Что такое онлайн-касса и как с ней работать

2025-09-19 17:12 Кассы # Онлайн-кассы

Для бизнеса проводить платежи через кассу критически важно: это помогает и правильно вести учёт, и автоматически отправлять информацию в налоговую.

Поэтому предпринимателям, которые напрямую работают с клиентами и принимают от них оплату, важно разбираться в разных видах касс. Ведь для каждой цели нужно выбирать свою.

В этой статье узнаем основные правила работы с кассами и как отличить облачную кассу от физической, а онлайн-кассу от эквайринга.

Что такое касса

Из чего состоит онлайн-касса

Принцип работы кассы

В чём отличия кассы от эквайринга

Кому нужна онлайн-касса

Как начать работать с кассой

Форматы фискальных документов

Ответственность за нарушения

Что такое касса

Касса — это аппарат для формирования фискальных чеков. По закону её правильно называть контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассой. Да и на сайтах или в новостях вы нередко можете встретить эту незвучную аббревиатуру. Так что запоминайте, она нам ещё пригодится.

Из чего состоит онлайн-касса

Любая касса содержит две составляющие:

1. ККТ — контрольно-кассовая техника. Она может быть двух видов:

физическая касса (терминал для оплаты, который распечатывает чек)
облачная касса (находится где-то на серверах и отправляет чек покупателям на почту/телефон)

Облачной кассой обычно пользуются продавцы товаров и услуг через интернет.

2. ОФД — оператор фискальных данных

Только он может передавать данные о продажах в налоговую. Список зарегистрированных операторов можно посмотреть на сайте.

В физических кассах данные оператору передаются через фискальный накопитель (ФН). Это небольшое устройство в терминале, которое обрабатывает информацию и шифрует её. У него есть ограниченный объём памяти и срок годности.

Даже если у вас временные проблемы с интернетом, данные сохраняются в накопителе. Когда связь наладится, накопитель отправит их оператору, а затем они попадут в налоговую.

В чём отличие кассы от эквайринга

Эквайринг — банковский сервис для приёма платежей по карте с использованием специального считывающего оборудования. Он не ведёт учёт продаж и не отправляет данные в налоговую. Заменить им кассу нельзя.

Но эквайринг и онлайн-касса могут быть объединены в одно устройство для удобства и автоматизации платежей.

Принцип работы онлайн-кассы

Для любой кассы он выглядит так:

1. Покупатель совершает покупку

2. Кассир пробивает чек с наименованием товара

через терминал и отдаёт чек покупателю, а данные записываются на фискальный накопитель
через облачную кассу, а чек приходит покупателю на эл. почту или телефон

3. Данные о продаже передаются оператору фискальных данных

4. ОФД обрабатывает информацию и отправляет её в налоговую

Кому нужна онлайн-касса

Обычно принято, что кассой должны пользоваться только для расчётов с физическими лицами.

Но кассу следует также применять при расчёте между юридическим лицом и ИП — если используются наличные денежные средства либо банковская карта. А ещё при предоставлении или погашении кредитов, займов, если они используются для оплаты товаров и услуг.

Без кассы живут кредитные организации и бизнесы, принимающие оплату исключительно наличными. Также есть большой список исключений в зависимости от сферы деятельности.

→ Полный список тех, кто может не применять кассу

Нужна помощь с бухгалтерией?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмем учёт на себя.

Оставляя свои данные, я даю АО «Кнопка» согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных .

Как начать работать с кассой

Для законного применения онлайн-кассы нужно

выбрать кассу из реестра ККТ на сайте ФНС
заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую
зарегистрировать кассу через личный кабинет на сайте налоговой или в отделении
получить регистрационный номер кассы в системе ФНС
фискализировать кассу — активировать фискальный накопитель и получить фискальный признак — это специальный код для каждого документа, удостоверяющий его.
проверить работу — напечатать тестовый чек и проверить передачу данных.

Выполнить регистрацию можно самостоятельно или с помощью специалистов сервисных центров.

Форматы фискальных ядокументов

Существуют разные форматы фискальных документов (ФФД) — правила по оформлению чеков. Сейчас действует три формата ФФД — 1.05, 1.1, и 1.2. Они изначально вшиты в кассовое ПО.

ФФД 1.05 и 1.1 подходят продавцам немаркированных товаров и исполнителям услуг. А ФФД 1.2 используется для взаимодействия с системой «Честный ЗНАК» при продаже маркированной продукции (обувь, молочная продукция, вода в упаковке и т. д.).

С 1 сентября 2025 года вступили в силу изменения в ФФД. Многим предпринимателям требуется обновить прошивку онлайн-кассы и кассовое ПО: появились новые реквизиты и требования к чекам, изменения для маркированных и акцизных товаров.

Ответственность за нарушения

При расчёте продавец обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если до момента расчёта покупатель (клиент) предоставил номер телефона или адрес электронной почты, то кассовый чек необходимо направить ему в электронной форме.

Пользователь ККТ может быть освобождён от административной ответственности за правонарушение, если направит в налоговый орган кассовый чек коррекции до того, как налоговая заметит ошибку.

Обычно за отсутствие кассы штрафуют редко, только если это заметит налоговая. Но риски всё равно есть.

Нарушение	ИП и должностные лица	ООО
Неприменение ККТ	штраф в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 10 000 ₽	штраф в размере от 3/4 до одного размера суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 30 000 ₽
Повторное неприменение ККТ, если сумма расчётов составила в совокупности 1 000 000 ₽ и больше	дисквалификация должностных лиц на срок от одного года до двух лет	административное приостановление деятельности на срок до 90 суток
Применение ККТ, не соответствующей требованиям	штраф 1500 - 3000 ₽	штраф 5000 - 10000 ₽
Непредставление или просроченное представление документов по ККТ по требованию налоговой	штраф от 1500-3000 ₽	штраф от 5 000 - 10 000 ₽
Невыдача кассового чека или бланка строгой отчётности клиенту по его требованию	штраф от 2 000 ₽	штраф от 10 000 ₽

Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в работе с кассой, всегда можно обратиться к нашей команде бизнес-ассистентов. А если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88 003 337 826 или оставьте заявку в форме ниже. Расскажем о возможностях сервиса и поможем выбрать наиболее подходящий вариант.