Контрагент не прислал акт: что будет с налогами и как закрыть период

Контрагент обещал прислать акт ещё на прошлой неделе, потом попросил подождать до пятницы. Теперь на сообщения не отвечает, а месяц сам себя не закроет.

Рассказываем, как быть с расходами и НДС, пока документы где-то гуляют.

Для налоговой важен не сам акт, а документы, подтверждающие расходы. Об этом говорит статья 252 НК РФ.

Купили товар? Обычно его получение подтверждают накладной или УПД. Заказали услуги? Посмотрите, какой порядок приёмки прописан в договоре.

Например, подрядчик настроил рекламу и прислал отчёт, но про акт забыл. Отчёт и переписка помогут доказать, что работа выполнена, однако для налогового учёта нужно проверить, есть ли правильно оформленный первичный документ.

Поэтому сначала посмотрите, что уже получили от подрядчика. Возможно, нужный документ есть, просто это не акт.

Если расходы нечем подтвердить, налоговая может исключить их из расчёта. А вот последствия зависят от вашей системы налогообложения.

Налог на прибыль

На общей системе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Допустим, вы заказали услуги подрядчика и учли их стоимость, но подтверждающих документов так и не получили.

При проверке налоговая может не признать эти затраты. Тогда придётся доплатить налог, а при наличии оснований ещё и пени со штрафом.

УСН «Доходы минус расходы»

Здесь одной оплаты недостаточно. Даже если подрядчик получил деньги, нужно подтвердить, что услугу оказали или товар передали.

Если документов не хватает, расходы могут не принять. А значит, налог получится больше.

При УСН «Доходы» расходы не уменьшают налог. Но документы всё равно нужны: ООО — для бухгалтерского учёта и отчётности, ИП — чтобы подтверждать сделки и расчёты с контрагентами.

НДС

Даже если счёт-фактура уже есть, право на вычет не возникает автоматически. Нужно принять покупку к учёту и подтвердить её подходящими первичными документами.

Если вы работаете на УСН и платите НДС по общим ставкам, вычеты тоже доступны. В 2026 году основная ставка составляет 22%. А при специальных ставках 5% и 7% входной НДС к вычету не принимают.

Начните с договора. Проверьте, какие документы вам должны прислать и в какие сроки. Проверьте ЭДО и почту. Бывает, документ уже неделю ждёт подписи, пока вы с контрагентом ждёте друг друга.

Если документа нет, напомните контрагенту письменно. Например:

Не отвечает? Направьте повторный запрос, а затем официальную претензию. Укажите, какие документы ждёте и к какому сроку. Переписку и подтверждения отправки сохраните.

Если срок прошёл, а контрагент продолжает молчать, подключайте юриста. Он поможет разобраться, можно ли потребовать документы через суд или возместить убытки, если они возникли из-за задержки.

Пока решаете вопрос, соберите договор, платёжки, отчёты и другие подтверждения сделки. Бухгалтер проверит, достаточно ли их для учёта расходов и расчёта налогов.

Самостоятельно подписывать акт за поставщика не стоит. Для некоторых сделок предусмотрена односторонняя приёмка, но оформить её можно только при соблюдении установленных условий.

Месяц закрывать нужно, даже если контрагент так и не прислал акт. Но закрыть период и учесть расходы для налогов не всегда одно и то же.

Бухгалтер проверит, какие документы уже есть, чем можно подтвердить операцию и как отразить её в учёте. Если подходящей первички нет, её нужно получить или оформить в установленном порядке.

Если документов недостаточно, учитывать затраты при расчёте налога рискованно. С НДС та же история: для вычета должны быть выполнены все необходимые условия.

Перед сдачей отчётности попросите бухгалтера отдельно проверить операции с недостающими документами. Так будет понятно, какие суммы уже можно учесть, какие пока нет и что ещё нужно запросить у контрагентов.

Когда документы придут, бухгалтер проверит, нужно ли корректировать учёт и уже сданную отчётность.

Контрагент наконец прислал акт. Как водится, сразу после сдачи отчётности. Расходы не обязательно потеряны, однако записывать их в текущий период просто ради удобства нельзя.

Для налога на прибыль бухгалтер определит, когда нужно было учесть затраты. По статье 272 НК РФ это зависит от характера расходов и условий договора. Например, для одних работ важна дата подписания акта, для других действуют иные правила.

Если расходы должны были попасть в уже сданную декларацию, может понадобиться уточнёнка. Иногда их разрешено учесть в текущем периоде, но не всегда. Например, это нельзя сделать, если ставка налога с момента ошибки выросла.

Для НДС действуют другие сроки. Обычный вычет по приобретённым товарам и услугам можно заявить в пределах трёх лет после принятия их к учёту. Для этого нужны правильно оформленный счёт-фактура или УПД, первичные документы, а покупка должна предназначаться для операций, облагаемых НДС.

Когда документ придёт, передайте его бухгалтеру. Он проверит, в каком периоде учесть расходы, когда можно заявить вычет и нужно ли исправлять отчётность.

Ждали акт, а контрагент прислал УПД? Не спешите просить ещё одну бумажку. Возможно, этого документа уже достаточно. УПД может подтверждать передачу товара или оказание услуг, а при соответствующем оформлении заменять ещё и счёт-фактуру.

С января 2026 года прежние форматы электронных актов и накладных перестали действовать для обмена через операторов ЭДО. Для такого обмена можно использовать УПД формата 5.03.

При этом бумажные акты остались, как и электронные документы в других допустимых форматах.

Так что сначала проверьте, что именно прислал контрагент. Возможно, все нужные документы уже у вас.

Если каждый месяц приходится напоминать одному и тому же подрядчику про акт, пора пересмотреть порядок работы с документами.

Ещё при заключении договора пропишите, что и когда контрагент должен прислать. Например, акт или УПД в течение пяти рабочих дней после окончания месяца. Заодно согласуйте порядок приёмки и обмена документами.

С ЭДО проще отслеживать, что уже отправлено и подписано. Но и там документы лучше проверять регулярно, а не за день до отчётности.

Раз в месяц проверяйте, по каким сделкам не хватает первички, и сразу запрашивайте её у контрагентов. Иначе перед сдачей отчётности придётся играть в «Найди акт». Обычно без победителей.

Если документы всё-таки задержались, в Кнопке поможем разобраться, что уже можно учесть, а какие подтверждения ещё нужно получить. Чтобы один потерянный акт не превращался в проблему со всей отчётностью, оставьте заявку форме ниже, либо позвоните нам 8 800 533 35 19 🤍