Сделочный учёт для сферы услуг, агентов и IT

2021-10-20 16:00 Бухгалтерия Новости законодательства # Бухгалтерия для IT

Бухгалтер в штате и бухгалтер на аутсорсе — то же, что Швеция и Швейцария. Не задумываясь перечислят отличия лишь путешественники, побывавшие там, или знатоки географии. Остальным же надо подумать или погуглить.

Если со «своим» бухгалтером начать работу в режиме аутсорсинговой бухгалтерии, то с большой вероятностью качество учёта сразу упадёт. Почему так? Тот же человек, та же компания. Квалификация не менялась и бизнес не стал сложнее.

Просто у бухгалтерского аутсорсинга есть отличительная черта — он как главный герой фильма «Эффект бабочки» постоянно ищет ответы в прошлом: изучает платёжные поручения, которые уже оплатили, ищет косвенные признаки основания оплаты и пытается правильно их учесть, чтобы система не дала сбой, и учёт не развалился.

Можно посмотреть на назначение платежа или закрывающие документы, но они не всегда дадут ответ. Документы могут не оформлять, а в назначении прописать сторонние услуги или вообще оставить графу пустой.

Штатная бухгалтерия таких проблем не испытывает. Оплата по счёту не будет произведена, пока бухгалтер не поймёт, куда и кому уходят деньги. Для аутсорсинга всё иначе: счёт и платёжки готовят без конкретного знания обстоятельств. Так, неверное понимание ситуации бухгалтером приводит к снижению качества и неправильному ведению учёта.

Понятный и жизненный пример — аренда офиса. Арендатор ежемесячно платит за офис, а арендодатель, помимо этой суммы, требует внесения депозита в размере той же месячной суммы. Своего рода страховка для владельца и мотивация для клиента не хулиганить на чужой собственности и предупреждать о выезде заранее.

Бухгалтер арендатора понимает, что платёж за офис можно списать в расходы, с депозитом это сделать не получится, потому что никакая услуга не была оказана. Клиент подписал общую платёжку на аренду и депозит, бухгалтер-аутсорсер видит одно назначение «аренда офиса», а списать всю сумму в расходы — значит совершить ошибку.

Предположим, арендодатель поднял цену с 50 до 60 тысяч рублей в месяц и увеличил депозит. Снова нужно разбираться, какая часть платежа пойдёт в депозит, а какая в арендный платёж. Вновь поможет лишь понимание жизненной ситуации и осведомлённость об изменениях.

Основой решения этой проблемы стал простой факт: предприниматели не платят друг другу деньги просто так. Всегда существуют договоры, деловые отношения и связи, которые формируют ситуации. Мы решили максимально формально прописать взаимоотношения между плательщиком и получателем и, опираясь на эту настройку, начали вести учёт. Если не понимали, что происходит, запрашивали договор и задавали уточняющие вопросы клиенту.

Продолжим пример с арендой. ООО «Дом» сдаёт нам офис в аренду за 50 тысяч рублей в месяц и депозитом также в 50 тысяч. После настройки все платежи, удовлетворяющие условиям «аренда» и «депозит», будут проводиться в учёте без участия человека. Отклонения специалист рассмотрит вручную, после чего откорректирует настройки, чтобы учёт в дальнейшем отражался как актуальный и достоверный.

Такой подход затрагивает не только платёжки, но и остальные объекты бухучёта, отражающие конкретные жизненные ситуации: документы, расходы будущих периодов, справки — что угодно.

По итогу получается простая рабочая схема:

Мы разово настраиваем механизм сделок, клиент как обычно подписывает платёжки и отправляет нам закрывающие, а система автоматически их обрабатывает и анализирует на соответствие настройкам. Возникает неясность — производим донастройку.

Именно в первичной и последующих регулировках процесса заключается интеллектуальная работа человека. Остальное — алгоритм. Это дало возможность установить низкую фиксированную цену за ведение учёта и небольшие доплаты за настройки сделок, в которых необходимо участие человека.

Если подумать, большинство бизнесов с удовольствием отказались бы вести бухучёт. К сожалению, правила игры не предусматривают вольный выбор: за отказ ждут санкции или дисквалификация с поля. Поэтому тратиться на бухгалтерию, которая нужна не тебе, кажется как минимум обидным. А платить приходится много, потому что существующие технологии ещё не дают понимания, на каком этапе можно обойтись без человека. Мы же изменили подход к ведению бухгалтерии и разработали новую схему через IT и алгоритмы.

Выставление счетов, создание закрывающих документов, выплата отпускных сотруднику — то, что обычно подразумевает клиент под бухучётом. Но у государства другой подход: такие операции ему не нужны — они лишь следствие бизнеса.

Сейчас на рынке нет готовых предложений, которые заберут эти функции и передадут компьютеру. Везде участвует человек, что и повышает стоимость услуг.

Зато есть способ бюджетно справиться с вынужденной отчётностью и закрыть ряд принудительных задач.

Мы предлагаем полную свободу от обязанности вести бухгалтерский и налоговый учёт для IT-компаний и услуг за 5 тысяч рублей в месяц. Документы при этом можно делать самостоятельно, если хотите сэкономить или получить результат в моменте. А можно обратиться к нам — сделаем их за доплату.

Важное отличие от других бухгалтерий: мы не берём доплату за сложную систему налогообложения и не накручиваем стоимость для ООО. После настройки сделок учёт происходит автоматически, поэтому мы не несём дополнительные расходы при работе, и не просим лишние суммы с вас.

На основе сделочного учёта был создан тариф «Свободный». Чтобы познакомиться с ним поближе и сравнить его с остальными составили удобную таблицу.

Над материалом работали

Женя Кобзев, сооснователь Кнопки

Аня Юдина, маркетолог