Электронная подпись и машиночитаемая доверенность: что нужно знать руководителю, и почему это важно

2024-07-08 17:09 Юридические моменты Начало бизнеса # Электронный документооборот

Сейчас электронная подпись есть у каждого предпринимателя, и нужна она не только как замена всеми привычной нам «ручной» подписи. Сдача отчётности, регистрация аккаунта компании на Госуслугах, доступ в личный кабинет налогоплательщика, регистрация онлайн-кассы и многое другое — для всего этого нужна электронная подпись.

Несмотря на распространённость, немногие знают, как правильно с ней работать. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы и постараемся уберечь вас от ошибок, которые могут дорого стоить и вам, и сотрудникам.

Что внутри:

Что такое ЭЦП

Где можно выпустить ЭЦП

Можно ли выпустить ЭЦП дистанционно

Перевыпуск ЭЦП после изменений в компании

ЭЦП для ЭДО

Ответственность за передачу ЭЦП

Что такое МЧД

Для начала разберёмся, что такое ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это та же рукописная подпись, только в цифровом формате. Иногда её называют электронный ключ, потому что это не копия классической подписи, а зашифрованный массив данных. Он защищён криптографией, а значит подделать такую подпись будет сложно.

Электронная подпись бывает двух видов:

→ Простая — защищена слабо и используется лишь для подтверждения авторства при отправке данных.

→ Усиленная — защищена лучше, уверенно заменяет собой подпись и печать и гарантирует неизменность отправленного документа. Делится на квалифицированную и неквалифицированную. Они отличаются степенью защиты и вариантами использования.

Важно:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (она же КЭП или УКЭП) с сентября 2023 года выпускается только на генерального директора. Да и пользоваться руководитель может только такой подписью. Поэтому когда мы в Кнопке говорим об ЭЦП, подразумеваем именно УКЭП.

Срок действия электронной подписи, выпущенной в налоговой — 1 год и 3 месяца.

Подписи, выпущенные в аккредитованных центрах, действуют 1 год.

👉🏻 Помогаем с настройкой КЭП, МЧД и КриптоПро

Где можно выпустить ЭЦП

Раньше процедура выпуска электронных подписей была сильно проще, из-за чего пару лет назад удостоверяющими центрами могли выступать некоторые ИП, а саму подпись можно было выпустить облачную. Сейчас таких вариантов нет. Список аккредитованных центов сильно ограничен, а все УКЭП выпускаются только на токене — специальной флешке.

Помимо аккредитованных центров, выпуском подписей занимается и налоговая. Но тут нужно понимать, что все удостоверяющие центры в любом случае работают через налоговую, а значит выпуск любой ЭЦП не пройдёт мимо ФНС. Поэтому тут всё зависит лишь от того, куда вам удобнее будет прийти.

Отдельно стоит учесть и стоимость токена, потому что универсальный, который бы подходил для всего и сразу, вы выпустить не сможете. Обычно цена варьируется от 2 000 до 2 500 ₽ — это в аккредитованном центре. В ФНС подпись можно выпустить бесплатно.

Рутокен Lite, например, выйдет дешевле, но он не подходит для сдачи отчётности в ЕГАИС. Самыми универсальными на сегодня считаются Рутокен 3.0 и JaCarta. Они подходят для сдачи отчётности, работы в ЭДО и входа в личные кабинеты на сайте налоговой и Госуслугах.

Важно:

С 1 июня выпуск электронной подписи возможен только на Рутокен Lite и Рутокен 3.0. Подписи на Рутокен 2.0 действуют до конца срока, продлить их будет нельзя.

Можно ли выпустить ЭЦП дистанционно

Если вы выпускаете подпись в первый раз, то лучше всего лично обратиться в налоговую или аккредитованный центр. Например, Контур, Тензор или СБИС.

Сделать это можно и удалённо, но для выпуска понадобятся:

— Подтверждённая биометрия в Единой биометрической системе.

— Токен для записи и хранения ЭЦП. Подойдут Рутокен Lite, Рутокен S, Рутокен 3.0, JaCarta PKI, JaCarta-2 SE, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta-2 PRO/ГОСТ, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Прочитать об условиях удалённого выпуска электронной подписи подробнее можно на сайте налоговой.

В дополнение к этому пару месяцев назад МИД решил запустить эксперимент по выпуску КЭП за границей. По условиям законопроекта сделать это можно будет в Казахстане, Армении, Киргизии и Таджикистане. Запустить проект хотели с 1 июля, а завершить — 31 декабря 2025 года. Но пока документ не принят. Как только это случится, обязательно сделаем анонс в нашем Телеграм-канале.

Если вы хотите продлить электронную подпись удалённо, то сделать так можно, при условии, что текущая ЭЦП была выпущена в налоговой, и срок её действия не истёк.

Если какое-то из условий не соблюдается, а руководитель за границей, то варианта только два: приехать в Россию или сменить директора. Оба варианта могут оказаться долгими и болезненными в реализации, поэтому рекомендуем продумать всё до выпуска подписи.

Перевыпуск ЭЦП при изменениях в ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Если у компании сменился только адрес, то подпись можно перевыпустить дистанционно. Для этого нужно зайти в Личный кабинет налогоплательщика: юридического лица, перейти в раздел «Заявления. Запросы» → «Электронная подпись (КЭП)» → «Услуги. Сервисы» → «Перевыпуск сертификата ЭП».

Дальше вам нужно:

1) Пройти проверку на соответствие компьютера техническим требованиям.

2) Сформировать заявку на переоформление сертификата.

3) Подписать заявление действующей квалифицированной подписью.

4) Получить обновлённый сертификат (электронную подпись) и записать его на токен.

Также можно сходить в налоговую лично. Для этого понадобятся паспорт, СНИЛС, КЭП и выписка из ЕГРЮЛ.

Нужна ли отдельная подпись для электронного документооборота

УКЭП, которую руководитель выпускает в налоговой, подходит и для подписания документов в электронном документообороте (ЭДО).

Для своих клиентов Кнопка поддерживает ЭДО через Диадок. Для работы с ним выпускать отдельную подпись не нужно.

Некоторые клиенты для экономии времени просят нас подписывать документы, направленные по ЭДО. Для этого мы не забираем подпись у руководителя (так делать нельзя!), а настраиваем машиночитаемую доверенность (МЧД) с помощью ЭЦП руководителя. Подробнее об этом расскажем ниже.

👉🏻 Помогаем перейти на электронный документооборот

Что будет, если я передам свою ЭЦП кому-то другому

Например, бухгалтеру?

Передавать свою электронную подпись никому нельзя. Даже бухгалтеру и тендерной компании. Даже после слёзных уговоров с фразами «да всё нормально будет».

За сам факт передачи ЭЦП другому человеку ответственности, как таковой, нет. Но есть последствия: всё, что будет подписано этой подписью от вашего имени, будет считаться подписанным надлежащим образом. И доказать, что это подписал кто-то другой, будет практически невозможно. Такие истории нередко заканчиваются потерей денег или имущества. Поэтому держите подпись в надёжном месте, а для сотрудников и подрядчиков настраивайте МЧД.

Что такое МЧД

Кнопка сдаёт отчётность больше тысячи компаний, и ни у кого из руководителей мы не забрали подпись. Вместо этого мы настраиваем машиночитаемую доверенность на сотрудника Кнопки, чтобы в дальнейшем подписывать отчёты этим сертификатом.

МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности в виде xml-файла. Он содержит в себе информацию о доверителе, доверенном лице и его полномочиях. От скана обычной доверенности МЧД отличается тем, что её может распознать робот, на языке налоговой — машина. Поэтому при работе с такой доверенностью вмешательство человека не требуется. Она расшифровывается роботом.

Кнопка использует МЧД уже не первый год. Именно с её помощью наши бухгалтеры отправляют отчётность в госорганы, заказывают сверки с налоговой и отвечают на требования, а бизнес-ассистенты подписывают бумаги в ЭДО.

Срок действия МЧД — 3 года.

Обратите внимание:

Если у компании изменится юридический адрес, то вместе с ним могут поменяться и налоговые органы (ФНС, СФР). Если это произоидёт, и у вас есть выпущенная МЧД, нужно будет настроить новую.

Что в итоге

→ Все руководители пользуются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

→ Подпись, выпущенная в налоговой, действует 1 год и 3 месяца. Подпись из удостоверяющего центра — 1 год. За сроком её действия и своевременным продлением вы следите самостоятельно.

→ Первый раз лучше всего выпустить ЭЦП через налоговую. Для удалённого выпуска нужны подтверждённая биометрия и подходящий токен.

→ Нельзя передавать свою ЭЦП третьим лицам.

→ Для сдачи отчётности и работы с ЭДО Кнопка выпускает на своих сотрудников машиночитаемую доверенность (МЧД).

→ МЧД действует 3 года. По окончании срока, мы продляем доверенность сами. Но без помощи руководителя это сделать не получится — нужна его ЭЦП.

***

Помимо помощи с выпуском ЭЦП, МЧД и настройки КриптоПро мы ведём бухгалтерию, помогаем с кадровым учётом и знаем всё про ЕНС и льготы для IT-компаний.

Почитать о нас больше можно здесь, а рассчитать стоимость обслуживания поможет калькулятор. Для расчёта индивидуальной стоимости можно смело обращаться к нашим заботливым менеджерам по телефону 88003337826 или через форму ниже.

За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.