Блог

Что нужно знать работодателю об электронной трудовой книжке

2024-10-23 17:07 Работа с сотрудниками # Трудовые договоры
Несмотря на то, что переход на электронные трудовые — давно не новость, некоторые работодатели до сих пор не понимают, как с ними работать. В статье подробно разберём, обязательно ли переходить на ЭТК и какие данные о работниках отправлять в социальный фонд.
Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества ЭТК

Обязательно ли переходить на электронную трудовую

Как и когда отправлять сведения в СФР

Что такое электронная трудовая книжка

Может показаться, что электронная трудовая — это цифровой аналог бумажной версии. Но это не совсем так. Это выписка из сведений, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России. Сотрудник в любой момент может запросить её на Госуслугах, в МФЦ или СФР и получить информацию о своём рабочем стаже.

В ЭТК содержатся все те же сведения, что и в бумажной трудовой:

  • информация о работнике
  • место работы с наименованием работодателя
  • записи о приёме, переводе, увольнении, приостановлении, возобновлении
  • даты приёма, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение
  • вид поручаемой работы
  • код выполняемой функции
  • даты и номера кадровых документов
  • причины прекращения трудового договора

Нет только данных о поощрениях и образовании — они в СФР не передаются.

Преимущества ЭТК

Какие плюсы есть в ведении электронных книжек для работодателя?

  • Можно не вести бумажные трудовые сотрудников, которые от них отказались. Это сокращает объём бумажной работы, экономит время и силы.
  • Нет переживаний за сохранность документа. Бумажные трудовые могут потеряться или испортиться, например, при форс-мажорах в офисе.
  • Меньше вероятность ошибки или подделки в сведениях о трудовой деятельности.
  • Легче устраивать на работу дистанционных сотрудников.
Важно:

По ТК РФ каждый работодатель обязан вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном виде. Это делается параллельно с бумажными, если работники хотят сохранить свои физические книжки.

Обязательно ли переходить на электронную трудовую

Начиная с 2021 года, если вы впервые официально устроились на работу, бумажную трудовую книжку заводить не нужно — первый работодатель сразу оформит электронную. Если же вы до сих пор ведёте бумажную, то фактически нужно вести и её, и электронную.

Если вы хотите отказаться от бумажной версии, нужно написать заявление в свободной форме. После чего все записи будут отражаться в электронной трудовой, а бумажная вернётся вам с записью о переходе.

С первого дня на новом рабочем месте можно сразу перейти на электронный формат книжки. Тогда в бумажную версию вносятся сведения о приёме на работу и переходе на ЭТК. Та же информация отправляется в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня за днём заключения трудового договора. Например, если договор заключён 02.09.2024, то отправить отчёт нужно не позднее 03.09.2024.

Что делать, если работник не помнит, подавал он заявление или нет?

Если бумажную трудовую он не предоставил, нужно попросить у него сведения о трудовой деятельности в СФР или на Госуслугах за три минуты. Там будет специальная отметка, если он перешёл на ЭТК.

Нужна помощь с бухгалтерией?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмем учёт на себя.
Оставляя свои данные, вы соглашаетесь с правилами защиты информации.

Как и когда отправлять сведения в СФР

Сведения о трудовой деятельности отправляются в Социальный фонд России по каждому сотруднику. Для этого существует специальная форма ЕФС-1.

Направлять данные в фонд нужно в случае:

  • приёма сотрудника
  • постоянного перевода
  • увольнения
  • написания им заявления о выборе формата трудовой книжки
Сведения также подаются и при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.
Стандартные сроки подачи отчёта зависят от ситуации:

  • если приняли на работу или уволили, заключили или расторгли договор ГПХ, приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня
  • в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца

Если сведения не предоставить, то при тщательной проверке работодателю грозят штрафы:

  • от 30 000 до 50 000 ₽ для юридического лица
  • от 1000 до 5000 ₽ для ИП
  • а также 500 ₽ за каждое застрахованное физлицо.
Например, если в штате 200 сотрудников и работодатель не отправил сведения о стаже за каждого, то он заплатит штраф в размере 200*500 = 100 000 ₽.
Если вы хотите избежать бумажных хлопот и возможных штрафов, Кнопка готова взять работу с кадровыми документами на себя. Позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже.

А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.