В приложении Кнопки можно создавать документы, для этого есть специальный раздел с одноимённым названием. К примеру, вы можете с нуля создать счёт, а потом на основании этого счёта за 2 клика создать накладную и тут же отправить её клиенту на почту. Найти документ, созданный ранее, поможет фильтр — он умеет искать по типу документа и названию контрагента.

И всё это доступно на телефоне — вы можете создавать и обмениваться документами с клиентами прямо в пробке или на обеде. Подробнее о всех возможностях приложения мы писали в отдельной статье.

Сегодня приложение Кнопки стало ещё функциональнее, теперь можно:

  • создавать УПД;
  • скачивать документы в формате Excel;
  • забрендировать счета на оплату логотипом компании.

Рецепт приготовления УПД

Документы в формате УПД — удобная замена старым формам документов, совмещает в себе акт, накладную и счёт-фактуру.

  1. Если вы работаете с НДС, то к накладной нужно приложить ещё и счёт-фактуру. К УПД — не нужно. УПД заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

  2. УПД подходит как для товаров, так и для услуг. Например, в одном УПД можно продать кухонный гарнитур и услуги по доставке. В случае с обычными документами, пришлось бы сделать отдельно накладную на кухонный гарнитур и акт на доставку.

Чтобы подготовить УПД, нужно:

  1. Нажать кнопку «+» в разделе «Документы» и выбрать «Создать накладную или УПД» или «Создать акт или УПД», если вы оказываете услуги:
  1. Заполнить форму, указав контрагента и список товаров, которые вы хотите продать. Прямо здесь можно указать и услугу, например, доставку.
  1. Далее нажать «Сохранить». Документ будет сохранён, вы увидите карточку документа:
  1. По умолчанию уже выбрана «Форма УПД». При желании можно поменять на «Форма накладной», тогда скачается сразу накладная и счёт-фактура в одном файле.
  1. Остаётся скачать документ в нужном формате:
  • PDF — нередактируемый файл, его удобно отправлять контрагентам.
  • Выбирайте Excel, если перед печатью хотите изменить документ.

Дополнительные действия с документом находятся в меню «Ещё», там можно:

  • отредактировать документ;
  • создать новый документ на основе этого;
  • отправить документ клиенту или партнёру на email;
  • создать на основе счёта УПД, акт или накладную;
  • удалить документ.

Чтобы отправить документы на email:

  1. Нажмите «Ещё» и выберите «Отправить клиенту».
  2. Укажите адрес и сопроводительный текст.
  3. Нажмите «Отправить», чтобы документ улетел по почте нужному адресату.

Приложение запоминает все введённые email-адреса, поэтому в следующий раз адреса сами покажутся у этого контрагента.

Прямо в приложении можно создать документ с печатью вашей компании и подписью руководителя.

Для этого нужно поставить галочку «Вставить подпись и печать».

Если подпись и печать ещё не загружена в систему, просто заполните шаблон и отправьте его нам. Мы всё подготовим, после чего вы сможете скачивать документы с подписью и печатью.

Создавайте на основе счёта на оплату другие документы.

На основании счёта в пару кликов можно подготовить акт или накладную, а затем скачать документ в формате УПД. Просто откройте счёт и нажмите «Ещё», а затем «Создать накладную».

Редактируйте документы перед печатью в Excel’е

Иногда нужно внести правки в документ перед печатью:

  • изменить адрес грузоотправителя;
  • добавить комментарий;
  • изменить ФИО подписанта.

Теперь есть возможность скачать документ в формате Excel и отредактировать его в популярных редакторах на Windows, Mac и Linux:

  • Apache OpenOffice
  • Microsoft Excel
  • LibreOffice

В Excel можно скачивать все документы, подготовленные в Кнопке: счета на оплату, акты, накладные, УПД и СФ.

Будьте осторожны: не стоит редактировать название контрагента, дату, сумму и список товаров и услуг в документах — ведь эти данные влияют на бухгалтерский учёт.

Если не нужно редактировать документ, просто скачивайте pdf-файл.

Логотип компании в счёте на оплату

Счёт на оплату выглядит гораздо лучше, если в нём есть логотип вашей компании. Ваши клиенты сразу увидят и поймут, что счёт от вас.

Пришлите нам логотип вашей компании, мы сохраним его в систему. После этого все ваши счета будут с логотипом.

Всем Кнопка!

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)