Наши коллеги из Sendit подготовили несколько дельных и простых в исполнении советов по облегчению отправки посылок.

Электронный документооборот и подготовка накладных

При подготовке заказа к отправке бюрократия занимает много времени: заключение договоров, выставление счёта, подготовка накладных. Работать гораздо легче, когда все документы предоставляются в электронном, а не бумажном виде. Отсюда полезный совет: уточняйте у курьерской службы, предусмотрен ли у них ЭДО, и оформите эту возможность для своей компании. Жизнь становится ещё проще, когда накладные готовите не вы, а менеджер службы доставки.

В Sendit эти моменты уже отработаны: составлением накладных занимаются менеджеры, а заказчикам нужно лишь проверить отправленный на электронную почту документ, внести немного данных и подписать.

С закрывающими документами проблемы тоже нет: вы скачиваете их из личного кабинета. Файлы для внутренней отчётности скачиваются в формате Excel, ничего не нужно перепечатывать вручную, информацию легко загрузить в 1С или другую программу.

Один договор на все доставки

Для каждой отправки можно искать наиболее удобную транспортную компанию и заключать договор с ней. Но практика показывает, что проще один раз заключить договор с курьерской службой и продолжить с ней сотрудничество по нескольким заказам.

С Sendit тоже можно заключить договор один раз и сотрудничать долго и счастливо. Преимуществом является единый договор, который позволяет выбирать наиболее выгодную доставку для каждого нового заказа. С Sendit можно пользоваться разными курьерскими службами по одному договору.

Сотрудничайте с теми, кто работает с юридическими лицами

Не все курьерские службы готовы работать с юридическими лицами. В этом случае предлагают заключить договор на доставку с физическим лицом, а оплату внести с карты или наличными. Этот момент нужно прояснять в первую очередь, чтобы не попасть в неудобное положение.

Sendit заключает договоры с юридическими лицами, а физические лица могут работать без договора. С ним вы сможете заказывать доставку различными курьерскими службами, оплачивать как юридическое лицо и получать в срок все необходимые закрывающие документы.

Один человек отвечает за общение с курьерскими службами

Зачастую оформлением посылки и переговорами с транспортными службами занимаются разные люди: секретарь, менеджер или даже охранник. Оптимальный вариант — включить эти хлопоты в должностные обязанности одного сотрудника. Со временем он обретёт опыт общения с представителями транспортных служб, будет знать полезные хитрости и нюансы при отправке, что поможет оптимизировать процесс доставки и позволит экономить, а при необходимости эффективно отстаивать интересы.

В Sendit такой подход успешно применяется в работе: оформляя заказ, вы получаете личного помощника. Он общается за вас с транспортными службами, оформляет документы, находит варианты для предоставления скидок и так далее. По сути, личный менеджер отстаивает ваши интересы перед транспортными компаниями.

Подготовка составных посылок курьерской службой

Малоизвестная, но полезная опция от курьерских служб. Если нужно отправить несколько посылок с одинаковым составом, можно собрать их силами сотрудников — не самый разумный подход к трате рабочего времени специалистов. Лучше доверить сбор посылок курьерской службе.

К примеру, нужно отправить подарочные наборы. Курьер забирает пакеты с ручками, блокнотами, календарями, а после формирует из «запчастей» посылки с одинаковым содержимым: ручка, блокнот, календарь.

В Sendit предусмотрена и эта опция с улучшенным вариант: массовая рассылка. Такая услуга подразумевает отправление большого количества одинаковых посылок в разные населенные пункты. Массовую рассылку можно организовать несколькими транспортными компаниями, что обеспечит экономию до 40%.

Да кто такие эти Sendit?

Sendit – это агрегатор курьерских служб, который стал чем-то большим. Сервис объединил свыше десятка транспортных служб на одном сайте, чтобы на каждое отправление клиенты находили оптимальный по цене и срокам вариант доставки. Работает это просто: клиент на сайте вводит основные параметры посылки, а искусственный интеллект за несколько секунд выдает все доступные варианты от разных курьерских служб с указанием цены и срока доставки.

За каждым клиентом закрепляется личный помощник, который отстаивает интересы клиента перед транспортными службами, помогает подготовить сопроводительные документы и накладные, консультирует по всем вопросам, связанными с отправкой посылок. Сервис успешно работает более 6 лет, выполняя заказы как для частных лиц, так и для крупных госучреждений.