Сделка с новым контрагентом: как защитить себя и не потерять деньги

2024-06-07 11:41 Управление бизнесом Про бизнес # Взаимодействие с контрагентами

Жизнь предпринимателя невозможна без договоров. Поставки, аренда и всевозможные услуги — всё это оформляется на бумаге для защиты сторон от незаконных манёвров. Но порой из-за спешки даже двадцать страниц с десятками пунктов не смогут уберечь от проблемного партнёра и потери денег. Об этом и будет наша сегодняшняя история.

Что случилось

Компания нашего клиента занимается поставками товаров. И на одну из партий, стоимостью свыше 100 000 ₽, нашёлся покупатель. Традиционно в Кнопку поступила задача проверить потенциального контрагента. Вроде всё было неплохо, но нас смутила балансовая стоимость основных средств и активов: на конец 2022 года она была равна нулю. Однако позже выяснилось, что с фирмой всё в порядке, а проблема крылась в другом.

Наш клиент с покупателем находились в разных городах, поэтому общение проходило по электронной почте. После заключения договора сканами обменялись там же. Одно из условий: оплата за товар должна произойти в течение 14 дней с момента его получения. Здесь можно удивиться, но для компаний это нормальная практика. Несмотря на обычность, есть несколько вещей, на которые стоит обратить внимание.

Важные моменты при заключении договора

1. В договоре нужно указывать электронные почты, по которым проходит общение и обмен документами.

В случае спора или суда переписку с этих электронных почт можно приобщить к делу. Даже если у вас не будет на руках части нужных документов, вы сможете усилить свою позицию в споре. Это касается и заявок на товар, и реквизитов для оплаты, и указаний на получение товара.

2. В идеале договоры нужно подписывать с помощью ЭДО (например, Диадок или СБИС) или обмениваться бумажными подписанными версиями.

Но если такой возможности нет, а контрагент новый, то первые несколько партий стоит отгружать по предоплате. Если на предоплату договориться не получается, то можно обсудить залог или задаток.

Дальше следим за руками:

Когда покупатель оставил заявку на товар, поставщик отправил её транспортной компанией → С транспортной компанией договор не заключался, а товар принял экспедитор покупателя и расписался по доверенности в акте сдачи-приёмки и УПД → Затем поставщик направил покупателю счёт, но через 14 дней оплата так и не поступила. Наши юристы подготовили претензию и стали ждать: либо оплату, либо истечения 30 дней для подачи документов в суд.

Что важно знать при работе с транспортной компанией

1. При отправке товара транспортной компанией рекомендуем заключать с ней договор.

Плюсом будет, если компания крупная и работает не первый год. Для таких организаций отсутствие договора — мелочь, в сравнении с репутационными рисками. Поэтому они охотнее будут разбираться в спорных ситуациях и идти на встречу.

2. В договоре можно указать обязанность транспортной компании проверять документы получателя.

А в случае потери груза или передачи не тому лицу можно выставить им претензию на возмещение ущерба или убытков.

Покупатель на претензию не ответил, поэтому наш юрист подготовил исковое заявление для обращения в суд. И после этого мы получили реакцию. Позиция покупателя была такова:

→ Переписку с продавцом они не вели и товары никакие не заказывали.

→ Договор он не заключал, подпись и печать на скане липовые. В качестве доказательства, он отправил в суд карточки подписей директора и печать компании, заверенные банками. Они действительно отличались от тех, что были на договоре.

→ Экспедитора, который подписывал документы о приёме товара, они не знают.

В суде покупатель предложил провести почерковедческую экспертизу — это долго и дорого, платит проигравшая сторона, поэтому продавец пообщался с покупателем и решил отозвать иск.

Выяснилось, что мошенники, которые вели переговоры и обменивались документами с продавцом от имени покупателя, не в первый раз обманывают компании и покупателю уже поступали похожие звонки.

Как не попасть в подобную ситуацию

Обмен сканами по почте — обычная практика при работе с контрагентами. Поэтому компания вряд ли будет ожидать здесь подвоха в виде липовой подписи. Чаще мошенники под видом клиента действительно оформляют заказ, но оплату потом, конечно, не переводят. Сберечь деньги помогут несколько правил:

1. Заключайте договоры через ЭДО или на бумаге. Большинство контрагентов используют ЭДО, и отказ подписать документы в этой системе — повод задуматься.

2. Работайте с новыми контрагентами по предоплате. После нескольких успешных сделок можно перейти на постоплату.

3. Закрепляйте все способы связи в договоре. Проверяйте контактных лиц, позвонив в компанию по номеру с официального сайта.

4. Сохраняйте все документы и переписки. Оформляйте документы на передачу ТМЦ и услуги, чтобы каждый этап был задокументирован.

Кроме этого у компании есть обязанность проверить контрагента и проявить должную осмотрительность. Вы можете запросить справку о контрагенте в Контур.Фокус, Спарке или сервисе Прозрачный бизнес. А вот тут даже есть судебная практика на эту тему.

На что стоит обратить внимание при проверке компании

1. ЕГРЮЛ/ЕГРИП

В первую очередь нужно проверить, что компания существует, данные по ней в договоре совпадают с ЕГРЮЛ. Сравните ИНН и КПП компании, название, адрес и генерального директора. Именно он будет подписантом без доверенности.

Также посмотрите, что компания не ликвидирована, не банкротится и не находится в процессе реорганизации.

Плохим маркером будет недействительность адреса или директора – такая компания может быть «однодневкой».

2. Директор

Он не должен находится в реестре дисквалифицированных лиц. Иначе договор с его подписью будет недействительным. Заодно можно проверить, не оформлено ли на директора большого количества компаний, не номинал ли он — подставное лицо, которое управляет компанией только на бумаге.

3. Бухгалтерская отчётность

До 2018 года информация о ней была в Росстате, а теперь — в сервисе За честный бизнес. Тут стоит посмотреть, есть ли у клиента обороты за прошлые годы, или компания недействующая.

4. Приставы

Посмотрите наличие исполнительных производств, особенно перед контрагентами и налоговой. Если компания не платит контрагентам, то может не заплатить и вам. А если не платит налоговой, то, возможно, её счёт заблокирован, и вам она заплатить не сможет.

5. Арбитражные суды

Тут стоит посмотреть контрагентов, предметы и количество исков, их суммы, и чем дело кончилось. Если с компанией судятся контрагенты, и особенно если предмет иска схож с предметом вашего договора, лучше проверить её дополнительно.

6. Особые разрешения

Если вы ищете подрядчика на профильные услуги, которые требуют разрешений, стоит запросить их у контрагента и проверить его по различным реестрам.

Если договор с производителем или продавцом — проверьте его в ЕГАИС.
Если договор на услуги связи – проверьте реестр РКН.
Если договор на вывоз опасных отходов – проверьте реестр Росприроднадзора.
Если договор на проектную документацию или инженерные изыскания – проверьте лицензию в реестре СРО.
Если покупаете медицинские изделия – проверьте реестр Росздравнадзора.
Реестр лицензий подскажет, законно ли контрагент работает в медицинской сфере.

7. Нотариальные доверенности

Можно проверить в реестре нотариальной палаты.

На что обратить внимание при проверке договора

1. Реквизиты и подписант

Нужно проверить, что в договоре все реквизиты указаны правильно, и подписантом указан директор по ЕГРЮЛ. Если подписант другой, то проверьте его доверенность и подписанта доверенности, а также его паспорт. Также в реквизитах укажите все способы связи с контрагентом и пользуйтесь ими для любой значимой переписки и обмена документами.

2. Предмет договора и сроки

В договоре должно быть подробно указано что, кто и когда делает. Для любого действия должны быть прописаны сроки и ожидаемый результат.

Если договор рамочный, то есть предмет описан абстрактно, а вся детализация в приложениях или заявках, то обмен приложениями должен происходить либо через ЭДО, либо по почтам, указанным в договоре. Частая причина споров: договорились на одно, сделали другое, и потом стороны спорят про закрывающие документы. И, естественно, не хотят платить.

3. Цена и порядок оплаты

Здесь также должны быть точные суммы и сроки.

Если оплата производится за единицу работы, то стороны должны согласовать её критерии и порядок актирования — как, когда и кем подписываются закрывающие документы по услугам и работам. И что делать, если вторая сторона отказывается принимать работы.

Если оплата за этап, то нужно предусмотреть варианты, когда заказчик немотивированно отказывается от приёмки или просто не отвечает. А также как и сколько раз он может вносить правки в этапы.

4. Ответственность сторон

За любое нарушение договора, которое может помешать его исполнить или негативно отразиться на вас, нужно прописать ответственность. Не забудьте прописать для себя возможность выйти из невыгодного договора, если условия вам не подходят.

А если не хочется разбираться во всём этом

Обратитесь в Кнопку – у нас большой опыт в договорной и судебной работе, а также проверке контрагентов.

А ещё мы ведём бухгалтерию, помогаем с кадровым учётом, знаем всё про ЕНС и льготы для IT-компаний. Узнать о нас больше можно здесь, а рассчитать стоимость обслуживания поможет калькулятор. Для расчёта индивидуальной стоимости и полноценной консультации можно смело обращаться к нашим заботливым менеджерам. Связаться с ними можно по телефону 88003337826 или через форму ниже.

За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.