Блог

Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать

2021-05-18 20:00 Документы
Текст впервые опубликован 04.04.2019, актуален на 20.11.2023 и рассказывает про то, как документы влияют на налоги и кому обязательно нужно их собирать. Спойлер: нужно почти всем.
Что внутри:

Что такое первичные документы?

Какие бывают первичные документы?

Почему важно собирать и хранить первичные документы?

Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды?

Как с этим жить и не потерять душевное равновесие?

Что такое первичные документы?

«Первичными» называются документы, которые подтверждают куплю/продажу товара или оказание услуги.

Это исходный момент при расчёте налогов, потому что они фиксируют факт перехода права собственности на товар к физлицу или от одной компании к другой.

Многие предприниматели привыкли считать, если они заплатили с расчётного счёта — то у них появились расходы. Но для налоговой это не так.
По закону расходы появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, иначе — «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.

Какие бывают первичные документы?

В законе «О бухгалтерском учёте» нет закрытого перечня первичных документов. Форма их тоже не определена. Теоретически каждый может придумать свои первичные документы. Зато он говорит, какие реквизиты обязательно должны быть в документе, подтверждающем сделку:

  • название;
  • дата;
  • наименование контрагента;
  • единицы измерения (суммы или штуки);
  • ФИО ответственных лиц и их подписи, если необходимо.

И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.

Самые распространенные виды первичных документов:

  • акт об оказании услуг или выполнении работ;
  • универсальный передаточный документ (УПД);
  • кассовый ордер;
  • товарная накладная;
  • кассовый чек (тоже первичный документ, хотя на нём и не расписываются).

Те, кто работает на общей системе налогообложения (ОСНО), вместе с актом и накладной также выписывают счёт-фактуру. Это тоже важный документ и притом специфический: с его помощью можно уменьшить налог — принять НДС к вычету.

А вот счёт на оплату таковым не является — это всего лишь информация о том, что надо оплатить, сколько это стоит и куда перечислять деньги.

Также на налоги и отчётность не влияют путевой лист и погрузочный ордер — они нужны для внутреннего учёта.

Почему первичные документы важно собирать и хранить

Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.

Кроме того, это то, что ждёт налоговая при проведении встречной проверки. Например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. Обычно на это даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая заблокирует расчётный счёт.

Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это не только здравый смысл, но и требование закона. Если ваш контрагент далеко, то можно договориться об электронных копиях, потому что потом времени может не быть, мало ли что. В Кнопке на такой случай есть услуга электронного документооборота. На сегодняшний день это самый быстрый и надёжный вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.

Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды

ИП на УСН «Доходы» и патенте

Раньше у предпринимателей на этих системах налогообложения на документы не обращали внимания. Мол, ИП не обязаны вести бухучёт, и расходной части тут нет, а значит и подтверждать ничего. Но в 2023 году появилось Постановление Арбитражного суда Центрального округа, и мнение поменялось.
Если коротко:

Налоговая инспекция проверила ИП на УСН «Доходы» и выявила поступления на счёт за транспортные услуги на сумму свыше 58 000 000 ₽.

Документов, подтверждающих оказание соответствующих услуг, предприниматель предъявить не смог. Это дало ИФНС основание для переквалификации поступлений: все так называемые бездокументарные доходы были признаны непредпринимательскими, и на них был начислен НДФЛ с пенями и штрафами.
Получается, что отражения доходов «по банку» недостаточно. И отсутствие документов на поступившие доходы может обернуться весьма существенными налоговыми доначислениями.

ООО на УСН «Доходы»

Для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность.

1. Если нет документов от поставщиков или покупателей — копится предоплата, из-за чего отчётность считается недостоверной.

2. Про кредит или участие в тендерах можно забыть: опытный специалист сразу увидит проблемный баланс.

3. Кроме того документов, подтверждающих продажи, не получится выплатить дивиденды. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.

А ещё за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, куда входит отсутствие первичных документов, предусмотрены штрафы:

  • от 5 000 до 10 000 ₽ для должностного лица за первое нарушение;
  • от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет за повторное нарушение.

ООО на УСН «доходы минус расходы»

Обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1% от доходов.

Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны:

Во-первых, не будем забывать про баланс.

Во-вторых, заплатить всё равно придётся.

Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1% от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.

ООО и ИП на ОСНО

Чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов: всё должно подтверждаться документально и в случае с НДС, и в случае с налогом на прибыль.

Кроме того, именно таким предпринимателям налоговая чаще всего назначает встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме. Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.

Как с этим жить и не потерять душевное равновесие?

Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше.

Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.

Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.

Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса.

1. Заплатили — требуйте документы.

2. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже.

Помните об этом, и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды :)

Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)