Кнопка — технологичная компания. Благодаря совместным усилиям бухгалтеров и разработки, мы смогли сделать процесс работы с первичкой прозрачным. Рассказываем, что имеем в виду и как нам это удалось. Внизу есть ссылка на видео. Не любишь читать — посмотри :)
Что было полтора года назад
Мы работали в командах. Каждая специализировалась на отдельной отрасли: одни работали с предпринимателями из сферы услуг, другие с торговлей или производством. Плюс в том, что каждая команда наращивала базу знаний в своей области, изучала законы и фишки. Но помимо этого были явные минусы: учёт вели по-своему, работа с документами была неоднообразной. В некоторых командах первичка залетала в 1С быстро и без ошибок. Другие строили бумажные горы, покорять приходилось всей компанией на субботниках.
На тот момент цикл документа в Кнопке был классическим. Клиент присылал в приложение пдф или фото. Первичник скачивал документ, переворачивал, большие разделял на отдельные листы для удобства, сохранял в папке клиента. Потом открывал на первом мониторе, а на втором заходил в 1С. Постепенно вручную переносил каждое поле с документа в программу и нажимал кнопочку «Провести и закрыть». Таким нехитрым способом документ попадал в базу.
Единственная технология, которая была — мы заносили не с бумажки по линеечке, а со второго монитора. Работа сильно зависела от количества сотрудников. Мы совершали глупые ошибки, документы обрабатывались медленнее, чем они появлялись.
Поэтому наши разработчики ещё тогда начали создавать специальный инструмент, который ускорял работу и помогал меньше ошибаться — Набивалка. Название такое, потому что все данные из документа надо набить в нужное поле. Но использовали этот инструмент на тот момент редко — только 10-20% документов заносили через Набивалку.
Полтора года назад работа с первичкой была разрозненной, поэтому мы не знаем точных цифр, сколько документов и с какой скоростью заносили. Но примерно — 20 000 документов в месяц.
Как пришли к тому, что есть сейчас
Поняли, что работа в командах не подходит: по-разному поступаем в одинаковых ситуациях, клиентов становится больше, поток документов растёт. Чтобы обуздать процесс и быть полезными предпринимателю, нужно единообразие. Поэтому объединили первичников в одну группу, чтобы разобрать процесс на части и прибраться в документах.
Стали массово использовать Набивалку, а разработчики постоянно работали над её улучшением. Цикл документа изменился: стало больше этапов, появились роботы-помощники.
Теперь клиент может прислать документ не только в переписку, а ещё в специальную вкладку «Первичка». Когда получаем документ, сначала включаются в работу роботы — проверяют файлы на дубли. Клиент может отправить один и тот же документ несколько раз. Если система поймёт, что уже получала файл, сотрудники его даже не увидят. Один робот помогает экономить время, другие отправляют документы на сортировку, переворачивают и разбирают файл на отдельные страницы. Договоры, письма и приложения складывают в архив, чтобы в Набивалку попало только то, что нужно для 1С. На всё это роботам требуется всего 5 секунд — документ готов для дальнейшего использования.
Дальше документ попадает в Набивалку. Это внутренний инструмент, и он очень простой в использовании: без счетов учёта, без бухгалтерской информации. С одной стороны видно скан документа, с другой — поля, например, контрагент, номер, дата. Большинство данных инструмент распознаёт сам. Сотруднику остаётся только проверить, добавить, если что-то нужно, и сохранить. Через пару секунд документ оказывается в 1С. Почти весь путь с документом работают роботы. Сотрудники проверяют, всё ли верно рассортировано, распознано и занесено.
Сейчас 90% документов заносим через Набивалку. Некоторые пока так не умеем заносить: чеки, авансовый счёт-фактура, отчёт агента. Заносим их классическим способом, с двумя мониторами. Документы обрабатываем от часа до двух дней в зависимости от нагрузки. К 18 октября уже обработали больше 35 000 документов.
Как Кнопка собирает недостающие документы
Классический способ собрать документы с предпринимателя — отправить некрасивую и непонятную таблицу из 1С — ОСВ. По ней клиент должен понять, чего не хватает или что нужно дособрать с контрагентов.
Первые 4 года мы тоже так работали. Но поняли, что такой способ вызывает больше вопросов. Тратили много время на попытку «причесать» таблицу, но всё равно было непонятно. Документы не собирались, клиенты не радовались — это была настоящая боль для наших бухгалтеров и предпринимателей.
Тогда разработчики и бухгалтеры придумали единую форму для таблицы по недостающим документам. Сделали её на базе гугл-докс, в которую данные собирали в полуавтоматическом режиме. Уже в марте 2018 отправляли новые таблицы. Формировали её раз в месяц. Минусом было то, что она не обновлялась в моменте. По-прежнему оставалось много ручного труда, актуальных данных не было.
Мы увидели, что таблицы удобны предпринимателям и внедрили их в наше приложение. Теперь информация обновляется раз в час, хранится история: что за документ, когда загрузили, занесён ли в 1С. Можно написать комментарий по конкретному платежу или по контрагенту.
Раздел содержит 3 части:
— Поставщики. Здесь перечислены контрагенты, по которым нет документов и кому нужно заплатить деньги за предоставленные услуги или товар.
— Клиенты. Раздел показывает, кто из клиентов не заплатил и кому ещё нужно оказать услуги или отправить товар.
— Сканы. Можно прикрепить накопившуюся первичку, не раскладывая по контрагентам. Мы сами отсортируем документы и занесём их в базу. На некоторых сканах увидите галочку — это значит, что документ уже заведён в 1С.
В разделах «Поставщики» и «Клиенты» есть поиск, который поможет найти даже тех контрагентов, по которым сделки уже закрыты. Этот раздел очень нравится нам. А самое главное — клиентам.
Что это даёт нам
В таком режиме мы работаем больше года. Каждый день на общем скраме следим за метриками. Знаем, сколько документов в день обрабатываем, с какой скоростью, сколько ещё предстоит сделать. С помощью Набивалки и роботов совершаем меньше ошибок и работаем быстрее. Мы не понимали, откуда взялся файл, кто положил в папку, перенёс или удалил. Сейчас и это видим и можем влиять на процесс занесения документов. Раньше для нас 5000 документов было непосильным объёмом, но сейчас, благодаря разработке и людям, которые участвуют в занесении документов, 40 000 документов в месяц не предел.
Мы улучшили работу у себя, чтобы контролировать процесс, понимать, что происходит на каждом этапе документа. Работа с документами в Кнопке стала прозрачной.
Что это даёт нашим клиентам
Клиент получает понятный и удобный список документов по сделкам, доступный в любое время. И порядок в рутинной работе с документами. Всё это необходимо для того, чтобы отчётность прошла гладко, так как наличие первичных документов влияет на сумму налога. Раздел также удобен для управленческих решений. Можно спланировать свои расходы и доходы, расставить приоритеты.
Что дальше
Впереди много задач, которые мы хотим сделать. Уже сейчас сотрудники Кнопки пользуются архивом полученных файлов. Хотим, чтобы у клиентов появилась такая же возможность. Эта задача как раз в работе у разработки. Планируем формировать акты сверки прямо в приложении, чтобы было доступно в любое время. Работаем над увеличением скорости занесения документов до 1 дня даже в отчётный период.
Итог
Работа с первичкой отнимает много времени у предпринимателя. Кто-то нанимает специального сотрудника. Кто-то тратит своё время, чтобы разобраться. Кнопка — удалённая компания. Но нам удалось сделать процесс работы с первичкой прозрачным для клиента. Не нужно тратить время, чтобы разобраться, не нужно постоянно спрашивать у бухгалтера. Информация в приложении — в любое время можно заглянуть в специальный раздел. Важно, что изменения проводим вместе с клиентами, сверяемся с ожиданиями. Благодаря совместной работе мир первички становится не таким пугающим и понятным. Присоединяйтесь!
Вот тут то же, что написали. Только в диалоге Лёхи с Юлей. Приятного просмотра :)
—
Подсказала — Юля Ахряпина, технолог в Кнопке.
Рассказала всем — Маша Копко, маркетолог.
Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)