Даже самые лучшие и опытные люди ошибаются. И дело не в пресловутом человеческом факторе, а в системе, по которой они работают. Если посмотреть, как устроена работа человека, занимающегося бухгалтерией, то становится очевидно: всё крутится вокруг человека. И это главная проблема всего аутсорса бухгалтерского учёта.
Люди приходят и уходят, а учёт нужно вести всегда
Традиционный бухгалтерский аутсорс устроен максимально просто. Один человек делает множество операций: проводит выписку, заносит документы, рассчитывает налог и так далее. Мы начинали с того же.
Но такую систему практически невозможно масштабировать. Мы разбили процесс на участки, построили конвейер, автоматизировали часть задач, но количество людей радикально не уменьшилось. И это при постоянном росте клиентов. В итоге мы упёрлись в ограничения существующих инструментов и подходов.
Сравнять всё с землёй и построить что-то лучше прежнего
В новом подходе мы не стали копаться в деталях, автоматизируя отдельные участки, а решили посмотреть на весь процесс учёта глазами разработчика, а не бухгалтера. Это позволило сформировать 3 этапа на пути к изменению пользовательского опыта:
1. Доказать, что у всех предпринимателей одни и те же жизненные ситуации, и они конечны: покупки, продажи, займы, аренда и т.д.
2. Создать язык, способный единообразно описывать схожие жизненные ситуации.
3. Организовать учёт в соответствии со сделанными в языке настройками при котором еще и проверяется что всё что мы делаем – соответствует настройкам.
С новым языком и кодовым описанием жизни предпринимателя интеллектуальная работа осталась лишь в регулировке и настройке правил учёта. Человек говорит, как идентифицировать ситуацию, остальное выполняет алгоритм. Получилась простая рабочая схема, которую назвали Сделочный учёт:
Мы разово настраиваем механизм сделок → Клиент как обычно подписывает платёжки и отправляет нам первичку → Система анализирует их на соответствие настройкам, обрабатывает и заносит в систему → Возникает неясность — производим донастройку.
На примере с арендой: эксперт Кнопки настраивает платежи, подходящие под условия «аренда» и «депозит». Дальше каждый документ с этим назначением автоматически улетает на верный счёт бухгалтерского учёта. Как только возникают отклонения (условия, отличающиеся от существующих), приходит эксперт и корректирует настройки или заводит новую сделку.
Получается, весь учёт от платёжки до договора можно описать простым языком. Закрывашки, которые направит клиент, будут распознаны системой и заведены по верному «адресу». То есть бухгалтерия ведётся практически сама. А чем меньше в процессе людей, тем ниже себестоимость, и, соответственно, цена для клиента.
Но самое важное: нам удалось добиться бухучёта в моменте, а значит клиент видит актуальную сумму налога ежедневно. Не приблизительную или примерную, а точную и понятную.