Онлайн-кассы — это не только технологии и удобство, но и ответственность. Есть нарушения, за которые налоговая наказывает рублём: в среднем от 2 000 до 10 000, но может быть и тридцать, и даже пятьдесят.

И хотя кассовых проверок не будет до конца года, штрафы за нарушения сейчас могут быть потом, поскольку срок привлечения к ответственности — год.

Рассказываем, с какой стороны могут прийти неприятности и как их можно избежать.

Неизвестный продавец

В чеке нет наименования продавца или ИНН — такое бывает нечасто, но может поставить сделку под сомнение. Отсутствие ИНН особенно неприятно — продавца налоговая идентифицировать не сможет, а покупателю учесть расходы не позволит.

В таком случае нужно перенастроить кассу правильно, а ошибочный чек отменить и пробить новый. Если же вы покупатель, то проверяйте чек сразу после покупки, по горячим следам, и подотчётным работникам тоже расскажите.

Неверное время

Время надо указывать в соответствии с часовым поясом места, где находится касса. При этом чек надо пробивать в момент сделки — время в чеке должно соответствовать реальному плюс-минус пять минут. Если же ваш покупатель — физлицо, находится далеко и платит безналично, то чек желательно оформить сразу, как только вы увидели поступление денег. В крайнем случае, не позже следующего дня. А отправить его покупателю можно хоть в мессенджере.

Для тех, кто по-прежнему думает, что время не важно, приводим реальный пример из жизни. У одной компании был автопарк — путевые листы, ГСМ, нормы расхода и прочий джентльменский набор. Во время одной проверки налоговики обнаружили, что машина была заправлена на АЗС раньше, чем выехала из гаража — возникли вопросы, итогом которых стало доначисление налогов.

Поэтому совет: не дожидайтесь, пока налоговая обнаружит ошибку за вас, и сопоставляйте чеки с другими документами.

Непонятный товар

Предмет сделки надо описывать конкретно и подробно. Безымянные «услуга», «запчасти» и «продукты» сослужат плохую службу — налоговая этого не любит — а вот «ветеринарные услуги», «топливный фильтр ВАЗ-2105» и «комбикорм ПК-4 40 кг», напротив, очень даже хорошую. Впрочем, иногда обобщённое название всё же возможно: например, если покупатель вносит предоплату, а точного перечня покупок ещё нет, то можно написать просто «предоплата».

Но если вы ИП, применяете патент или ЕНВД и не продаёте подакцизные товары, то наименование товара или услуги можете не указывать — правда, такая возможность закончится 1 февраля 2021 года (а ЕНВД ещё на месяц раньше). А если вы покупатель и продавец-ИП дал вам кассовый чек без расшифровки, то попросите товарный — детализировать покупку можно там.

Два чека на одну покупку

Лишний чек надо исправить — конкретные действия зависят от типа фискального накопителя, точнее, от того, какой формат фискальных данных он поддерживает. Если это 1.05, то нужен возвратный чек, если же 1.1, то чек коррекции.

Возврат можно оформить в любую смену — если обнаружите ошибку позже, ничего страшного. В чеке должен быть признак расчёта — например, «возврат прихода». Также нужно указать сумму и способ оплаты. Тут возможны два варианта: если деньги не возвращались, то стоит написать «встречное предоставление», так рекомендует налоговая. Если же возврат был, то надо отметить, как именно — наличными или на карту.

Коррекцию тоже можно сделать во время любой смены, например, на следующий день. В корректирующем чеке должны быть те же реквизиты, что и в исправляемом. Также нужно указать тип коррекции: если нашли и исправляете ошибку сами, то ставьте 0. Описание может быть произвольным, а дата первоначального расчёта — та самая, когда пробили неправильный чек.

Ошибка в НДС

Те, кто применяет ОСНО, должны выделять в чеке и ставку, и сумму НДС. Из-за ошибки проблема может возникнуть и у продавца (возможна проверка), и у покупателя (НДС не примут к вычету). Поэтому совет универсальный и простой: уделять повышенное внимание. Первым — в момент настройки, вторым — в момент покупки. А если ошибка вылезла позже, например, при оформлении авансового отчёта, то надо обратиться к продавцу, чтобы исправил ошибку.

Чек невозможно прочитать

Закон требует, чтобы информация в чеке была видна и читалась. Если же чек выцвел, то налоговая, скорее всего, не позволит принять такие расходы, а налоги будут больше, чем могли бы.

Лайфхак: запрашивайте у продавца электронную копию чеков, они имеют такую же силу, как и бумажные (совет про мессенджеры актуален и в этом случае). Можно пойти другим путём — снять с чека ксерокопию и должным образом её заверить, Минфин это разрешает. Термобумага натура нежная, а обычная всё стерпит :)

Резюме

Конечно, ситуаций, когда что-то идёт не так, намного больше — иногда бывают и вовсе экзотические случаи. Если у вас есть вопросы, на которые мы не ответили в этой статье — задайте в комментариях, мы обязательно ответим. Если поделитесь своим опытом — будем признательны. А если хотите доверить свою бухгалтерию дружелюбному сервису с искусственным интеллектом, то нажмите на зелёную кнопочку — на компьютере она справа, а на телефоне чуть ниже :)

Подсказали — Кристина Ларькина и Дмитрий Нелюбин, бухгалтеры Кнопки.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)