Почему кассы продолжают делать бизнесу больно? Опыт Кнопки

Современные прототипы касс начали появляться ещё в конце 19 века. Их целью было не спрятать наличку от посторонних глаз, а сразу считать прибыль и следить за тем, чтобы её не взял кто-то другой. Например, продавец :)

Со временем деньги перешли в электронный формат, и количество их почитателей ежегодно разрасталось. Чтобы не терять клиентов из-за мелочей вроде «у нас только наличка», магазины и кафе тоже начали подстраиваться под безнал. И вот клиент радостно достаёт карту, пара движений, и покупка оплачена. А что потом ждёт продавца и бухгалтера, мало кто знает.

Рассказываем, почему электронные кассы усложняют бизнесам жизнь, и почему их так не любят бухгалтеры.

Когда кассы не обладали умом и сообразительностью, почти вся наличка считалась чёрной. Фискальные накопители и прочие доисторические «внутренности» работали на государство и никак не облегчали жизнь другим. Дополнительная форма оброка только высасывала время и деньги, поэтому у каждого предпринимателя была своя «чёрная» касса, доход по которой никто никуда не декларировал.

Тогда в светлые головы ФНС пришла идея осовременить кассу и перенести её в онлайн, чтобы данные сразу улетали на сервер налоговой. Пичкать новейшими разработками и тратить миллионы не нужно. Ей достаточно научится выбивать чек и отправлять данные. Потом, правда, выяснилось, что связь бывает так себе, а сервера могут лежать, поэтому небольшой буфер с отложенной синхронизацией всё-таки добавили.

Инновация подавалась как большой прорыв, который избавит от мучений и вдобавок перекроет утечку денег, уходивших на обслуживание кассы. Теперь можно смело избавиться от странных железок-накопителей и подключить Wi-Fi модули за копейки. Но если где-то прибыло, значит где-то денег не досчитались.

Подход с экономией не понравился спецодобренным компаниям, которые жили за счёт ремонта и обслуживания касс. Они не оценили потенциальное лишение всех доходов и призвали к компромиссу, где проигравшей стороной как всегда стал бизнес. По итогу всем приказали срочно обновить кассы до поддерживающих ОФД, а если очень хочется, оставить часть старых «внутренностей» для привычного контроля поступлений и коррекций.

Наступил новый дивный мир, где в зависимости от заслуг спецоператорам поочереди выдали лицензии операторов ОФД. Те, в свою очередь, быстренько запилили протокол передачи данных, наделали личных кабинетов для администрирования всего хозяйства, и понеслась.

Какова же в этом роль ФНС? Налоговая, как рассказывают те, кто с ней работал, не любит взаимодействовать с бизнесом напрямую. Проверять НДС на бумаге нудно, а вот электронно уже веселее. Но если с бумагой сотрудники могут работать лично, то для электронных отчётов нужны сервера, поддержка колл-центра, а это ломается. И если что-то из этого лежит, то ругают налоговую. Поэтому вместо большого колл-центра появился институт спецоператоров, которые готовы всё принимать, содержать и перенаправлять налоговой информацию массово и без лишнего шума.

Ежедневная кассовая рутина для её владельца выглядит так:

И вот когда оставшаяся нервная клетка радуется, что рабочий день окончен и можно уползти домой, выясняется, что нужно распечатать отчёты за смену с эквайринга и кассы и проверить, что всё сходится. И если что-то не так, найти пропущенный или выбитый неправильно чек и в моменте всё исправить. Но так делает меньше 5% нормальных людей. Понимаем и не осуждаем.

Следующим в кассовые жернова попадает бухгалтер, ведь операции по кассе должны попасть и в учёт.

Здесь задачей бухгалтера будет убедиться, что чеки пробиты верно, найти ошибки и исправить их. Хотя бы в тех пределах, которые может проверить ФНС.

Платежи через эквайринг (систему оплаты с карты или телефона) видно по поступлениям на расчётный счёт, а чеки можно выгрузить из кабинета ОФД.

Хорошо, данные из ОФД выгрузили. Теперь бухгалтер, вооружившись дедукцией, с лупой в руке и лёгким прищуром пытается понять, что и где не идёт.

Подход 1 — «Оптимистичный»: по каждому дню складываем поступления на расчётный счёт по эквайрингу и сравниваем с данными по чекам.

Что может пойти не так:

1. Эквайринг принимает оплаты каждый день, в том числе по выходным. А вот банки в выходные работать не хотят, поэтому за пятницу, субботу и воскресенье вы получите деньги только в понедельник. Поступят они одним платежом или несколькими — зависит от банка-эквайера.

Если всё придёт скопом, то придётся разбираться, сколько чего и в какой день было. А ещё же есть праздники, новогодние каникулы, майские-шашлычные. Впрочем, это ещё не самый сложный этап.

2. Деньги поступили, и надо понять, когда заканчивается день, чтобы правильно соотнести поступления на счёт и сумму чеков за день.

Многие считают, что в день — он и в Африке день, поэтому заканчивается в полночь. Кто-то говорит: «Дата и время по каждому чеку есть в ОФД — смотрите там».

ОФД — штука свежая, и самые продвинутые там сообразили, что страна большая и часовых поясов много, поэтому дают в выгрузке две даты и два времени: локальные (как выбито на чеке) и глобальные (типа UTC), потому что где конкретно находится кассовый аппарат часто неочевидно. Он может физически находиться в Челябинске (+5GMT) или в облаке ЮМани (+2GMT).

Чтобы определить, как соотносятся между собой часовые пояса банка и ОФД, выбиваем несколько чеков с интервалом. Дальше вроде просто: рассортировали чеки по времени получения денег от банка и сравнили с эквайрингом. Всё сошлось до копейки? Хорошо.

Подход 2 — «Порывной»: первое желание — «склеить» пересорт и сделать вид, что так оно и было. И тут выясняется, что минимальная сумма чека у нас — 500 ₽, что естественно больше 200. Поэтому просто найти один чек на сумму дельты и скорректировать по нему не получится. Надо искать сочетания чеков в обоих днях, которые дадут ту самую разницу в 200 ₽.

А ещё часть из них пробивалась по патенту, и этот доход нельзя учитывать при расчёте налога. Вдобавок патент может быть куплен на месяц, и надо следить за сроками, когда применять его можно, а когда уже нельзя.

Представим, что в среднем в день выбивается 50 чеков. Получается, за два дня нужно перебрать 100, так? Или даже 150, 200, 250, чтобы найти нужные. Кажется, не очень разумная трата времени.

Бухгалтер может ограничить глубину перебора, придумать какую-нибудь оптимизацию, просто плюнуть на всё и бросить — вариантов много. Но если в бухгалтерии всё как надо — никто не будет задавать лишние вопросы и проверять то, что хорошо лежит. Поэтому нужен простой способ сделать красиво. И он есть.

Подход 3 — «Оптимальный». Формально эквайринг никак не связан с чеками. У первого есть только диапазон дат, а у вторых — номера. Конечно было бы проще, если бы банк сразу переводил деньги по каждому чеку с указанием всех реквизитов. Но он так не делает. И здесь кроется светлый момент.

Чтобы свести всё в ноль, достаточно собрать несложную пару из чека коррекции и чека возврата. И если вспомнить пример выше с днём 1, днём 2 и дельтой в 200 ₽, то получается, что во втором дне достаточно выбить чек коррекции прихода на недостающие 200 ₽, а для первого дня — чек возврата прихода. Вот и «нашлись» те 200 ₽.

Итого: всё сошлось красиво, и время никто не потерял. Правда, эти чеки коррекции попали уже в следующие дни, и скоро колесо кассовой сансары снова сделает круг. Но это уже совсем другая история.

Андрей Кадыров, операционный директор

Аня Юдина, маркетолог