Финансовая сторона бизнеса часто вызывает страх: это сложно, вдруг не разберусь. Но чтобы управлять деньгами, не нужно быть финансистом. Достаточно начать с малого. Вместе с коллегами из Аспро.Финансы мы разберёмся, как можно подружиться с цифрами, не погружаясь в сложную теорию.
Если вы хотите наконец разобраться, куда уходят деньги и сколько реально зарабатывает бизнес, нужно просто поэтапно навести порядок. Ниже — чёткий и рабочий план: с чего начать, как вести учёт и что делать, чтобы деньги перестали быть хаосом, а стали инструментом управления.
Начать с вопросов, а не отчётов
Прежде чем строить систему управления финансами, важно понять, какие ключевые вопросы она должна решать. Финансовая система не просто учитывает доходы и расходы, она должна помочь ответить на главные вопросы бизнеса, чтобы вы могли принимать обоснованные решения и планировать рост.
Сколько денег реально зарабатывает компания? Не выручка, а именно то, что остаётся после расходов.
Сколько нужно на обязательные расходы в месяц? Аренда, зарплата, подрядчики, налоги.
Какие клиенты/направления дают реальную прибыль, а не просто движение средств?
Ответы на эти вопросы — основа для будущего учёта. Без понимания цели финучёта ничего не выйдет. Важно, чтобы финансовая система не только фиксировала данные, но и давала точное понимание о реальной финансовой картине бизнеса.
Разделить личные и бизнес-деньги
Когда вы оплачиваете обеды, коммуналку и таргетированную рекламу с одной и той же карты, сложно точно понять, сколько на самом деле зарабатывает бизнес и сколько он тратит.
Кроме того,
невозможно посчитать прибыль бизнеса
не понимаешь, какие расходы личные, а какие — рабочие
если появятся партнёры или инвесторы, не получится показать прозрачную картину по финансам.
Откройте отдельный счёт или хотя бы карту для бизнеса. Пусть через неё проходят все деловые операции: оплаты от клиентов, аренда, реклама, зарплаты и т. д. Не оплачивайте бизнес-расходы с личного счёта и наоборот.
Если всё же так случилось, обязательно зафиксируйте это как внесение средств в бизнес или наоборот — вывод денег. Хотите забрать деньги? Выплатите себе фиксированную сумму: как ЗП, дивиденды или просто перевод физлицу.
Начать вести ДДС и отслеживать остатки
ДДС (движение денежных средств) — это простой и прямой учёт. Всё, что пришло и ушло, должно фиксироваться. И это поможет вам не только понять, сколько вы зарабатываете, но и всегда знать, сколько денег у вас осталось на счёте.
Отчёт ДДС в Аспро.Финансы
Поставьте себе правило: каждый день или хотя бы раз в неделю записывать, какие деньги пришли, какие ушли и что осталось. Это несложная задача, но она даст вам чёткую картину. Через месяц вы будете удивлены, как наглядно видно, где можно сэкономить, а где стоит инвестировать.
Как вести?
формат: таблица Excel / Google Sheets или специальный сервис
заполняйте раз в день или хотя бы раз в неделю
указывайте категорию: не просто «расход», а «реклама», «аренда», «материалы»
Разобраться с ключевыми показателями
Базово каждый знает о выручке, расходах и прибыли. Но чтобы разобраться в финансах, важно понимать ключевые показатели.
Выручка помогает понять объём продаж, но она не говорит, насколько эффективно работает ваш бизнес. Это просто «первоначальные» деньги, которые поступают, и важно следить за их ростом.
Себестоимость позволяет увидеть, сколько вы тратите на производство товаров или оказание услуг. Если этот показатель высокий, бизнес может терять деньги на неэффективных процессах, и нужно искать способы оптимизации.
Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью. Показывает, сколько осталось после учёта затрат на товары или услуги, но не учитывает остальные расходы (например, аренду или зарплату). Валовая прибыль позволяет понять, насколько выгодно то, что вы продаёте.
Чистая прибыль учитывает все расходы и налоги. Даёт полное представление о том, сколько реально остаётся денег. Это показатель того, насколько успешно работает бизнес в целом.
Рентабельность показывает, насколько эффективно работают все процессы бизнеса и сколько прибыли компания получает от своей выручки. Например, если валовая рентабельность высокая, но чистая рентабельность низкая, значит, у вас есть проблемы с операционными расходами.
Маржа помогает оценить, сколько именно из выручки остается в виде прибыли. Высокая маржа говорит о том, что бизнес хорошо зарабатывает с каждой продажи.
Анализируя все эти показатели, вы получаете полную картину: где ваш бизнес успешен, а где требует изменений. Если вы понимаете эти показатели, то сможете тянуть за нужные ниточки для роста и повышения прибыльности.
Фиксировать будущие поступления и списания
Финучёт опирается не только на прошедшие периоды, но и включает в себя планирование. Это одно из его отличий от бухгалтерского. Если вы только погружаетесь в финансовый учет, то начните с платёжного календаря, а не долгосрочного планирования.
Платёжный календарь — инструмент, в котором отмечаются все плановые поступления и списания. Он покажет, хватит ли вам денег на предстоящие расходы. С его помощью вы сможете предвидеть кассовый разрыв и не попасть в него.
Платёжный календарь в Аспро.Финансы
Как вести?
записывайте плановые поступления и списания на неделю вперёд
отмечайте фактическое движение денег каждый день
следите за остатками на счетах, чтобы не попасть в кассовый разрыв
Внедрить автоматизацию
В финучёте важна регулярность, иначе отчёты не будут отражать действительность и помогать в принятии решений. Но ручная работа часто приводит к тому, что финучёт забрасывают и не возвращаются. Поэтому даже на ранних этапах следует внедрять автоматизацию.
При минимальных усилиях вы получаете полноценный финучёт. Вам остаётся анализировать показатели и принимать управленческие решения. Автоматизация освобождает время, позволяет избежать ошибок и делает весь процесс учёта гораздо более эффективным. Вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на заполнении отчётов.
Разбираться в финансах бизнеса на самом деле не так сложно, как кажется. Главное — начать. Чем раньше вы поймете основы финансового учета и начнете следить за ключевыми показателями, тем легче будет управлять своим бизнесом и избегать проблем в будущем. Лучше сделать это сейчас, а не когда возникнут серьезные трудности.
Начните с малого:
разделите личные и бизнес-деньги
следите за денежными потоками
анализируйте основные показатели
планируйте будущие расходы
С этими простыми шагами вы сможете принимать более уверенные и обоснованные решения, а ваш бизнес будет расти и развиваться с каждым днём.