Начинать статью с философских размышлений о ситуации вокруг не будем. Реальность такова, что ещё года два назад переезд компаний, сотрудников и соискателей запустился как по цепочке, и прерываться пока не планирует.
Предприниматели стали более открыты к соискателям из-за границы, но не все ещё понимают, как сделать взаимодействие с ними технически прогрессивным. Законы требуют ворох документов почти при каждом кадровом движении, а «общаться бумажками» с сотрудникам на удалёнке ну совсем неудобно.
Всё же сложности можно свести к минимуму. И в этой статье мы расскажем, как обмениваться документами с работниками и внешними подрядчиками быстро и безопасно, даже через тысячи километров.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник работает по трудовому договору и решил переехать в другой город или за границу. Что делать в этом случае?
1. Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение о дистанционной работе
режим рабочего времени, если на удаленке он поменяется;
место работы (город, где работает сотрудник);
порядок и сроки передачи отчётов о проделанной работе;
оборудование, которым будет пользоваться сотрудник.
Допсоглашение составляется в двух экземплярах. Оба подписывают и работник, и работодатель. После чего каждый хранит у себя по одному экземпляру.
Подписать такое соглашение можно традиционным «ручным» способом, если сотрудник ещё не уехал, или с помощью электронной цифровой подписи — ЭЦП. Обмен отсканированными документами через обычную электронную почту не допускается.
2. Если сотрудник уезжает на ПМЖ — предложите ему ГПХ
Минтруд придерживается позиции, что работодатель не может исполнять трудовое законодательство России для работников на дистанте.
Ответственности за заключение трудового договора с работником за границей у работодателя не будет, но лучше всё-таки оформить ГПХ. Это позволит избежать проблем с налогообложением, если сотрудник находится в другой стране больше 183 дней, но получает доход в России.
3. Переходите на кадровый электронный документооборот
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет не привязываться к месту и подписывать документы с сотрудником даже за тысячу километров от вас. Поэтому если работник переехал в другой город или страну, дополнительное соглашение с ним можно подписать удалённо.
С КЭДО не нужно платить курьерам за доставку А процесс подписания сокращается с 3 дней до 30 минут. При этом личное присутствие никого из сторон не понадобится.
Вы забудете об отправке документов бухгалтеру благодаря прямой интеграции с 1С. Отправка напрямую сэкономит ваше время и не даст ничему потеряться.
Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников.
Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
Приказ (распоряжение) об увольнении.
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Документы, которые нужно обязательно подписывать с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью):
Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений.
Приказ (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомления об изменении сторонами определенных условий трудового договора.
Важно:
Если вы ранее принимали локальный нормативный акт о КЭДО, но в нём не прописано, что он распространяется на дистанционных работников, то вам не нужно ознакамливать их с локальным актом и брать у них согласие на КЭДО.
С недавних пор клиенты Кнопки тоже могут воспользоваться услугой кадрового ЭДО. Из всех сервисов по работе с документами мы выбрали Nopaper. Гибкие условия, выгодное обслуживание и открытый АПИ, с помощью которого скоро настроим прямую интеграцию между приложениями Кнопки и Nopaper.
Для выпуска подписи сотруднику не нужно посещать удостоверяющий центр. Подпись выпускается прямо в приложении при подтверждении личности по паспорту и сохраняется в смартфоне. Никаких токенов на флешке. Использовать выпущенную подпись можно только внутри сервиса и с телефона сотрудника, выгрузить или отдать ее никому нельзя.
Решили подключить кадровый документооборот, нужна помощь с бухгалтерией или есть вопросы к юристу? Пишите в наш Телеграм-чат или звоните по телефону 88007004263. Ответим на все вопросы и обязательно подскажем выгодные условия по услугам.