Какие документы нужны для работы с иностранными заказчиками, какие нюансы учесть?
Для работы с иностранными компаниями самым важным документом, конечно, является договор.
Особенностью заключения договора с иностранными контрагентами является составление договора на двух языках (русском языке и языке иностранной компании). Не поскупитесь на качественный перевод договора, поскольку юридические понятия могут разниться. Кроме того, так вы сможете сличить идентичность условий договора, и предотвратить хитрость/обман со стороны контрагента.
Основные моменты, которые стоит отразить в договоре:
термины и определения, используемые в договоре (соответствующий раздел договора или ссылка на справочник «Инкотермс»);
валюта сделки (для России валюта — рубль, а если используется другая — должен быть предусмотрен эквивалент в российских рублях);
язык (языки) договора;
схема взаиморасчетов;
необходимость регистрации сделки (в зависимости от суммы договора);
законодательство, на основании которого будут разрешаться противоречия (стандартный подход — применяется законодательство той страны, на территории которой происходят основные процессы исполнения договора);
суд, который стороны определяют для разрешения в судебном порядке вытекающих из договора споров;
в связи с усилением защиты персональных данных на международном и национальном уровнях необходимо уделить внимание вопросу защиты персональных данных.
Вторым важным документом является счет, предъявленный исполнителем, на оплату услуг, так называемый invoice (далее инвойс). Как и договор, он должен быть составлен на двух языках. Для иностранных компаний доказательством принятия услуг является оплата инвойса. Обратите внимание, инвойс должен содержать обязательные реквизиты в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», это необходимо для налоговой отчетности.
К договорам с иностранными компаниями в части расчетов применяются правила валютного контроля. В ряде случаев необходима постановка контракта на учет в рамках валютного контроля (Инструкция Банка России от 16.08.2017 № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления», Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Перед заключением договора с иностранной компанией обязательно проверьте её на благонадежность. Проверить можно несколькими способами:
через реестр иностранных компаний на сайте налоговой, в котором содержатся открытые и общедоступные сведения. Поиск можно вести по ИНН/КПП, адресу и наименованию;
через Государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц. В этом реестре находятся все реквизиты компании, как в данных ЕГРЮЛ о российской компании;
через сайт Торгово-промышленную палату. В специальном разделе можно сформировать запрос на получение справки об иностранной компании и выбрать исполнителя данного запроса (территориальное подразделение ТПП). Срок обработки такого запроса составляет до 20 рабочих дней и услуга является платной;
через специализированные организации, оказывающие услуги по проверке иностранных контрагентов.
Как проводить и принимать оплату из-за рубежа? Какие документы нужно оформить, как избежать рисков?
В настоящее время имеются определенные сложности в получении денежных средств от иностранных компаний. Поскольку часть банков находится под санкциями, многие российские компании не смогли вывести денежные средства по договорам.
На данный момент существует следующий алгоритм действий: открывается три счета — рублевый, валютный и транзитный. Рассмотрим пример с американской компанией. Транзитный счет нужен американской компании (необходимо контрагенту сообщить реквизиты этого счета для оплаты), затем деньги с транзитного счета переводятся на валютный счет через Европу, и уже после проверки валютного контроля они перечисляются на рублевый счет.
Со стороны российской компании важным является доказательство получения денежных средств за услуги по договору. Такими доказательствами являются сам договор и инвойс.
Стоит отметить важный момент. В случае, если в оговоренные договором сроки установленная сумма по договору не придет, то ответственность за это ляжет на российскую компанию (п.4 ст.15.25 КоАП РФ). Российская компания обязана обеспечить получение либо возврат уплаченной валютной выручки. Если вы заранее знаете, что оплата вовремя не пройдет, то следует заключить дополнительное соглашение к договору о переносе сроков оплаты и вовремя подать его в банк.
Как обмениваться документами с иностранными контрагентами?
Вы можете обмениваться с иностранными контрагентами документами в электронном виде, вместе с тем, следует учитывать особенности.
Действующее законодательство не описывает структуру инвойсов, кроме того, все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью. Однако электронные подписи, применяемые в России, не имеют аналогов в международных стандартах, и иностранные компании не могут подкрепить ими документ.
Поэтому, в случае проверки со стороны налоговых органов, необходимо иметь бумажный вариант инвойса.
Несмотря на то, что сложившаяся судебная практика позволяет принимать к учету инвойсы в электронном виде, содержащие все необходимые реквизиты для документа, всегда выгоднее по ресурсам не доводить до судебного разбирательства.
В каком виде лучше организовать общение с иностранным заказчиком, как договориться о ТЗ и чтобы его исполнили?
Что с подсудностью и как бороться с недобросовестными заказчиками?
Важно в договоре с иностранной компанией определить право, которое будет применяться при разрешении спора, а также прописать арбитражную оговорку. Это позволит в случае возникновения спора повлиять на его исход.
Арбитражная оговорка — это условие договора, где стороны выбирают суд, в котором будет рассматриваться спор. Причем арбитражная оговорка может быть вариативной в зависимости от стороны, являющейся ответчиком.
Универсального решения в каком суде или стране лучше судиться нет, так как необходимо учитывать конкретные обстоятельства для выбора наиболее эффективной юрисдикции для рассмотрения вашего спора.
В большинстве случаев удобнее судиться в той стране и применять право той страны, с которой ваш договор тесно связан.
Однако, принимая решение о выборе страны спора, необходимо учитывать место исполнения договора. Например, если договор должен исполняться на территории России, то удобнее будет исполнение решения российского суда. Вместе с тем, если вам нужно понудить контрагента к совершению действий на территории его государства или другой страны, то целесообразнее выбрать суд той страны, на территории которой должны быть совершены эти действия.
Также выгоднее выбрать суд той страны, на территории которой находятся активы иностранного контрагента.
Вместе с тем, необходимо учитывать, что есть категории споров, в отношении которых установлена исключительная компетенция национальных судов, в результате чего арбитражная оговорка не будет иметь силы.