что предприятие живёт, занимается хозяйственной деятельностью, у него есть свои расходы.
Операций, в которых участвует первичка, может быть очень много. Но в этот раз мы поговорим только о самых частых: покупках, продажах, оказании услуг.
Документы как кирпичики в бухгалтерском учёте. Они нужны бухгалтеру для подтверждения операций, связанных непосредственно с бизнесом. А ещё некоторым компаниям без них не получится уменьшить налог и сдать корректную отчётность.
Кому нужно собирать первичку
С компаниями всё понятно. Они ведут ведут бухгалтерский учёт в обязательном порядке, вне зависимости от системы налогообложения. Поэтому все первичные документы, особенно те, что влияют на налог, собирать нужно.
А вот с ИП дела обстоят немного иначе. Если предприниматель в качестве налогового режима выбрал УСН «Доходы» или патент, то собирать первичку ему необязательно. Потому что ИП по закону могут не вести бухучёт. А для налогового — достаточно банковской выписки и кассовых чеков.
Но если предприниматель выбрал УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, то документы, как и в случае с компаниями, понадобятся для снижения налога. Ведь чем больше расходов будет подтверждено первичкой, тем меньше налога вы заплатите.
Виды первичных документов
Как и операций, видов первички существует немало. Компания даже вправе разрабатывать их сама. Поэтому бывает, что один документ может заменять другой в зависимости от нюансов операции и вида деятельности компании.
Например, если компания выходит на международный рынок, то одним из первичных документов для учёта будет инвойс — счёт на оплату экспортируемого товара за рубеж.
Приведём перечень часто используемых документов:
платёжное поручение
кассовый чек
товарная накладная
акт выполненных работ, оказанных услуг
доверенность
расчётная ведомость для учета заработной платы
акты приёма-передачи, списания объектов.
Иногда договор или счёт может также выступать в качестве первички, если он содержит факт хозяйственной жизни. Так, например, при аренде помещения заключается договор-оферта, по которому каждый месяц поступает одинаковый платёж. Отдельные закрывашки для него не нужны.
Также распространёнными примерами первички являются счёт-фактура и универсальный передаточный документ (УПД).
Счёт-фактуру к акту или товарной накладной прикладывает продавец, если его товары или услуги облагаются НДС. А если он выставляет УПД, то счёт-фактура не нужна, так как УПД заменяет собой два документа:
В УПД могут содержаться как услуги, так и товары, а в акте — только услуги.
Нужна помощь с бухгалтерией?
Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмем учёт на себя.
Какие формы первичных документов можно использовать
Существуют унифицированные шаблоны, разработанные Росстатом и Банком России. На практике для большинства компаний (особенно на заре их существования) их достаточно.
Но если предприниматель хочет разработать формы документов самостоятельно, то для их учёта нужно проверить наличие обязательных реквизитов:
1. Наименование документа
2. Наименование организации, составившей документ
3. Дата составления документа
4. Содержание факта хозяйственной деятельности
5. Единица и величина измерения факта хозяйственной жизни
6. Должность лица, ответственного за оформление документа
7. Подпись и расшифровка подписи.
Почему важно хранить первичные документы
Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.
Кроме того, налоговая обращается к первичке при проведении встречной проверки. Например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. Обычно на это даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая может наложить штраф или даже заблокировать расчётный счёт.
Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это здравый смысл и страховка на всякий случай. Если ваш контрагент далеко, то можно договориться об электронных копиях. На сегодняшний день это самый быстрый и надёжный вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.
Не стоит забывать и о том, что при тщательной проверке предпринимателю могут выписать штраф за отсутствие первичных документов:
10 000 ₽ за разовое нарушение,
30 000 ₽ за повторное.
Поэтому компании тем более важно относиться к первичным документам бережно, как к своему паспорту.
А если вам нужна дополнительная консультация бухгалтера или услуга по хранению первичных документов, вы всегда можете обратиться в Кнопку. Наши менеджеры всегда на связи и готовы ответить на любой вопрос по телефону 88003337826 или через форму ниже.
За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.