Восстановление бухгалтерского учёта: зачем это нужно, и когда проводить

Штрафы, пени и требования, вызовы в налоговую и блокировка расчётного счёта — всё это может сигнализировать о проблемах в бухгалтерии. Но о каких именно, определить бывает сложно. С расследованием поможет бухгалтер — подобно детективу он восстановит жизнь вашего бизнеса в цифрах буквально по кусочкам.

Но всё это лирика. А что на самом деле происходит при восстановлении учёта, и кому он действительно необходим, рассказали в статье.

Восстановление бухгалтерского учёта — это отражение пропущенных операций и заведение в учёт недостающих первичных документов за неделю, месяц, квартал, полугодие или год.

Восстановление может быть полным (сплошным) или частичным, когда требуется восстановление только одного раздела учёта.

В любом из вариантов происходит исправление внесёных цифр или отражение новых, а значит, нужно заново рассчитывать налоги и подавать корректирующие отчёты.

Рассмотрим основные случаи:

1. Бухгалтерию вёл неквалифицированный сотрудник

Здесь всё банально: учёт вёлся неверно, налоги считались неправильно, а отчёты сдавались с ошибками.

2. Штатная бухгалтерия была сильно загружена

Могли возникнуть ошибки из-за невнимательности и нехватки концентрации. Ввели не ту цифру, отправили отчёт не туда

3. В бухгалтерии часто менялись сотрудники

Как итог: терялись документы и контекст по отдельным задачам. Учёт вёлся у разных специалистов и отличался от месяца к месяцу.

4. Бухгалтерский учёт не вели совсем

Так бывает, когда один бухгалтер уволился, а другого ещё не нашли. Либо руководитель решил сэкономить на штатном специалисте, программных средствах или качественном аутсорсинге.

5. Компания потеряла первичные документы

Причины могут быть разные: стихийные бедствия, воровство, пожар, порча имущества, уничтожение программы учёта вирусом или потеря доступа к ней. Что с этим делать?

Для начала нужно запросить копии документов у контрагентов. Это самый простой и действенный способ восстановить учёт. Если и у контрагента с этим сложности или до него нельзя достучаться, то можно создать комиссию на основании приказа руководителя. Далее составить акт с описанием отсутствующих документов — это не поможет в восстановлении, но все формальности будут соблюдены.

Если неприятность случилась в период сдачи отчётов, то рекомендуем подать декларации с «нулевыми» показателями. После этого как можно быстрее запросите недостающие документы у контрагентов, внесите их в программу и сформируйте корректирующие отчёты.

👉🏻 Про первичные документы мы рассказывали в этой статье

6. Обнаружены ошибки контролирующими органами

Налоговая анализирует цифры в декларациях с помощью «контрольных соотношений», и по отклонениям выявляет ошибку. Например, на УСН налоговая смотрит доходы и расходы, сравнивая их с данными по выпискам расчётных счётов и кассе. Если есть расхождения с декларацией, то придёт требование о предоставлении пояснений, в котором часто бывает пункт о передаче всех первичных документов за год.

7. Организация сменила налоговый режим в течение года

Перейти с ОСНО на УСН можно только с начала следующего календарного года. Если компания решит это сделать, то тут никакой неожиданности не будет, ведь изменение будет добровольным и запланированным.

А вот вынужденный переход с УСН на ОСНО может стать неприятным сюрпризом.

Произойти это может по следующим причинам:

• в уставном капитале организации доля юридического лица стала больше 25%
• организация открыла филиал в другом городе
• превышен лимит доходов в 265 800 000 ₽ (для 2024 года) и 450 млн ₽ (с 2025 года)
• превышена средняя численность сотрудников в 130 человек

Что поменяется после вынужденного перехода? ОСНО будет действовать уже с первого числа первого месяца квартала, в котором произошло превышение. У компании появятся налог на прибыль и НДС . А у ИП — налог на доходы физических лиц и НДС.

После такого перехода нужно сообщить в налоговую об утрате права на УСН и подать декларацию досрочно (до 15 и до 25 числа первого месяца следующего квартала соответственно). Например, если вы перевелись с УСН во втором квартале, то нужно сообщить об утрате права до 15 июля и подать декларацию по УСН до 25 июля.

→ Анализ учёта

Начинать восстановление нужно с проведения анализа состояния учёта. Что нужно выяснить?

1. Какие первичные документы и по каким операциям отсутствуют в организации.

2. Какие налоги требуют пересчёта, и какие отчёты необходимо откорректировать.

3. Определить период и вид восстановления: полный или частичный.

Дальнейшие восстановления мы ведём по инструкции:

• Проводим инвентаризации расчётов, наличия материалов на складах, основных средств и нематериальных активов.
• Запрашиваем акты сверок со всеми контрагентами за нужный период.
• Проводим отсутствующие документы реализации, восстанавливаем банковские операции, платежные ведомости на заработную плату и т.д.
• Просим контрагентов предоставить дубликаты отсутствующих у нас документов.
• После внесения информации делаем перерасчёт налогов.
• Формируем и сдаем корректирующие отчёты.

→ Сбор первичных документов

Сразу напомним, что срок возможной налоговой проверки — 3 года. Поэтому восстанавливать первичные документы нужно за период текущего года и трёх предшествующих.

Помимо этого, срок хранения первичных документов — 5 лет. Поэтому налоговая может запросить документы за все 5 лет. Такое часто бывает при проверке контрагентов. Обычно они заинтересованы предоставить вам все необходимые дубликаты и копии, если у вас их нет.

В чём разница между дубликатом и копией? В оформлении. Копия — это отсканированный документ организации с печатью и подписью ответственного лица. Дубликат же полностью заменяет первичный документ. Именно он понадобится при выездной проверке.

Возможно вы сейчас скажете, что в современном мире мы используем ЭДО — зачем копии и дубликаты? Всё так, но есть важный момент: при получении документа по ЭДО важен факт подписания этого документа. И если у вас отражены факты хозяйственной деятельности в декларациях прошлых периодов, например, входящий НДС, то, увидев первичные документы с текущей датой подписания, налоговая может потребовать подать корректировки и убрать их из расходов.

Если восстановить документ нет возможности, например, при ликвидации контрагента, то следует такие расходы изъять из расчёта налогов, так как они становятся неподтвержденными.

Прежде всего штрафами:

→ За несоблюдение правил бухгалтерского учёта могут привлечь к административной ответственности руководителя организации. При первичном нарушении штраф составит от 5 000 до 10 000 ₽, при повторном – от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на 1-2 года.

→ Если компания не подавала декларации и расчёты, не перечисляла налоги в бюджет, то есть риск привлечения руководителя к уголовной ответственности. Для этого сумма неуплаченных налогов должна быть не менее 15 000 000 ₽ в течение трёх лет подряд. В этом случае грозит наказание в виде штрафа до полумиллиона рублей, принудительные работы с запретом занимать руководящие должности или арест до полугода.

→ При отсутствии на предприятии первичных документов и выявлении нарушений могут оштрафовать на 10 000 ₽, если допущение сделано в одном налоговом периоде, и 30 000 ₽, если в разных.

→ Непредставление первичных документов приведёт к штрафу от 300 до 500 ₽ за каждый документ.

→ Занижение налоговой базы приведет к штрафу в 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Каждый случай рассматривается налоговой индивидуально, и это может быть не полный список штрафных санкций.

Помимо штрафов могут возникнуть проблемы:

→ Если не организован складской учёт, возможны необоснованные потери, списания пригодного материала в интересах сотрудников компании, пересортица.

→ Становится сложно рассчитать себестоимости продукции.

→ Осложняется вопрос сверки с контрагентами и подтверждение операций взаиморасчетов. В результате компания может не проконтролировать оплату поставщикам или возврат долгов от покупателей. А при отсутствии полного пакета первичных документов — доказать свои права на товар или долг.

→ При отсутствии должного учёта по заработной плате, учёта подотчётных сумм, командировочных расходов, налоговая может переквалифицировать все платежи в расходы на оплату труда. А при любой возникшей конфликтной ситуации в суде вы не сможете отстоять свою точку зрения.

→ Без данных бухгалтерского учёта невозможно планировать процессы. А значит бизнес будет терять возможную выгоду. Например, чтобы разместить депозит в банке, нужно точно понимать сумму средств, которую вы можете безболезненно вырвать из оборота компании.

Зависит от объёма восстановления. Если требуется полное восстановление, то мы советуем обратиться к специализированным компаниям. Кнопка проводит полное восстановление учёта после подключения к сервису.

Можно использовать штатных сотрудников на короткие периоды восстановления. но есть минусы:

— сотрудник может не заметить своей ошибки

— пострадает текущий бухгалтерский учёт из-за возникшей нагрузки

— у сотрудника нет подобного опыта, и процесс займет много времени

Поэтому, мы советуем восстанавливать учёт внешними аутсорсинговыми компаниями.

А если вы в поисках современной бухгалтерии с постоянным штатом специалистов из разных областей, позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже. Сориентируем по возможностям сервиса, расскажем о подключении и подберём выгодный тариф.

За свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и оперативно отвечаем на вопросы в комментариях.

Наталья Бельская, бухгалтер в Кнопке