Блог

Переход на ЭПД в грузоперевозках

2026-06-23 16:47
Если вы перевозите грузы или организуете перевозки, забудьте о бумажных документах с 1 сентября 2026 года. Транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские расписки оформляются только в электронном виде. Это всё называется ЭПД — электронные перевозочные документы.

В статье разберём, что именно нужно сделать, как выбрать систему и каких рисков лучше не допускать.

Главное об электронных перевозочных документах (ЭПД)

Что такое ЭПД и как устроена система

Какие документы стали обязательными в электронном виде

Что пока остаётся на бумаге

Кто участвует в подписании ЭТрН

Как выбрать оператора ИС ЭПД

Что нужно для перехода на ЭПД

Роуминг между операторами — что это и как работает

ЭПД и налоговая: как это связано

Штрафы и риски

Чек-лист перехода на ЭПД

Частые вопросы и ответы

Главное об электронных перевозочных документах (ЭПД)

  • ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года для всех участников перевозок, независимо от тоннажа и наличия записи в реестрах
  • Требование вводит № 140-ФЗ от 07.06.2025, тот же закон, что и реестр экспедиторов
  • Для работы с ЭПД нужно подключиться к аккредитованному оператору ИС (информационную систему) ЭПД
  • Данные автоматически передаются в ГИС ЭПД (государственную информационную систему)
  • Водителям нужна простая электронная подпись и смартфон
  • Специальных штрафов именно за ЭПД пока нет, применяются общие нормы КоАП за отсутствие перевозочных документов

Что такое ЭПД и как устроена система

ЭПД — электронные перевозочные документы. Это не просто сканы бумажных накладных, а полноценные юридически значимые документы в цифровом формате. Они создаются, подписываются и хранятся в системе оператора, а данные автоматически уходят в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Система работает так: каждый участник перевозки подписывает свою часть документа электронной подписью. Грузоотправитель создаёт накладную, перевозчик принимает груз и подписывает свой титул, грузополучатель подтверждает получение. Все данные хранятся в системе и доступны онлайн — контролирующим органам, участникам сделки и налоговой.

Два уровня системы

➡️ Оператор ИС ЭПД — аккредитованная Минтрансом компания, через которую вы создаёте, подписываете и обмениваетесь документами. Это ваша точка входа в систему.

➡️ ГИС ЭПД — государственная система, куда оператор автоматически передаёт данные. Туда же заглядывают инспекторы ГИБДД при проверке: водитель показывает QR-код, инспектор сканирует — и видит всю информацию о перевозке.

Какие документы стали обязательными в  электронном виде

С 1 сентября 2026 года в электронный формат переходят:

✅ Транспортная накладная (ЭТрН)

Основной документ, подтверждающий факт перевозки. Заменяет бумажную ТТН. Подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель

✅ Заказ-заявка (ЭЗЗ)

Документ между грузоотправителем и перевозчиком о согласовании условий перевозки: маршрут, груз, стоимость, сроки

✅ Заказ-наряд (ЭЗН)

Документ для перевозок, выполняемых на основании заказа-наряда

✅ Сопроводительная ведомость (ЭСВ)

Применяется при централизованных перевозках

✅ Договор фрахтования (ЭДФ)

Для перевозок по договору фрахтования транспортного средства

✅ Экспедиторская расписка

Подтверждает, что экспедитор принял груз для организации перевозки

✅ Складская расписка

Подтверждает принятие груза на хранение

✅ Путевой лист (ЭПЛ)

Обязателен для перевозки алкоголя, для остальных пока в переходном периоде (но многие заказчики уже требуют его по договору)

Что пока остаётся на бумаге

Путевые листы в электронном виде пока необязательны для большинства перевозчиков — исключение составляют перевозки алкоголя. Но даже если для вашей деятельности ЭПЛ пока не требуется по закону, многие заказчики уже включают его в договор как условие. Лучше заранее обсудить это с ключевыми клиентами. Законодательство в этой сфере меняется — следите за обновлениями.

Кто участвует в подписании ЭТрН

Транспортная накладная состоит из нескольких титулов — каждый подписывает свою часть:
Участник
Что подписывает
Когда
Грузоотправитель
Первый титул — заказна перевозку
При оформлении
Перевозчик
Второй титул — принятие груза
При погрузке
Водитель
Подтверждение получения груза
При погрузке
Грузополучатель
Титул получения
При разгрузке
Перевозчик
Закрытие перевозки
После доставки
Если в перевозке участвует экспедитор, он также подписывает свои документы — экспедиторскую расписку и заказ-заявку.

→ Подробнее в нашей статье про реестр экспедиторов

Как выбрать оператора ИС ЭПД

Список аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса. Оператор ИС ЭПД — это не обычный сервис ЭДО. Он умеет работать с логистическими документами и автоматически передаёт данные в ГИС ЭПД. На что смотреть при выборе:

➡️ Аккредитация Минтранса

Работать можно только с аккредитованными операторами. Проверьте статус аккредитации и срок её действия — она выдаётся на определённый период

➡️ Интеграция с вашей учётной системой

Если работаете в 1С или другой ERP, проверьте наличие готового модуля интеграции. Ручной ввод данных в отдельный интерфейс — это риск ошибок, задвоения и потеря времени. Попросите оператора показать, как именно происходит синхронизация с вашей системой

➡️ Мобильное приложение для водителей

Водитель должен подписывать документы прямо в рейсе. Убедитесь, что у оператора есть удобное мобильное приложение с поддержкой офлайн-режима — связь на дороге бывает нестабильной

➡️ Роуминг

Если ваши контрагенты подключены к другому оператору, нужно настроить роуминг — обмен документами между разными системами. Уточните у оператора, с какими системами он работает и как быстро настраивается роуминг

➡️ Техподдержка

При запуске системы возникнут вопросы — проверьте, как работает поддержка: есть ли выделенная линия, как быстро отвечают

➡️ Тарифная модель

Операторы берут плату по-разному: за документ, за месяц или за пакет. Посчитайте стоимость исходя из вашего объёма перевозок

Нужна помощь с бухгалтерией?

Оставьте заявку. Познакомимся с вашим бизнесом, ответим на вопросы и возьмём учёт на себя.

Что нужно для перехода на ЭПД

Выберите оператора и заключите договор

Изучите список аккредитованных операторов на сайте Минтранса. Запросите демо-доступ у нескольких — посмотрите интерфейс, проверьте интеграцию с вашими системами.

Выпустите электронные подписи

Разным участникам процесса нужны разные подписи:
  • Руководитель и бухгалтер используют УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись), которую получают в ФНС или у доверенных удостоверяющих центров
  • Логисты и диспетчеры, подписывающие документы от имени компании, используют УКЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД), при этом МЧД подписывается УКЭП руководителя, иначе документ могут признать недействительным
  • Водители используют простую электронную подпись (ПЭП), для получения которой достаточно авторизоваться через Госуслуги, например через приложение «Госуслуги Транспорт»
💡 Для некоторых типов документов (например, медицинских) требуется именно УКЭП — простой подписью не обойтись. Уточните у оператора, какие подписи нужны для каждого типа документов в вашей ситуации.

Подключите контрагентов

Все участники перевозочной цепи должны работать в системе: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель. Если кто-то из них подключён к другому оператору — настройте роуминг.
Начните переговоры с ключевыми партнёрами заранее: некоторые крупные заказчики уже выдвигают требование работать только через конкретных операторов.

Оснастите водителей

Водителю нужны смартфон или планшет с выходом в интернет и установленным приложением оператора. Через него водитель подписывает свой титул при погрузке и предъявляет QR-код инспектору ГИБДД при проверке.
Убедитесь, что у водителей есть устройства и они умеют с ними работать. Для старших водителей может потребоваться отдельный инструктаж.

Обучите персонал

Проведите обучение для всех, кто будет работать с ЭПД: диспетчеры, логисты, бухгалтеры, водители. Подготовьте памятки для рабочих мест — что делать при погрузке, при получении груза, при проверке на дороге.

Протестируйте до дедлайна

Не запускайте систему в боевом режиме с первого дня. Проведите тестовые перевозки с ключевыми контрагентами — выявите технические проблемы, настройте роуминг. Отдельно проверьте, как система формирует QR-код для водителя: убедитесь, что инспектор ГИБДД сможет его корректно отсканировать и увидеть данные о перевозке.

Роуминг между операторами — что это и как работает

Роуминг нужен, если ваш контрагент подключён к другому оператору ЭПД. Без него документ, который вы создали в своей системе, контрагент просто не увидит в своей.

Хорошая новость: настраивать ничего самому не нужно. Операторы договариваются между собой. Вам остаётся только найти контрагента в своём сервисе по ИНН или ID и отправить ему приглашение к обмену.

Но есть нюанс: роуминг работает не для всех документов. Например, для электронного путевого листа он вообще не предусмотрен — все, кто его подписывает (компания, медработник, механик), должны быть у одного оператора.
💡 При выборе оператора сразу спросите, с какими другими операторами у него есть роуминг. Если большинство ваших партнёров работают в конкретной системе — выбирайте того, кто с ней уже дружит.

ЭПД и налоговая: как это связано

Электронная транспортная накладная — первичный документ для налогового учёта. Если перевозка оформлена через ГИС ЭПД, налоговая видит её в системе и не ставит под сомнение реальность операции.

Если перевозка прошла без ЭТрН или с ошибками в документе — налоговая вправе усомниться в реальности расходов на перевозку и отказать в вычете НДС. Это риск не только для перевозчика, но и для его клиентов.

Штрафы и риски

Специальных составов именно за работу с бумажными накладными вместо ЭПД на момент написания статьи не принято. Поправки в КоАП дорабатываются.

Пока за отсутствие перевозочных документов применяются общие нормы КоАП. Но главный риск уже сейчас — налоговый. Если при проверке ФНС увидит, что расход на перевозку подтверждён бумажной накладной (когда по закону нужна электронная), она вправе не признать эти затраты. Следствие — отказ в вычете НДС, доначисление налога на прибыль, пени. Причём риск касается не только перевозчика, но и его клиентов.

Дополнительный риск — репутационный: крупные заказчики уже сейчас требуют от партнёров работы в системе ЭПД и могут отказаться от сотрудничества с теми, кто не перешёл.
💡Закрепите порядок работы не на словах, а в договоре. Пропишите, что обмен документами идёт в электронном виде, установите сроки подписания каждого титула и опишите порядок действий при технических сбоях. Это защитит обе стороны в спорных ситуациях.

Чек-лист перехода на ЭПД

Технически:

📒 Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД

📒 Проверить интеграцию с учётной системой (1С или другой)

📒 Настроить роуминг с операторами ключевых контрагентов

📒 Выпустить УКЭП на руководителя, логистов и бухгалтеров

📒 Оформить МЧД для сотрудников, подписывающих документы

📒 Выпустить простые ЭП для водителей через Госуслуги

Организационно:

📒 Договориться с контрагентами о переходе на ЭПД

📒 Оснастить водителей смартфонами с приложением оператора

📒 Провести обучение персонала

📒 Подготовить памятки для водителей на случай проверки ГИБДД

📒 Провести тестовые перевозки до полного запуска

Частые вопросы и ответы

💭 Нужно ли переходить на ЭПД, если я не в реестре ГосЛог?

Да. ЭПД и реестры — два разных требования одного закона. Переход на электронные документы обязателен для всех участников перевозок независимо от того, зарегистрированы ли вы в реестре экспедиторов или перевозчиков.

💭 Можно ли пока работать на бумаге?

С 1 сентября 2026 года для коммерческих перевозок обязательной становится электронная транспортная накладная (ЭТрН). Бумажный формат в общем случае не допускается, но закон предусматривает отдельные исключения — их перечень определил Минтранс.

💭 Что делать, если контрагент ещё не перешёл на ЭПД?

Начните переговоры как можно раньше. Если контрагент подключён к другому оператору — настройте роуминг. Если он вообще не перешёл — это риск для вас обоих: и налоговый, и репутационный.

💭 Может ли водитель подписывать документы без интернета?

Зависит от оператора. Некоторые системы поддерживают офлайн-режим с синхронизацией при появлении связи. Уточните этот момент при выборе оператора — для дальних маршрутов это критично.

💭 Как ГИБДД проверяет ЭТрН?

Инспектор сканирует QR-код на экране телефона водителя. QR-код ведёт в ГИС ЭПД, где видны все данные о перевозке. Водитель должен уметь показать QR-код и объяснить, что это такое.

💭 Нужен ли отдельный оператор для ЭПД, если уже есть оператор ЭДО?

Не обязательно отдельный, но ваш текущий оператор ЭДО должен быть аккредитован Минтрансом именно как оператор ИС ЭПД. Это разные аккредитации. Уточните у своего оператора.

Кнопка поможет выстроить учёт в новых условиях

Переход на ЭПД меняет не только документооборот, но и бухгалтерский учёт: первичка теперь электронная, НДС-вычеты привязаны к данным из ГИС ЭПД, а ошибки в оформлении документов видны налоговой в режиме реального времени.

Мы в Кнопке ведём бухгалтерию для бизнеса и умеем работать с электронным документооборотом в логистике и торговле: первичка, договоры с контрагентами, ВЭД. Если хотите навести порядок в учёте и не разбираться в тонкостях ЭПД самостоятельно, возьмём это на себя. Оставляйте заявку или звоните по телефону 8 800 533 35 19.