Переход на ЭДО в 2024

Рынок ЭДО в России ежегодно растёт на 15–20%. Электронный документооборот уже стал привычной практикой для многих компаний. При этом он постепенно трансформируется — появляются новые возможности, расширяется функционал, а для некоторых видов деятельности ЭДО и вовсе становится обязательным. Рассказываем, кого коснутся изменения и что стоит учесть при переходе на ЭДО.

ЭДО позволяет обмениваться документами в электронном виде как внутри компании, так и с внешними контрагентами и даже госорганами (отправлять отчёты и другие документы в налоговую, СФР, Росстат и другие ведомства).

Внутри компании можно обмениваться, например, служебными записками, приказами и отчётами. А с контрагентами по ЭДО можно заключать договоры и дополнительные соглашения, обмениваться счетами, накладными, актами сверок и другими документами. Подписание документов становится проще и быстрее, ведь больше не нужно ставить подпись и печать и отправлять их почтой или курьером.

Любая система ЭДО позволяет создавать или загружать документы в систему, подписывать их с помощью электронной подписи, отправлять и получать документы от контрагентов, архивировать и хранить их.

Переход на электронный документооборот — важный шаг для компании любого масштаба. Это неизбежно затронет многие бизнес-процессы и потребует обучения и адаптации сотрудников. Давайте разберёмся, стоит ли игра свеч?

— Быстрее и удобнее

ЭДО позволяет сильно сократить время обработки и согласования документов. Особую популярность ЭДО снискал у распределённых команд, где сотрудники работают удалённо.

— Дешевле

ЭДО снизит расходы на офисные нужды (канцелярия, принтер и его обслуживание), а также освободит место в офисе, ведь больше не нужно хранить кучу папок с документами.

— Надёжнее

Все документы будут хранится в защищенной базе данных, а доступ к системе будет у ограниченного числа лиц.

— Безопаснее

Электронный документооборот позволяет защитить документы от несанкционированного доступа, изменения или подделки. Каждое новое действие с документом фиксируется в системе, а значит нельзя изменить документ и остаться инкогнито.

— Расходы на внедрение

Переход на ЭДО требует начальных вложений в приобретение ПО, внедрение и настройку системы, её интеграцию с другими сервисами, а также обучение сотрудников.

— Настройка интеграций

Не все компании имеют ИТ-инфраструктуру, готовую к интеграции с системами ЭДО. Интеграция с ERP, CRM или бухгалтерскими системами может быть сложной и влететь в копеечку.

— Зависимость от техподдержки

Если система даст сбой или будет недоступна по техническим причинам, это может привести к приостановке работы и денежным потерям.

— Параллельные процессы

Если не все ваши контрагенты пользуются ЭДО, часть документов придётся подписывать на бумаге. А значит нужно будет приглядывать за двумя параллельными процессами.

Первым делом следует сформировать требования к системе ЭДО: определить, какие функции и возможности нужны для оптимизации процессов компании. Для этого рекомендуем:

После этого можно приступать к выбору оператора и системы ЭДО. Рынок предлагает широкий выбор решений, вот лишь некоторые из них: Контур.Диадок, Такском, СБИС, 1С:Документооборот, Астрал ЭДО.

Рекомендуем сравнить сервисы по функционалу, стоимости внедрения и обслуживания, а также по скорости и качеству работы техподдержки. Убедитесь, что оператор предоставляет высокий уровень защиты данных, резервное копирование и соответствие законам.

Дополнительно можно уточнить возможность поддержки мобильных устройств и интеграции со сторонними сервисами.

После выбора оператора ЭДО и заключения договора, предстоит внедрить систему, настроить доступ ответственным сотрудникам и обучить их работе по-новому.

В рамках обучения рекомендуем подготовить инструкции и регламенты, а также отразить важные аспекты работы в корпоративной базе знаний. Это поможет снизить количество вопросов и ошибок. Закрепить результат поможет тестирование на реальных сценариях, включая обмен документами с контрагентами и взаимодействие с госорганами. Обязательно под руководством опытного наставника.

После успешного тестирования и обучения сотрудников можно переходить к полноценному запуску:

Несмотря на то, что цифровая трансформация в России идёт семимильными шагами, закон пока не обязывает предпринимателей использовать электронный документооборот. Сегодня есть лишь несколько видов деятельности, для которых ЭДО стал обязательным:

• Торговля товарами с обязательной прослеживаемостью, например: детские коляски и кресла, стиральные машины, холодильное оборудование, транспортные средства промышленного назначения (бульдозеры, погрузчики, тягачи) и другие товары — полный список доступен в Постановлении Правительства

Также ЭДО необходим, если вы планируете участвовать в тендерах и госзакупках. Регистрация в системе требует наличия электронной подписи, а все закрывающие документы должны быть подписаны в электронном виде.

В сфере грузоперевозок ЭДО может стать обязательным в конце 2024 года. Согласно приказу ФНС, обмен УПД уже сегодня возможен только по ЭДО, подписать документ на бумаге не получится.

Электронный документооборот надёжнее, быстрее и дешевле «бумаги», но его внедрение потребует первоначальных затрат и ресурсов на обучение сотрудников.

По предварительным прогнозам налоговиков, ЭДО может сэкономить около 3,5 трлн рублей российским компаниям. Не исключено, что электронный документооборот рано или поздно станет обязательным для большинства видов деятельности.

Если вы в поисках современной бухгалтерии, звоните 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже. Поможем перейти на ЭДО и возьмём бухгалтерскую рутину на себя.

А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.