Обидные грабли предпринимателей — начинающих и не только

За семь с половиной лет «Кнопка» видела тысячи бизнесов — больших и маленьких, столичных и региональных, с историей и только что созданных, с сотрудниками и без. Все разные, все классные. И у всех есть опыт хождения по мукам и танцев на граблях. Особенно обидно, когда ошибки детские, потому что и грабли в этом случае тоже детские… А это куда больнее.

Рассказываем о распространённых ошибках и заблуждениях. Люди, не делайте так! И будет вам счастье, крепкий сон и устойчивое развитие.

Итак, предприниматели напрасно…

Речь про акты, накладные, счета-фактуры, чеки и универсальные передаточные документ. Часто предприниматели думают: «У меня налог зависит от суммы доходов, расходы на это не влияют. А раз так, то зачем они нужны, эти бесполезные бумажки, только лишнее место занимают, в портфеле мешаются, со стола падают…»

На самом деле они нужны, потому что влияют на учёт и отчётность. Отсутствие нужных накладных легко может привести к недостоверности баланса, а это и невозможность правильно посчитать дивиденды, и проблемы с получением кредита. Кроме того, только документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.

И напрасно: «письмо счастья» от налоговой совсем не означает, что вас подозревают в чём-то криминальном. Например, у налоговой может возникнуть вопрос, почему сумма налога за определённый квартал прошлого года получилась именно такая. И нередко в итоге оказывается, что перепутали накладную и завели в расходы не ту сумму. И хорошо, что это выяснилось быстро, пока большие пени не набежали.

Ещё пример: предположим, что мы применяем льготную ставку по какому-нибудь налогу — у ФНС есть совершенно законное право напомнить: а подтвердите-ка. Надо подтверждать. Или может быть встречная проверка — проверяют не вас, а вашего контрагента: налоговой нужна информация о сделках другой компании, если к ней появились вопросы. Например, вы купили и учли товар по одной цене, а поставщик у себя посчитал по-другому. В таком случае налоговая запросит документы у обоих — надо отправить. И не бояться.

Боль и беда многих. Например, если на стороне ФНС что-то пошло не так и информации об «упрощёнке» в базе налоговой нет (а такое случается!), то она будет ждать, что компания отчитается по НДС и заплатит налог на прибыль. И заветная бумажка с печатью налоговой чуть ли не единственный способ доказать, что правда на нашей стороне. А иначе действительно — НДС, налог на прибыль, штрафы и пристальное внимание налоговиков. А поменять систему налогообложения в середине года нельзя, придётся страдать до конца декабря.

И думают, что в прошлом всё можно легко поменять. Пример: кассовый чек надо выдавать в момент оплаты, но возможно это не всегда (например, при дистанционной торговле). Поэтому мы рекомендуем выдавать чек в тот же день, когда деньги пришли на счёт/карту. Но и тут жизнь вносит свои коррективы: время 10 вечера, ты за рулём, а касса в офисе или вообще дома — не факт, что успеешь выбить чек сегодня. Пробить завтрашним числом — по сути, то же, что расписаться в нарушении, а задним числом чек и вовсе невозможно. Если плюнуть и совсем не пробивать — тоже нарушение.

Так что над прошлым мы властны не всегда. Особенно в случае трудоустройства и увольнения. И вообще, кадровые вопросы надо фиксировать максимально тщательно и в моменте — тут машина времени не работает от слова «совсем».

Имя им — легион: трудовые книжки, журнал их учёта, личные карточки, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, не говоря уж о приказах… Да, как минимум половина из этого — хтоническая архаика, но, похоже, в бизнесе и на законодательных уровнях время течёт с разной скоростью: деды так делали, вот и нам не пристало жаловаться.

Работники в компании — как зубы во рту: пока в отношениях с ними всё хорошо, то и так сойдёт, а как только что-то где-то заболело — читай: жалоба в инспекцию труда или прокуратуру, — то ой. А задним числом не оформить. Проверка, предписание, штраф. Да, скучно, да, нудно. Но надо.

Понимаем: на скучные задачи отвлекаться не хочется, времени не хватает, и вообще вся эта бумага отнимает силы и вызывает головную боль. Кто-то изобретает полумеру: давайте обмениваться сканами? А давайте!

Это, конечно, лучше, чем ничего, но даже эту договорённость надо грамотно оформить, чтобы потом не было мучительно больно: просто представьте, что вы с поставщиком разошлись в понимании ситуации. От чего будете отталкиваться? От документов. А если доказать, что скан имеет такую же юридическую силу, невозможно, то нет и документа — шансы на победу в суде резко тают. Лучше всего не переоткрывать Америку, а подключить полноценный электронный документооборот (ЭДО): просто, как электронная почта, и намного дешевле, чем почта бумажная. Ничего не теряется, доставляется мгновенно.

Беспорядочные деловые связи с контрагентами чреваты неудобными вопросами налоговой (в большом количестве), потерей времени (в большом количестве) и финансовыми потерями (ну вы поняли). Конкретно — очень вероятны штрафы, пени, доначисление налогов. Как понять, что контрагент — однодневка? Надо его проверить: убедиться, что адрес не массовый, а директор не номинальный; провести переговоры — есть ли необходимый опыт, квалификация, ресурсы?

Если этого не сделать, правота будет на стороне налоговой: она не любит «однодневок», будет считать, что вы с ними в сговоре, и раз уж она до вас дотянулась, то вы и заплатите за этот банкет. Потом можно искать справедливости в суде… Но это уж потом.

А ведь поначалу всё было так красиво… Это очень удобно, говорили они, представители банка. Принимают где угодно! Есть кешбэк! Можно снимать наличку в банкоматах! Всё так, вот только если снимать наличку часто и помногу или оплачивать этой картой кальянные посиделки и ежедневные покупки в «Перекрёстке», то это не только вызовет вопросы у налоговой, но и приведёт к… дополнительным расходам.

Простой пример: траты директора не соответствуют деятельности компании — потраченное считается его доходом — налоговая доначислит директору НДФЛ и страховые взносы, как с зарплаты. Получится, что реальная цена купленного подрастёт этак раза в полтора — такова плата за незнание. Как и когда налоговая узнает об этом? — спросите вы. Очень просто: во время камеральной проверки. А может, даже раньше — от банка. Банк не стукач и не желает вам зла, но в сильно сомнительных ситуациях отреагировать обязан, закон есть закон…

Узнали себя? Никому не говорите :)

И делайте правильно — теперь вы знаете, как.

Подсказал — Дмитрий Нелюбин, консультирующий бухгалтер Кнопки.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)