Блог

Воинский учёт и как правильно его вести: памятка для организаций

2025-10-02 10:24 Работа с сотрудниками Юридические моменты # Управление ООО
Проблема ведения воинского учёта остро стоит у всех организаций, начинающих работу с кадрами. Ведь как только у компании появляется хотя бы один военнообязанный сотрудник, нужно подавать отчёты в военкомат и своевременно актуализировать информацию в картотеке.

А затем начинается ежегодная работа: до 1 ноября работодателям нужно предоставить список сотрудников для постановки на учёт, а до конца года — план работ по ведению учёта.

Если вы только начали задаваться вопросами по ведению воинского учёта, это повод узнать ответы на них в нашей новой памятке. Не только собрали список и порядок дел, но и прикрепили шаблоны всех необходимых документов.
Что такое воинский учёт и кто должен его вести

Кого касается воинский учёт в компании

Советы по ведению воинского учёта

Список отчётов, которые надо сдавать в военкомат

С чего начать воинский учёт

Как вести воинский учёт

Что делать работодателю, если сотруднику пришла повестка

Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники

Кто может проверить воинский учёт в компании

Штрафы за нарушения

Ответы на частые вопросы

Что такое воинский учёт и кто должен его вести

Воинский учёт — это государственный учёт призывников и военнообязанных граждан. Он ведётся военными комиссариатами и работодателями. Компании предоставляют в военкомат необходимые сведения о сотрудниках, подлежащих учёту, сдают отчётность и оповещают о повестках.

Воинский учёт обязаны вести все организации. А вот у индивидуальных предпринимателей даже при наличии сотрудников такой обязанности нет.

Кого касается воинский учёт в компании

Всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности и не проходят военную службу в данный момент. На воинском учёте также стоят женщины, у которых есть военно-учётная специальность — ВУС. Например, медики.

Компания должна вести воинский учёт

  • не зачисленных в запас мужчин призывного возраста (призывники) — от 18 до 30 лет
  • мужчин, которые отслужили и состоят в запасе
  • мужчин, которые не служили, потому что были освобождены от призыва или получили отсрочку (по достижении 30 лет)
  • тех, кто отучился на военных кафедрах и в военных вузах
  • тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу
  • женщин с ВУС

Не подлежат воинскому учёту в компаниях

  • граждане, которых освободили от воинской обязанности — например, по состоянию здоровья
  • те, кто сейчас проходят военную службу или альтернативную гражданскую службу
  • женщины без ВУС
  • те, кто постоянно проживают не в России
  • иностранные граждане
Воинский учёт ведётся в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству или на удалёнке.

Советы по ведению воинского учёта

→ Все полезные документы мы собрали в папке

1) Сообщайте в военкомат о приёме на работу и увольнении сотрудников, подлежащих воинскому учёту, в течение пяти дней.

2) Вовремя актуализируйте карточки и сообщайте в военкомат об изменении сведений о сотрудниках, состоящих на воинском учёте и тех, кто обязан на нём состоять.

Например, изменения семейного положения, образования, структурного подразделения компании, должности, места пребывания или прописки, состояния здоровья. Срок уведомления — в течение пяти дней после внесения изменений в картотеку.

Подать сведения из этих двух пунктов можно традиционным способом — лично или почтой, либо в электронном виде через портал Госуслуг или реестр воинского учета. Для москвичей есть дополнительный вариант портал — mos.ru.
Это важно! Если не успеть за 5 дней, то могут наложить штраф на директора или ответственного за воинский учёт в компании 40 000 — 50 000 ₽, для юрлица — штраф от 350 000 до 450 000 ₽ (ст. 21.2 КоАП РФ).

Если же не выдать повестку по мобилизации, то штраф на директора или ответственного за воинский учёт в компании от 60 000 до 80 000 ₽, на юрлицо — штраф от 400 000 до 500 000 ₽ (п. 1 ст. 19.38 КоАП РФ).
3) Проводите сверку данных с военкоматом не реже раза в год. Дату и время назначит сотрудник военкомата. Как правило, для этого ответственного за воинский учёт в компании вызывают в военкомат с карточками на военнообязанных.

После сверки всех карточек сделайте запись в журнале проверок воинского учёта и бронирования граждан.
Большинство компаний ведут общий воинский учёт. В специальном воинском учёте есть бронирование — это отсрочка от воинской службы сотрудника на конкретной должности, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании или отрасли. Например, для специалистов предприятий оборонно-промышленного комплекса.
4) Отправляйте отчёты в военкомат. Есть сведения, которые надо передавать в военкомат регулярно. Например, список сотрудников-мужчин 15—16 лет отправляется раз в год.

Список отчётов, которые надо сдавать в военкомат

Списки мужчин 15- и 16-летнего возраста → Ежегодно, до 15 сентября.
Список сотрудников для первоначальной постановки на воинский учёт в следующем году (аналогично форме выше). К списку приложить карточку каждого сотрудника, которого в него включили → Ежегодно, до 1 ноября.

План работы по воинскому учёту, приказ о ведении воинского учёта → Ежегодно, согласовать до 31 декабря.

Сверка карточек военнообязанных сотрудников → Не реже одного раза в год (предварительно согласовать время и порядок с военкоматом).
Отчёт о численности работающих и забронированных сотрудников, пребывающих в запасе, по форме 6 → Сдают по требованию — сначала нужно проконсультироваться с военным комиссариатом.
Сведения о работниках, состоящих на воинском учёте, а также о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учёте → В течение двух недель по запросу военного комиссариата.

Нужна помощь с бухгалтерией?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмём учёт на себя.

С чего начать воинский учёт

Компанию, которая никогда не вела воинский учёт, нужно поставить на учёт в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если есть обособленные подразделения, ставить организацию на воинский учёт в каждом городе, где есть подразделение, не нужно.

Единого регламента постановки на воинский учёт нет. Поэтому прежде всего лучше обратиться в военкомат и уточнить, как там всё устроено и какие документы нужны. Список военкоматов есть на сайте Министерства обороны.
Вам понадобятся:
У некоторых военкоматов свои правила, отличающиеся от требований законодательства. Иногда военкоматы просят предоставить дополнительные документы или посетить местную администрацию для получения справки от комиссии по бронированию.
Ответственность за ведение воинского учёта несёт директор и назначенный сотрудник. Они обязаны оформлять документы по учёту военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.
Что делать дальше?
1) Подготовьте приказ об организации воинского учёта

Пропишите в нём ответственного, а также того, кто будет заниматься учётом, когда ответственный будет на больничном или в отпуске. Например, директор. Приказ издаётся ежегодно до 31 декабря и согласуется с военкоматом.

2) Согласуйте приказ и другие документы в военном комиссариате

Приказ также можно согласовать в местной администрации, если на вашей территории нет военкомата. После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учёт.

Как вести воинский учёт

Для ведения учёта вам в любом случае придётся работать с документами. Например, хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учёта военнообязанных и подавать отчёты в военкомат. Чтобы не запутаться, следуйте этому алгоритму:

1) Заведите журнал проверок для воинского учёта — в нём нужно отмечать информацию обо всех проверках военкомата.

2) Составьте план работ по воинскому учёту на год — там будут прописаны все мероприятия, связанные с воинским учётом, на текущий год. На плане должна быть подпись директора и ответственного сотрудника, а также печать. План формируется ежегодно до 31 декабря, также как приказ, и согласовывается с военкоматом.

3) Обновите карточку по форме 18. В ней указываются актуальные данные о компании (количество сотрудников, военнообязанных, их воинские звания).

4) Отправьте план и карточку по форме 18 на согласование в военкомат. Вас могут попросить внести изменения. Это можно сделать и позже, но их нужно будет согласовывать снова. Если у вас изменилось лицо, ответственное за воинский учёт, то необходимо также приложить приказ.

Предварительной записи в военкомат нет: директор или ответственный приезжают по месту регистрации и в порядке живой очереди обращаются к уполномоченному лицу. Определить, к кому обратиться, поможет дежурный по военному комиссариату.
С организациями военкоматы работают не каждый день, поэтому график работы лучше уточнять напрямую в военкомате. Также лучше заранее по телефону спросить список документов, которые могут понадобиться для согласования.
5) Заполните карточки на сотрудников. С 8 января 2022 года на каждого сотрудника, состоящего на воинском учёте, нужно завести карточку по форме № 10. В неё вносят личные данные, сведения о воинском учёте, о приёме на работу и увольнении.

Карточку заполняют при приёме военнообязанного сотрудника на работу. Их хранят в электронном или бумажном виде. Если данные нужно актуализировать, запросите у сотрудников военные билеты или другие документы воинского учёта.

Заполните поле «Сверка с документами воинского учёта» на лицевой стороне карточки после проверки. В нём ответственный сотрудник ставит подпись, инициалы и фамилию, а также дату, когда данные были сверены.

Если у вас ведутся личные карточки (Т-2) на работника, не забудьте заполнить в них данные: Раздел III Сведения о воинском учёте.
6) Организуйте картотеку. Все карточки должны быть распределены по нескольким разделам:

  • офицеры запаса
  • солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса
  • военнообязанные женщины
  • призывники

Внутри разделов карточки раскладываются в алфавитном порядке. Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учёт на срок более трёх месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства.

Как именно хранить, требований нет. Если карточки хранятся в электронном виде, то сортировка будет по папкам в аналогичном порядке.

Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учёта, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военным комиссариатом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.

Что делать работодателю, если сотруднику пришла повестка

Сообщайте работникам, если военкомат прислал для них повестку

С 9 мая 2025 года начал работу Реестр электронных повесток — повестки рассылаются через личные кабинеты призывников на портале «Госуслуг».

Но повестка может прийти и по месту работы. Если работодатель получил повестку, он обязан:

1) вручить повестку сотруднику под подпись

Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до указанного в повестке срока. Если она пришла на сотрудника, который работает удалённо, находится в отпуске или на больничном, нужно составить акт о невозможности вручить повестку и отправить его в военкомат.

Если сотрудник отказывается принимать повестку, то также составляете акт.

2) отпустить сотрудника с работы в день, когда ему нужно пойти в военкомат

Этот день оплачивается по среднему заработку.

Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники в организацию

Запросите у военнообязанного сотрудника документы воинского учёта, когда нанимаете его на работу.

Это может быть:
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников
  • военный билет
  • временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета
По ТК РФ, документ воинского учёта при трудоустройстве обязателен. Но в то же время ТК РФ не позволяет отказать в трудоустройстве, только если у человека нет военного билета. Поэтому принять человека без такого документа придётся. Максимум, что можно сделать потом — вынести замечание или выговор.
Если сотрудник не состоит на воинском учёте, нужно выдать ему направление под подпись, а корешок направления оставить у себя.

Кто может проверить воинский учёт в компании

Контролировать компании могут органы управления ВС РФ, военкоматы и органы местного самоуправления. Для этого есть специальная инструкция. В ней прописано, какие проверки могут быть, как их проводить и по каким критериям оценивать, правильно ли компания ведёт воинский учёт.

Периодичность проверок:
  • не реже 1 раза в год — если на воинском учёте не менее 500 человек
  • не реже 1 раза в 3 года — если на учёте менее 500 человек

О проверках по планам военных комиссариатов на очередной год сообщается в конце текущего года. В отдельных случаях, когда проверки проводятся по планам штабов военных округов или Минобороны России о проверках организация уведомляется за 5 дней.

Критерии оценки организации при проверке установлены в инструкции. В ходе оценки деятельности организаций по осуществлению воинского учёта проверяются следующие вопросы:

  • полнота охвата граждан воинским учётом
  • качество осуществления воинского учёта граждан
  • достоверность сведений, содержащихся в карточках граждан, подлежащих воинскому учёту в организациях
  • организация и обеспечение исполнения гражданами обязанностей по воинскому учёту
Проверки бывают двух видов:
Плановые. По ним военкоматы и органы местного самоуправления должны проверять компании, в которых занято больше 500 сотрудников, каждый год. Остальные компании — не реже одного раза в три года. Сообщать о проверках должны заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год.

Внеплановые. По ним военкоматы и органы местного самоуправления проверяют компании по жалобам граждан. О внеплановой проверке должны уведомить за пять дней до начала проверки.
При проверке в компании смотрят на правильность ведения учёта и проверяют данные о сотрудниках, состоящих на воинском учёте.
Надо понимать, что штрафа за то, что компания в целом не вела воинский учёт нет. НО! есть штрафы, которые вытекают из не ведения воинского учёта в компании, о чём говорится ниже.

Штрафы за нарушения

Оштрафовать за нарушение воинского учёта могут директора или ответственного за воинский учёт. Дела о таких правонарушениях рассматривают военкоматы, они же могут назначить штраф.
За что
Сколько
Не представили сведения или информацию, обязательные по закону. Например, документы о постановке компании на учёт в военкомате (ст. 21.4 КоАП РФ)
на должностное лицо от 40 000 – 50 000 ₽
Приняли на работу или уволили сотрудника, который должен состоять на воинском учёте, но не состоит на нем, и не сообщили об этом в военкомат в срок. Также если данные по сотруднику изменились, а военкомату не сообщили (ст. 21.4 КоАП РФ)
на должностное лицо 40 000 – 50 000 ₽
Не отправили список сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учёт (ст. 21.1 КоАП РФ)
на должностное лицо 40 000 – 50 000 ₽; на компанию 350 000 – 400 000 ₽
Сотруднику пришла повестка, а вы не сообщили о ней или не дали возможность сходить в военкомат (ст. 21.2 КоАП РФ)
на должностное лицо 40 000 – 50 000 ₽; на компанию 350 000 – 400 000 ₽

Ответы на частые вопросы

→ Как узнать статус работника для целей воинского учёта?

Из приписного или военного билета, запросить его нужно при приёме на работу. Также на стр. 13 паспорта должна быть отметка о постановке на воинский учёт.
→ Если в компании только один директор мужского пола (военнообязанный) и больше нет сотрудников, то надо ли вести воинский учёт?
Да, вести воинский учёт в этом случае надо.
→ Если в компании единственный сотрудник — директор женского пола без военно-технической специальности, то надо ли вести воинский учёт?
Данный вопрос нормативно не урегулирован, но полагаем, что воинский учёт вести нужно, поскольку:

— ряд организационных обязанностей (например, издание приказа об ответственном за воинский учёт, проверка документов сотрудников в части соблюдения военной обязанности) не связаны с наличием или отсутствием военнообязанных сотрудников и должны исполняться.

— все компании должны изучать методические рекомендации и составлять документы.
→ Воинскому учёту не подлежат граждане постоянно проживающие за пределами территории РФ. Что делать с теми, кто уехал давно, и вести ли на них воинский учёт, сообщать ли в военкомат?
Фактически в законодательстве нет четкого определения, кого считать «постоянно проживающим за пределами территории РФ». Таким образом, выезд работников за пределы РФ полгода и более назад не говорит о том, что они постоянно проживают за рубежом.

К категории лиц, постоянно проживающих за пределами РФ, можно отнести граждан, которые имеют вид на жительство в иностранном государстве или иной подтверждающий документ.

Получается, что организация не ведёт воинский учёт работников, соответствующих этим требованиям при наличии документов, подтверждающих постоянное проживание за рубежом.
Важно! Работники сами обязаны сообщить свой военный комиссариат о том, что они выехали за пределы РФ на срок более 6 месяцев.
Воинский учёт сотрудника ведётся до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины могут быть в запасе максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.
Несмотря на то, что полноценно с ведением воинского учёта Кнопка не помогает, вы можете обратиться к нам за консультацией и помощью с составлением необходимых документов.

Чтобы задать вопрос, позвоните нам по телефону 8 800 333 7826 или оставьте заявку в форме ниже. Расскажем о возможностях сервиса и поможем выбрать наиболее подходящий вариант.