Бухгалтерия для общепита: кафе, ресторан, бар и еда на вынос

2023-05-31 23:00 Начало бизнеса

Он как феникс восстал практически из пепла после череды ударов в 2020 году. Закрытые площадки, отсутствие выручки и неумолимо капающие аренда и налоги.

Пережить это было сложно. Но герои сегодняшней статьи не сдались. И после череды пертурбаций им, кажется, уже ничего не страшно.

Сегодня о тех, кто встречает нас горячим кофе по утрам, не оставляет без обеда и всегда готов подстроиться под планы на вечер: ресторанах, кафе, барах и take-out точках.

Что внутри:

Общепит: что это такое, особенности

Программы для работы кафе и ресторанов

Системы налогообложения для общепита

Схема «водки и селёдки»

Сотрудники в общепите: подводные камни

Первичные документы в кафе и ресторанах

ЕГАИС и алкодекларации для ресторанов и баров

Общепит: что это такое, особенности

Одна из особенностей точек общественного питания — самостоятельное приготовление блюд или напитков и их последующая реализация. То есть, если кто-то говорит, что у него в продаже есть газировка, шоколадки и чипсы, но сам он их не готовил — это не общепит, а торговля.

Ещё одна интересная особенность — не каждому общепиту нужны места для рассадки гостей. Он вполне может обойтись и без них. Почему так?

В пандемию появилась модная нынче штука «дарк китчен». За таинственным названием скрывается кухня, которая готовит только на доставку. То есть это обычный заказ блюд через приложение типа Яндекс.Еда или Delivery Club и последующая их доставка курьером.

Офлайн-точек нет, а значит и посидеть негде. Есть только небольшая кухня без залов для гостей. Это хорошо экономит деньги на аренде помещений и прекрасно подходит для ИП.

Программы для работы кафе и ресторанов

Общепиту (как ИП, так и ООО) нужно вести свой отдельный учёт в разрезе блюд. И для этого есть специальные программы:

StoreHouse
iiko

Как они работают?

Допустим, вы купили 15 кг говядины, 30 кг свёклы, 20 кг капусты, 5 кг лука и 1 кг чеснока. Весь этот закуп заводится в программу.

Из полученных продуктов получилось 100 порций борща. Не самого настоящего, мы всё понимаем. И в момент, когда кафе продаёт борщ из меню, его порции постепенно списываются.

Заведением документов в iiko и StoreHouse занимается бухгалтер-калькулятор. Кнопка, как аутсорсинг, может заходить в эти программы и забирать документы уже для ведения бухгалтерии и расчёта налогов. Так всё будет на месте, и красота в учёте обеспечена.

Системы налогообложения для общепита

ИП на ОСНО в общепите как единорог в лесу среди медведей. Скорее всего предприниматель оказался на этой системе налогообложения по ошибке. Либо доходы в какой-то период взмыли в небеса, и он просто слетел с УСН.

Чаще всего общепит работает на патенте. Это идеальный налоговый режим для кафе, кофеен, бистро и столовых. Подробнее прочитать об этой системе налогообложения можно тут. Здесь же отметим, что патент выдаётся только ИП на определённую площадь, и его можно сочетать с УСН Доходы или УСН Доходы минус расходы.

ООО на доходах бывает редко. Обычно компании выбирают УСН Доходы минус расходы или ОСНО, если не хотят делить кухню и бар (об этом подробнее будет ниже).

Расходная часть у общепита огромная. И если не потратить деньги на аренду, зарплату, покупку продуктов и расходников, то и дохода не будет. Приложение Кнопки позволяет тщательно следить за расходной частью: все траты показаны в разрезе поставщиков, видно, по кому сумму не закрыты документами, а налог за период считается онлайн и пересчитывается после загрузки первички. Отправили акт или накладную по расходу — снизили налог. Всё просто.

Схема «водки и селёдки»

Звучное название этой схемы отражает популярную в общепите рабочую связку ИП и ООО. Для чего она нужна?

Индивидуальные предприниматели не могут просто взять и начать торговать алкоголем. Во-первых, для этого нужна лицензия. А во-вторых, даже с ней они могут продавать только пиво и пивные напитки. Всё, что крепче, под строжайшим запретом. А вот организациям это делать можно. Поэтому ООО продаёт алкоголь, а ИП — еду. Второй при этом чаще всего работает на патенте, и на него же заведены все сотрудники.

Классические портреты схемы-связки:

ИП с несколькими сотрудниками (официантами, поварами, менеджерами, хостесс) + одна или несколько касс.

ООО: обычно 1-2 сотрудника (например, бармен, директор не в счёт) и одна касса.

Почему организации нужен хотя бы ещё один, а лучше два сотрудника помимо директора? Потому что на кассе должен обязательно стоять сотрудник. И он должен быть именно сотрудником компании. Кто-то из штата ИП заменит его не может. Поэтому 1-2 сотрудников оформляют на ООО, а остальных на ИП, который ещё и патент может оформить. Получается беспроигрышная схема, при которой можно продавать алкоголь, да ещё и налогов платить меньше.

Пара слов про аренду:

Если идёт связка ИП + ООО, при этом ИП на патенте, то он становится главным арендатором помещения, а ООО — субарендатором, который арендует только часть зала. Обычно это как раз-таки бар, где и продаётся алкоголь.

Сотрудники в общепите: подводные камни

В общепите есть распространённая беда, и зовётся она кадровый учёт. В одном и том же заведении сотрудников могут устроить как на белую зарплату, так и на серую. А могут не трудоустроить вообще. Последний вариант, к счастью, сейчас встречается всё реже.

Ещё бывает, что сотрудник был кассиром, а стал менеджером, а документов на перевод никаких нет. В трудовой книжке ничего не отразили, и сотрудник узнаёт об этом только при увольнении.

Чтобы таких непоняток не было, а учёт по кадрам был в целости и сохранности, руководитель может подключить кадровый электронный документооборот — КЭДО. С ним все заявления, договоры и приказы хранятся в одном месте в электронном формате. Так они точно не потеряются, а для подписи понадобится пара кликов. В некоторых сервисах их можно сделать прямо с телефона ;)

Важно:

ИП в отличие от ООО может распоряжаться деньгами как хочет. То есть, если он просто переведёт их некоему Василию, никто ничего не спросит. А если так решит сделать ООО, вопросы появятся. Получается, если компания не трудоустроила сотрудника, а ещё и деньги ему с расчётного счёта перевела, то тут двойное попадание.

P.S. это не значит, что ИП может работать с кем-то, платить ему деньги и не трудоустраивать. ТК РФ ещё действует!

Пара слов про иностранцев:

В общепите они есть и встречаются часто. Подробнее о том, как с ними работать безопасно, написали здесь
Кнопка ведёт кадровый учёт и для иностранных сотрудников. Для них при трудоустройстве мы готовим пакет документов и уведомление в МВД. Его нужно обязательно подать в течение 3 рабочих дней, иначе будет штраф до 1 000 000 ₽. После приёма на работу иностранного сотрудника Кнопка будет считать по нему зарплату и отчитываться в госорганы, как и по всем остальным работникам.

Первичные документы в кафе и ресторанах

Что всегда окружает общепит? Нет, это не посуда, продукты или толпы гостей. Это чеки! У каждого кафе, ресторана или бара их просто тьма. Больше, чем у других сфер бизнеса. Почему?

Мало того, что отрасль в принципе завязана на продажах блюд и напитков, ещё бывают случаи, когда в течение дня на кухне что-то заканчивается, и это что-то нужно срочно. Поэтому сотрудники просто берут корпоративную карту, идут в соседний магазин и закупаются там.

Важно:

Все чеки должны быть отражены в расходах. А для этого нужно отправить сканы или фото бухгалтеру. Если не подтвердить покупку чеком, потраченные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ.

В приложении Кнопки есть раздел, в котором отражаются все суммы по чекам. И если ваша корпкарта подключена к расчётному счёту, то вы прямо в приложении сможете увидеть, когда и какие суммы потратили. И, соответственно, к этим суммам прислать чеки.

А для работы с актами и накладными отлично подойдёт «Пакет Бумажный». Все документы от контрагентов мы забираем курьером, отражаем в учёте и аккуратно храним в своём офисе. Можем оставить для этого специальную кнопочную коробкупрямо в заведении. И как только появится новый документ, положите его в неё. Сортировать ничего не нужно, мы всё сделаем сами :)

ЕГАИС и алкодекларации для ресторанов и баров

Все, кто торгует алкоголем, обязаны подключиться к ЕГАИС — единой государственной автоматизированной информационной системе. Без неё продажа алкоголя будет считаться незаконной. И, как мы помним, всё незаконное штрафуется. Здесь сумма будет до 300 000 ₽ с конфискацией всей продукции.

Как работать с ЕГАИС?

На каждой бутылке есть специальная марка, которая содержит информацию о её происхождении. Эти данные должны быть занесены в ЕГАИС, благодаря чему виден весь путь от места производства до покупки каждой единицы алкогольной продукции.

При продаже продавец ещё раз считывает марку сканером на кассе, и информация о покупке автоматически отражается в программе. Это даёт полное понимание, на чьём балансе числится партия, и кто реализовал товар конечному потребителю.

Как выстроить работу с бухгалтером?

Если вы работаете с Кнопкой, то по итогам месяца можете сами выгрузить сверку с поставщиками из программы. Обычно это простой Excel-файл. Либо можете дать доступ в программу нам, и бухгалтер сам выгрузит нужные из программы данные, сформирует отчёт и отчитается в Росалкогольрегулирование (РАР).

Учёт по купленным-проданным партиям лучше вести организации самостоятельно. Потому что вы сами видите, какой товар пришёл и сколько, есть возможность свериться с документами, тут же просканировать партию и занести информацию в программу. Бухгалтер со своего рабочего места этого, к сожалению, сделать не может.

Алкодекларация

Алкодекларацию сдают все организации, которые работают с алкоголем. Делать это нужно раз в квартал. Отчёт принимает Росалкогольрегулирование. Если не сдать декларацию вовремя, можно поймать штраф до 100 000 ₽. А если в отчёте будут недостоверные сведения или ошибки, могут лишить лицензии на продажу крепкого алкоголя. Кнопка умеет работать с алкодекларациями и сдаёт отчётность по алкоголю в РАР.

***

Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.

А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.

Над материалом работали

Аня Юдина, маркетолог