Бухгалтерия для малого бизнеса: особенности оптовой и розничной торговли

Свидетель появления новых стран и цивилизаций, причина сотен войн и та, что когда-то объединила пять континентов. Она была, есть и будет. И всё это про торговлю.

Конечно, купцов и коробейников сейчас уже нет. На их места пришли предприниматели, которые могут доставлять товары практически в любую точку света. Но с большими возможностями у них появилось и больше обязанностей. Одна из них — вести бухгалтерию и платить налоги.

А какие здесь есть подводные камни, и можно ли это делать безболезненно для бизнеса — расскажем в этой статье. Но обо всём по порядку.

Проще всего объяснить на примерах.

Допустим, в пятницу вечером вы идёте за продуктами. Покупаете хлеб, мясо, чай и молочку. А в выходные едете в торговый центр за зимними ботинками и парой новых рубашек. Всё, что вы делали — покупали в розницу.

Розничная торговля, она же ритейл, занимается продажей товаров конечному потребителю для личного или семейного пользования. Товары при этом продаются поштучно либо в ограниченном количестве. После покупки выдаётся кассовый чек с полным перечнем товаров. В отдельных случаях, как при покупках с корпоративной карты, вы можете попросить дополнительно выдать товарный чек.

В случае с розничной торговлей продавец не контролирует, кому продал товар. Потребителем может быть как физлицо, включая ИП, так и организация.

Если же продажи происходят в крупных масштабах, например, партиями, то это уже оптовая торговля. В этом случае товары, как правило, покупают для перепродажи. Например, магазины и ларьки закупают продукцию у поставщиков, и уже потом сами продают конкретному потребителю.

Оптовой торговлей занимаются также посредники: агенты, комиссионеры и торговые брокеры. Они сбывают товар своими силами, получая за работу процент с продаж.

Эта система налогообложения отлично стыкуется с розничной торговлей. Для неё не важно, торгуете вы рыбой, канцтоварами или подушками. Если бизнес рабочий и подходит под условия, то патент обычно реально выгоднее, чем другая система налогообложения.

Кнопка помогает как с получением патента, так и его продлением. Всё, что с ним связано, делаем «под ключ».

Если вы выбрали этот налоговый режим, то, скорее всего, у вас ИП. Организации на УСН Доходы — редкий вид. Почему?

Во-первых, у торговли высокий уровень расходов, и за счёт этого можно снизить налог. На УСН Доходы это сделать не получится.

Во-вторых, если осложнять жизнь налоговыми схемами не хочется, а значит и собирать документы по расходам, то второе всё равно вас догонит.

Торговля чем-либо всегда подразумевает под собой документы. По закону ИП может не вести бухгалтерский учёт (при условии, что он обязательно ведёт налоговый учёт). Компании же так делать нельзя. Нужно вести всё и сразу. Поэтому если индивидуальный предприниматель может позволить себе такую роскошь как жизнь без документов, то ООО — нет.

И естественно, прежде, чем продать какой-либо товар, вы должны его купить. Он не может появиться просто так из воздуха. Если рабочая схема выглядит как «Я закупаюсь на AliExpress и перепродаю это на маркетплейсах», то ждите вопросы вроде «Есть ли у вас входящие документы на покупку товара?» и «Откуда/от кого они поступают?».

Вести бухучёт без документов теоретически можно, но готовьтесь к тому, что сводиться всё будет максимально криво. Также стоит заранее знать о том, с большой долей вероятности вам не одобрят кредит в банке. А если налоговая обратит на компанию свой пристальный взор, то вполне можно и штраф получить.

Вернёмся к ИП на УСН Доходы — это самый массовый сектор в розничной торговле. Здесь, в большинстве случаев, за маской скрываются продавцы на маркетплейсах: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Авито и прочих. Также это может быть какой-то небольшой магазин или киоск. Такие ИП редко собирают документы, а товарный учёт идёт мимо (о нём поговорим ниже).

Здесь сильно останавливаться не будем, потому что всё, что мы написали выше про снижение налогов, сбор документов и выгоду от этого — относится как раз к этой системе налогообложения.

Но если нужно больше подробностей, кликайте сюда.

Оптовики получают прибыль за счёт разницы между покупкой и продажей товара. То есть они покупают что-то дорогое и продают его ещё дороже. Маржа при этом небольшая, примерно 2-3%.

Чтобы лучше понять портрет оптовика, приведём в пример одного из наших клиентов: компания на ОСНО, торгует медоборудованием. Есть 3-4 поставщика и порядка 10. Отношения строятся долгосрочные. Некоторым контрактам уже больше 8 лет.

То есть это явно крупные компании с миллионными оборотами. И работают они с такими же крупными товарищами. Из этого следует, что лучшая система налогообложения для них — ОСНО. Либо можно остановиться на ООО/ИП на УСН Доходы минус расходы, если позволяет оборот, и ваши контрагенты не работают с НДС.

Чтобы правильно понимать, что мы купили, а что из этого продали, и какие расходы понесли в принципе — нужно вести товарный учёт.

По некоторым продуктам товарный учёт вести сложнее. Обычно трудности возникают с товарами массового потребления.

Возьмём в пример носки. В исходящих документах просто пишется «100 носков». А по факту там было 20 красных, 20 синих, 30 чёрных и 30 белых. Что-то из них продали, что-то нет. И когда дело доходит до инвентаризации, происходит путаница. Потому что во входящих документах не были прописаны позиции, а в исходящих были. То есть тут нужно либо покупать носки и продавать носки, либо покупать носки и продавать синие, белые, красные и чёрные, и потом из-за этого разбираться с пересортицей.

Товарный учёт может вести как клиент, так и бухгалтерия. Если его ведёт клиент, то ему приходят документы на покупку товаров, и он в моменте смотрит, что пришло на самом деле. Видит, что по документам должно прийти 100 носков, а пришло 98. Говорит об этом поставщику, и поставщик делает новые документы.

Если первый документ сразу попадёт к бухгалтеру, он заведёт его в базу и всё. А потом придёт исправленный документ с 98 носками, но его уже забыли отправить (всякое случается). И если так вот запутаться, то можно начать отгружать в минуса. Что это такое? Это когда клиент говорит, что хочет продать 40 носков, а по базе их осталось только 30. Где остальные — бухгалтер не знает, потому что документов нет.

Чтобы такого не происходило, Кнопка предлагает клиентам вести учёт на своей стороне. Так мы сможем поддержать качественный уровень сервиса без постоянных косяков, от которых будет больно и клиенту, и нам.

Где можно вести товарный учёт?

1С:Предприятие, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой, МойСклад (для клиентов Копки есть бонусы).

Для 1С есть множество расширений от внешних разработчиков. Как бухгалтерские, для экспресс-проверки учёта или автоматического зачета авансов, так и торговые. Одно из самых популярных в последнее время — интеграция 1С с маркетплейсами. С её помощью можно управлять товарными остатками в собственной рознице и на маркетплейсах в одном окне. Плюс в том, что каждая продажа на маркетплейсе будет автоматически фиксироваться в учётной системе. Таким образом, остатки после каждого заказа будут обновляться автоматически.

Такая интеграция поможет и с бухгалтерским учётом — с её помощью можно вести и документировать все расчёты с маркетплейсами для ФНС, а также формировать и сдавать отчёты о розничных продажах. Для этого нужно связать ваш кабинет селлера с учётной записью программы «1С:Бухгалтерия» при помощи специального решения.

Что заводить в базу?

Всё, что связано с товарами, арендой, грузоперевозками и так далее. Логистические документы заводить необязательно.

Как Кнопка работает с товарным учётом?

Если коротко — мы настраиваем обмен с базой клиента и раз в месяц забираем данные себе.

Если подробнее, то с клиентами мы договариваемся, что до 5 числа каждого месяца за предыдущий в их базе всё заведено. То есть 5 апреля за март есть все данные.

Для общения в приложении создаётся отдельная переписка, где мы решаем все вопросы по обмену. Например, когда подходит срок, спрашиваем:«Всё готово? Можем начать обмен?». Клиент говорит: «Да, всё готово, начинайте». Или: «Нет, я ещё жду документы от контрагента. Давайте сдвинем на 10 число?». Как только получаем согласие, начинаем обмен. После красиво разносим всё по счетам учёта и считаем налог.

Участвует ли в обмене бухгалтер, или процесс полностью автоматический?

Хотелось бы сказать, что раз-два, и вся информация без проблем копировалась из одной базы в другую. Но мы пока не настолько преисполнились, поэтому 1С всё ещё приходится контролировать. Из распространённых косяков: могут быть заведены не все документы, или в текущий период может попасть старая первичка. Например, в марте может оказаться январская накладная.

Если не проверять и верить, что перенеслось всё, а на самом деле не всё, учёт в базе расползётся. Поэтому бухгалтерам приходится прибираться в базе. Как бы хорошо клиент не вёл товарный учёт, косяки периодически возникают. Приходится и номенклатуры связывать, и на счета нужные разносить.

Розничная торговля

У розничной торговли обязательно должна быть касса или кассовый агрегатор для приёма платежей от физлиц. И если есть касса, то за ней обязательно должен стоять сотрудник. А если магазинов несколько, то и сотрудников тоже должно быть больше.

Вариантов работы с сотрудниками тут несколько: официальное трудоустройство, оформление договора ГПХ, сотрудничество с самозанятым. Со всеми этими случаями мы можем помочь как в рамках консультаций, так и процедурно: подготовим все документы примем в штат, оформим больничный или отправим в отпуск.

Если закуп товаров происходит за границей, важно знать тонкости работы с валютными задачами. О самом важном мы пишем в блоге Кнопки, но если помощь нужна здесь и сейчас, то наши эксперты по ВЭД могут подобрать банки, которые ещё работают с валютой, поставят контракт на учёт и помогут пройти валютный контроль с первого раза.

Оптовая торговля

Много сотрудников тут обычно не требуется. Бывает даже, что работает один директор, который обладает тайными знаниями о местах дешёвых покупок и дорогих продаж.

Так как торговля в основном идёт с компаниями, касса не требуется. А если касса всё-таки есть, то, надеемся, вы не на ОСНО.

По поводу ВЭД тоже более-менее понятно. Закуп, как и в случае с розничной торговлей, может проводиться за границей. Только масштабы и суммы будут в разы серьёзнее. Поэтому без помощи с инвойсами, контрактами и валютным контролем тут не обойтись.

Торговля — это всегда много документов. Тут конкуренцию может составить только общепит с их бесконечными чеками.

Чтобы не утонуть в накладных, УПД и договорах, у нас есть 3 отличных предложения.

1. Пакет Бумажный — заберём вашу первичку и сохраним у себя

Раз в месяц курьером мы будем забирать у вас пакет с первичкой. После получения сканируем их и сразу отражаем в учёте. Далее складываем в папку и бережно храним. Оригиналы с подписью (для этого оформляем доверенность) уходят контрагентам по почте или через курьеров.

2. Пакет Электронный — работа с ЭДО

Настраиваем электронный документооборот через Диадок и помогаем обмениваться первичкой с партнёрами без бумажных дублей. О плюсах перехода на ЭДО можно прочитать здесь.

Если вы работаете в другой программе, например СБИС, то можете дать нам доступ на просмотр, и мы выгрузим первичку самостоятельно.

3. Сбор первички с контрагентов — раздобудем документы всеми способами

Вы передаёте нам контакты контрагентов, либо мы найдём их сами. А дальше — запрашиваем всё, чего не хватает, по почте или по телефону (или и так, и так) и передаём полученные документы бухгалтеру.

На случай, если контрагент не отдаёт документы (а это, между прочим, нарушение валютного законодательства), у нас есть юристы, которые могут подготовить досудебную претензию. И её можно направить вместе с запросом 😉

А чтобы избежать такого накала страстей ещё на старте, наши бизнес-ассистенты проверяют контрагентов по запросу. Пара минут, и все данные по судам, долгам и блокировкам у вас перед глазами.

Понятно, что компания должна продать товары на большую сумму, чем купила. Соответственно, НДС исходящий будет больше входящего.

Если говорить про возмещение НДС, опустив подробности про авансовые счета-фактуры, то схема выглядит так:

Но бывает и так, что входящий НДС больше исходящего. Это случается, если продавец экспортёр (тогда ставка НДС будет 0%), или если товар входит в особую группу, где ставка НДС не 20% как обычно, а 10%, а то и 0%.

Важно понимать, что каждый проданный товар должен быть сначала куплен. Здесь не работает схема, когда можно накупить много всего, а потом: «Государство, верни мне НДС».

НДС государство возвращать не любит, поэтому перед тем как что-то вернуть внимательно смотрит в документы: никаких помарок быть не должно, а подписи и печати должны стоять везде.

А Кнопка помогает с возмещением НДС? Помогает 🤝

***

Если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или напишите в чат в Телеграме. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.

А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.

Аня Юдина, маркетолог