Подарки на Новый год: как правильно оформить и учесть

Впереди новогодние праздники, корпоративы, ёлки и счастливые дети с подарками от Деда Мороза. Не хотим занудничать и портить атмосферу волшебства, но лучше предупредим вас о разных возможных последствиях дарения. Рассказываем о налогообложении подарков и как правильно составить документы, чтобы потом не переделывать их и не переплачивать.

Чтобы было быстро и просто, подготовили несколько схем с вопросами и ответами. Зелёная стрелочка — ответ «Да», красная — «Нет». Ищите свой вариант, читайте и применяйте.

Здесь потребуются документы: договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием вашей компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам.

Если подарок дороже 3 000 ₽, то нужно заключить договор дарения в письменной форме, на этом настаивает Гражданский кодекс. Но даже если он дешевле, договор всё равно стоит оформить, так будет меньше вопросов от налоговой. А подарки юридическим лицам дороже 3 000 ₽ запрещены совсем.

Если стоимость подарков с начала года на одного человека больше 4 000 ₽, необходимо рассчитать НДФЛ. Поскольку этот человек вашим сотрудником не является, удержать НДФЛ невозможно, нужно обязательно уведомить об этом налоговую.

Если подарки вручаются в ходе рекламной кампании, то страховые взносы не возникают, потому что трудовых отношений с одаряемыми нет.

Для уменьшения налога на прибыль на общей системе налогообложения расходы на подарки можно учесть, но только в пределах 1% от выручки.

НДС начисляется на стоимость производства или приобретения подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию, то на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. НДС к вычету по изготовлению таких подарков можно принять в общем порядке, то есть нужно не только получить и учесть товар, но и получить от поставщика счёт-фактуру на сырьё или комплектующие, и, конечно, быть плательщиком НДС. Поэтому, чтобы уменьшить налог, закупайте подарки у тех, кто находится на ОСНО.

На УСН «Доходы минус расходы» тоже можно учесть расходы для уменьшения налога, также в пределах 1%.

Документы: договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием вашей компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях — всё, как в предыдущем случае.

НДФЛ: не возникает, но помните, что лимит по каждому физическому лицу считается с начала года.

Страховые взносы: не возникают.

Налог на прибыль при ОСНО: затраты можно учесть в пределах 1% от выручки.

НДС при ОСНО: если подарок не дороже 100 ₽, то не начисляется, но и к вычету со стоимости изготовления принять нельзя.

Налог при УСН «Доходы минус расходы»: затраты можно учесть в пределах 1% от выручки.

Скажем прямо — устраивать рекламную кампанию и раздавать подарки без логотипа довольно странно. Учесть такие расходы не удастся, у налоговой могут возникнуть вопросы. Может, стоит ограничить круг лиц?

Документы: заключите договоры дарения.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ, лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник. Не забудьте уведомить налоговую. Напомним, что подарки юрлицам дороже 3 000 ₽ запрещены.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: при расчёте налога такие расходы не учитываются.

НДС при ОСНО: начисляется на стоимость изготовления или приобретения подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. К вычету НДС по изготовлению таких подарков принимается в общем порядке.

Налог при УСН: в расходах учесть нельзя.

Такие подарки запрещены Гражданским кодексом РФ.

Документы: для подтверждения представительских расходов нужно подготовить несколько документов, иначе у налоговой возникнут вопросы:

1) Приказ о проведении представительского мероприятия — с указанием цели мероприятия и работников организации, которые должны в нём участвовать;

2) Смета представительских расходов — укажите цену сувенирной продукции;

3) Договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на её передачу и списание — счёт-фактура, накладная, акт;

4) Акт об осуществлении представительских расходов — в нём нужно указать фактические расходы;

5) Отчёт о проведённом мероприятии с указанием цели и результатов.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ. Лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник — не забудьте уведомить налоговую об этом. При дарении юридическому лицу НДФЛ не возникает, но помните — подарки дороже 3 000 ₽ запрещены и в этом случае.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: есть хороший шанс учесть расходы в качестве представительских. С такой позицией не согласен Минфин, однако суды обычно поддерживают налогоплательщиков. Главное, не выходить за лимит (не более 4% от расходов на оплату труда) и следовать разъяснениям налоговой.

НДС при ОСНО по таким подаркам начисляется на их покупную стоимость без НДС и к вычету принимается только с нормативной части расходов, которую можно учесть при расчёте налога на прибыль — это 4% от расходов на оплату труда.

УСН: учесть в расходах и снизить налог не получится.

Документы: издайте приказ, подарки раздайте по ведомости. На подарки дороже 3 000 ₽ рублей составьте договор дарения.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ, лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник — не забудьте уведомить налоговую. Если дарите юридическому лицу, то НДФЛ не возникнет, но помните — не дороже 3 000 ₽.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: учесть такие расходы нельзя.

НДС при ОСНО: начислите на покупную стоимость подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. К вычету НДС по приобретению или изготовлению таких подарков принимайте в общем порядке.

Налог при УСН: учесть тоже не получится.

С контрагентами разобрались, переходим к работникам :)

Документы: трудовые договоры, коллективный договор, положение о премировании — в которых должна быть указана возможность вручения подарков за конкретные трудовые достижения, а не по случаю праздников. Издайте приказ о вручении подарков с указанием причины вручения, списка сотрудников и стоимости подарков. Сами подарки раздайте по ведомости, которая будет приложением к договору. В ведомости не забудьте собрать подписи.

Обратите внимание: прописывать такие премии в локальных нормативных документах только ради того, чтобы списать стоимость подарков на расходы, достаточно рискованно. Сегодня вы щедры и готовы мотивировать своих сотрудников подарками, а в следующем году ситуация может поменяться — но изменить трудовые договоры, коллективный договор, положение о премировании в одностороннем порядке невозможно.

НДФЛ: со всей стоимости подарка надо рассчитать НДФЛ и удержать эту сумму из первого денежного дохода сотрудника. Если до конца года вы не будете ничего платить одаряемому, надо сообщить налоговой о невозможности удержания налога.

Страховые взносы: рассчитайте со всей стоимости подарков.

Налог на прибыль при ОСНО: полностью учитывайте стоимость подарков в расходах.

НДС при ОСНО: на стоимость переданных подарков НДС не начисляется. К вычету по приобретению или изготовлению принимайте в общем порядке.

Налог при УСН: полностью учитывайте стоимость подарков в расходах.

Документы: издайте приказ о вручении подарков, раздайте их по ведомости. А для подтверждения того, что вручение не связано с трудовой деятельностью, заключите договор дарения, особенно если стоимость подарка выше 3 000 ₽. Если оформлять дарение с каждым сотрудником слишком хлопотно, то составьте один договор, в котором будет список одаряемых, а подарки раздайте по ведомости, которая будет приложением к договору.

НДФЛ: удержите со стоимости подарков, превышающей 4 000 ₽, при этом нужно учитывать стоимость всех подарков, вручённых конкретному человеку с начала года. НДФЛ необходимо удержать в день ближайшей выплаты, а перечислить в бюджет — не позднее следующего дня. Если до конца года вы ничего не заплатите одаряемому, то налоговой надо сообщить о невозможности удержания.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: в расходах стоимость подарков не учитывается.

НДС при ОСНО: начисляется на стоимость изготовления или приобретения подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. К вычету НДС по изготовлению таких подарков можно принять в общем порядке.

Налог при УСН: учесть тоже не получится.

Ну и какой же праздник без корпоратива!

Вариант I

Документы: чтобы избежать ненужных и неудобных вопросов со стороны налоговой, нужно подготовить:

1) Приказ — укажите цель, работников, а также официальный, а не развлекательный характер мероприятия. Цель может быть такая: «Подведение итогов уходящего года и обсуждение планов по сотрудничеству на следующий год» — просто как пример.

2) Смету представительских расходов — никаких расходов на артистов и прочих массовиков-затейников быть не должно;

3) Акт об осуществлении представительских расходов — нужно указать фактические суммы и подписать;

4) Отчёт о проведённом мероприятии с указанием цели и достигнутых результатов.

НДФЛ: в документах не стоит указывать расходы на одного человека, в таком случае необходимости начислять, удерживать и перечислять налог не будет.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: учитывайте расходы в качестве представительских, но в пределах 4% от расходов на оплату труда.

НДС при ОСНО: вычет по представительским расходам заявляйте только с той части расходов, которую можно учесть при расчёте налога на прибыль по нормативу. В книге покупок счета-фактуры по этим расходам регистрируйте только в пределах принимаемой к вычету суммы.

Налог при УСН: представительские расходы не учитываются.

Вариант J

Документы: договор на мероприятие, счёт на оплату и акт об оказанных услугах.

НДФЛ: Если в документах из предыдущего пункта не указывать количество участников, стоимость на одного человека и списки сотрудников, принимающих участие в корпоративе, то НДФЛ не возникнет.

Страховые взносы: если поимённо, то будут. Если нет, то нет.

Налог на прибыль при ОСНО: затраты на корпоратив в налоговые расходы не включайте.

НДС при ОСНО: НДС по расходам не принимайте.

Налог при УСН: затраты на корпоратив не учитываются.

Если вы клиент Кнопки, поможем с подготовкой к празднику, оформим документы и отчитаемся перед государством. Если ещё не клиент — до нового года осталось немного, успевайте. Или подключайтесь :)

Подсказала — Наташа Зайко, консультирующий бухгалтер в Кнопке.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)