Блог

Электронная транспортная накладная в 2026: инструкция для всех участников перевозки

2026-08-24 15:07
Если вы думаете, что темы перевозок и сложной логистики вас не касаются, то можете очень сильно заблуждаться. Даже заказав или отправив что-то разово, вы становитесь полноценным участником грузоперевозок — а значит, звеном цепочки, обязанным соблюдать все правила документооборота.

В этой статье понятно рассказываем об электронной транспортной накладной (ЭТрН), подробных сценариях для всех участников и подготовке к изменениям с 1 сентября.
Что меняется с 1 сентября для всех перевозчиков

Когда ЭТрН не нужна

Что будет, если не перейти на ЭТрН

Роли, титулы и их взаимодействие с ЭТрН в перевозке

Грузоотправитель: инструкция по переходу на ЭТрН

Перевозчик: инструкция по переходу на ЭТрН

Грузополучатель: инструкция по переходу на ЭТрН

Экспедитор: сценарии и роли

Частые вопросы по ЭТрН

Что меняется с 1 сентября для всех перевозчиков

По закону 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года вместо бумажной транспортной накладной будет действовать только электронная (ЭТрН).

Обмен идёт через операторов ЭДО, а данные попадают в государственную информационную систему (ГИС ЭПД).

Нововведение касается всех, кто участвует в перевозке: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора.

Когда ЭТрН не нужна

Есть несколько исключений:
  • доставка своим транспортом (если перевозка не выделена как отдельная услуга)
  • самовывоз покупателем на своём транспорте
  • перемещение груза между своими подразделениями
💡 Но даже в этих случаях для налогового учёта нужны путевые листы, акты или договоры.

Что будет, если не перейти на ЭТрН

➡️ Штрафы

До 1 марта 2027 года штрафов нет — только устное замечание при наличии бумажных документов. После этой даты начнут действовать штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ:
  • водитель — 500 ₽ или предупреждение
  • должностное лицо, ИП — 25 000−50 000 ₽
  • юрлицо — 100 000 — 300 000 ₽ за первое нарушение, 500 000 — 1 000 000 ₽ за повторное

💡 Штраф налагается за каждый рейс. Если у компании несколько машин, то итоговая сумма штрафа может быть очень большой.
➡️ Налоговые риски

Без электронной транспортной накладной налоговая может:
  • не принять расходы на перевозку при расчёте налога на прибыль или УСН
  • снять вычеты по НДС
  • доначислить налоги и пени

💡 ЭТрН не заменяет договор, счёт-фактуру или акт. Но без неё подтвердить перевозку и списать расходы будет сложно.
➡️ Ошибки и их последствия

Ошибки в ЭТрН редко становятся проблемой сами по себе, однако именно они могут повлечь дополнительные вопросы при проверках.

Наиболее частые последствия:
  • сложности с подтверждением транспортных расходов
  • вопросы о реальности хозяйственной операции
  • необходимость подавать дополнительные пояснения в налоговую
  • расхождения между документами у разных участников перевозки
  • задержки при приёмке груза
  • простой транспорта из-за неправильно оформленной накладной

Нужна помощь с документами?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмём учёт на себя.

Роли, титулы и их взаимодействие с ЭТрН в перевозке

В следующих разделах разобрали все сценарии:

→ Если вы грузоотправитель

→ Если вы перевозчик

→ Если вы грузополучатель

Грузоотправитель: инструкция по переходу на ЭТрН

Вы инициатор всей затеи. Если ошибётесь на первом шаге, перевозка не начнётся.

Ваша цепочка: подготовить сведения → создать Т1 → проверить → подписать → передать перевозчику.

Что сделать один раз до 1 сентября

1️⃣ Подключить оператора ЭДО с модулем электронных перевозочных документов. Проверьте, что он поддерживает транспортный сценарий
2️⃣ Определить, кто из сотрудников будет создавать и подписывать Т1. Для сотрудников оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Руководитель может использовать свою КЭП. Продумайте замену на случай отпуска или болезни

3️⃣ Предупредить перевозчиков и грузополучателей о переходе на ЭТрН — отправить уведомление (шаблон от Кнопки)

4️⃣ Провести тестовую перевозку до сентября. Найти ошибки на пробном рейсе проще, чем в рабочем процессе

5️⃣ Обучить сотрудников создавать, отправлять и отслеживать статус ЭТрН (например, по готовым инструкциям)

6️⃣ Обновить учётную политику, договоры с контрагентами, внутренние инструкции

Что делать при каждой перевозке

1️⃣ Создать ЭТрН в системе ЭДО

2️⃣ Заполнить Т1:
  • отправитель
  • получатель
  • перевозчик
  • адрес погрузки
  • марка и номер автомобиля
  • ФИО водителя
  • наименование груза
  • количество товара
  • масса товара
  • пункт доставки
  • данные договора

3️⃣ Подписать Т1 электронной подписью уполномоченного лица

4️⃣ Отправить перевозчику

5️⃣ Проверить статус: Т1 подписан, перевозчик получил документ, Т2 сформирован, перевозка началась
Если перевозчик не может начать перевозку, проверьте статус Т1/Т2 и соответствует ли информация действительности.

После этого ваша работа с титулами заканчивается — дальше только контроль процесса доставки.

Перевозчик: инструкция по переходу на ЭТрН

В прошлой статье мы рассказывали про некоторые изменения для перевозчиков, сейчас обсудим и другие нюансы.

Вы — связующее звено. От того, как быстро вы подпишете титулы, зависит закрытие всей перевозки.

Ваша цепочка: получить Т1 → проверить → принять груз → подписать Т2 → перевезти → получить Т3 → подписать Т4.

Что сделать один раз до 1 сентября

1️⃣ Подключить оператора ЭДО с модулем электронных перевозочных документов. Проверьте, что он поддерживает транспортный сценарий

2️⃣ Определить, кто из сотрудников будет подписывать Т2 и Т4 (диспетчер, логист, менеджер)

3️⃣ Организовать работу водителей

У каждого должен быть смартфон или планшет с доступом к мобильному приложению, интернетом, учётной записью и электронной подписью (ПЭП или НЭП «Госключ»)

Проверьте вместе с водителем:
  • приложение установлено
  • авторизация работает
  • нужная ЭТрН отображается
  • подпись действует
  • интернет есть

Водитель должен знать, что делать при погрузке, при выгрузке и кому сообщать об ошибке

4️⃣ Предупредить заказчиков и грузополучателей — отправить уведомление (шаблон от Кнопки) Уточнить их операторов, настроить роуминг

5️⃣ Провести тестовый рейс: полный цикл от создания ЭТрН до закрытия

6️⃣ Обучить диспетчеров и водителей (например, по готовым инструкциям)

7️⃣ Обновить должностные инструкции и регламенты

Как проходит рейс

1️⃣ Получили Т1. Сверьте данные с договором, проверьте номер автомобиля, данные водителя, количество и массу груза

2️⃣ Автомобиль приехал на погрузку. Водитель сверяет факт с документом и, если есть расхождения, сообщает диспетчеру

3️⃣ Груз принят. Если есть расхождения, фиксируете их в Т2

4️⃣ Формируется Т2. Перевозчик подписывает Т2 (водитель может подписать своей подписью, затем подписывает перевозчик)

5️⃣ После подписания Т1 и Т2 в ГИС ЭПД формируется QR-код перевозки. Водитель должен видеть его на смартфоне

Водитель использует QR-код для предъявления сотрудникам ГИБДД в качестве подтверждения сведений о перевозке. Грузоотправитель и грузополучатель QR-код не сканируют и не используют—их работа с ЭТРН осуществляется исключительно в ЭДО.

6️⃣ Прибытие к грузополучателю. Передаёте груз

7️⃣ Грузополучатель подписывает Т3 (если есть расхождения, фиксирует)

8️⃣ Перевозчик проверяет и подписывает Т4 — подтверждает факт выдачи груза

9️⃣ Проверьте, что Т4 подписан и документ закрыт

Грузополучатель: инструкция по переходу на ЭТрН

Вы подписываете последним. Нужно оперативно подтвердить приёмку, чтобы не задерживать закрытие перевозки.

Ваша цепочка: получить ЭТрН → принять груз → проверить → зафиксировать расхождения → оформить Т3.

Что сделать один раз до 1 сентября

1️⃣ Подключить оператора ИС ЭПД

2️⃣ Определить, кто будет подписывать Т3 (кладовщик, сотрудник склада). Оформить ему МЧД
3️⃣ Согласовать с поставщиками пробную перевозку

4️⃣ Обучить сотрудников и обновить внутренние документы

Что делать при каждой поставке

1️⃣ Получить ЭТрН. Проверить, что она относится к вашей поставке
2️⃣ Принять груз на складе
3️⃣ Проверить груз, если есть расхождения — зафиксировать в Т3
4️⃣ Подписать Т3
5️⃣ Дождаться, когда перевозчик подпишет Т4 и закроет документ

Экспедитор: сценарии и роли

В прошлой статье мы обсудили реестр, требования и штрафы. Сейчас разберём сценарии. У экспедитора их три.
1. Наблюдатель. Экспедитор только организует перевозку, не принимает груз во владение и не становится стороной договора перевозки. В ЭТрН не подписывает титулы, но может быть подключен как наблюдатель: видит документ, статусы, контролирует прохождение.

2. Экспедитор-грузоотправитель. Экспедитор принимает груз во владение и оформляет экспедиторскую расписку. В этом случае он формирует Т1 и действует как грузоотправитель (см. раздел 2).

3. Экспедитор-перевозчик. Экспедитор сам перевозит груз. Тогда он работает как перевозчик: подписывает Т2 и Т4 (см. раздел 3).
💡 С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка) также переходят в электронный формат.

Частые вопросы по ЭТрН

Переход на электронную транспортную накладную вызывает много вопросов. Мы собрали самые частые из них.
➡️ Нужно ли менять оператора ЭДО?

Необязательно. Главное — убедиться, что оператор поддерживает работу с электронными перевозочными документами и необходимый обмен между участниками перевозки.

➡️ Нужно ли оформлять новые электронные подписи?

Не всегда. Сначала определите, кто именно будет подписывать документы, и проверьте, достаточно ли у этих сотрудников имеющихся полномочий и средств электронной подписи. Если подписывает руководитель — скорее всего, его КЭП подойдёт. Для сотрудников нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

➡️ Нужно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Не во всех случаях. Законодательство сохраняет отдельные исключения (например, перевозка своим транспортом или самовывоз). Но для большинства коммерческих автомобильных перевозок бумажная накладная больше не подойдёт — нужна ЭТрН.

➡️ Нужно ли оформлять ЭТрН, если покупатель осуществляет самовывоз товара?

Это зависит от того, кто организует перевозку. Если покупатель нанимает транспортную компанию, то он выступает в роли грузоотправителя и обязан оформить ЭТрН. Поставщик в этом случае подписывает титул грузоотправителя и указывается как лицо, осуществляющее погрузку.

Если покупатель забирает товар своим транспортом — ЭТрН не требуется.

➡️ Нужно ли оформлять ЭТрН, если доставка выделена отдельной строкой в документах?

Да. Если стоимость перевозки выделена отдельно от стоимости товара в договоре, актах или УПД, такой договор считается смешанным и содержит элементы договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК). В этом случае транспортная накладная обязательна — и с 1 сентября 2026 года её нужно оформлять в электронном виде.

➡️ Нужно ли оформлять ЭТрН, если поставщик доставляет груз собственным транспортом?

Нет. ЭТрН оформляют только для коммерческих перевозок по договору перевозки. Если компания перевозит груз на своём транспорте и не заключает договор перевозки, ЭТрН не нужна. Вместо неё обязателен путевой лист.

➡️ Нужно ли оформлять ЭТрН, если отправка груза идёт через СДЭК или аналогичные сервисы?

Всё зависит от того, кто заключил договор с сервисом доставки.
  • Если договор со СДЭК заключило ваше юрлицо: вы грузоотправитель, и ЭТрН оформлять нужно.
  • Если договор заключил ваш клиент: он заказчик перевозки, он и оформляет ЭТрН. Вы в этой цепочке только передаёте груз.

Нужна помощь?

Переход на ЭТрН — это не просто внедрение нового электронного документа. Фактически компаниям предстоит перестроить весь процесс оформления перевозок:
  • обновить программное обеспечение
  • проверить взаимодействие с контрагентами
  • определить ответственных сотрудников
  • обучить персонал

Если у вас остались вопросы по вашей роли в ЭТрН — пишите в комментариях в наших соцсетях. В следующей статье разберём самые частые из них: подписывайтесь, чтобы не пропустить анонс.

Кнопка не помогает с отправкой и получением ЭТрН, но может быстро подключить и настроить ЭДО. А ещё ведём бухгалтерский и кадровый учёт, консультируем по юридическим вопросам. Оставляйте заявку в форме ниже или звоните по телефону 8 800 533 35 19.

Над материалом работали