Бизнес — это драйв и постоянное движение вперёд. Не хочется отвлекаться на скучные задачи, когда не хватает времени, чтобы воплотить новые идеи.

Бумажные документы отнимают силы у предпринимателей и вызывают головную боль у бухгалтеров. Вы отправляете бумажки почтой, вызываете курьера, а потом ждёте их обратно. Всё это требует внимания и аккуратности. Многие знают про электронный документооборот, но думают, что это муторно и главное — заманить туда всех контрагентов не получится. А значит не удастся избавиться от бумаг на 100%. Это правда так: жизнь становится проще, только когда абсолютно все партнёры находятся в системе ЭДО. Но существует решение, которое не потребует больших усилий и сэкономит кучу времени. Чуть-чуть поменять бизнес-процессы, а после для обмена актами достаточно будет электронной почты. Всё, деревья спасены :)

Обмен актами по электронке закон не запрещает, правда, проще это практиковать компаниям на УСН, так как у налоговой к ним возникает гораздо меньше вопросов.

Как оформить обмен актами через электронную почту

При заключении нового договора с контрагентом пропишите адреса электронной почты обеих сторон: по ним вы и контрагент будете обмениваться актами. К действующим договорам достаточно подписать дополнительное соглашение. Это несложно, тем более, Кнопочные юристы уже подготовили шаблон. Подписав такое соглашение один раз, вы определите принцип обмена актами для всех текущих и всех будущих совместных договоров.

Обратите внимание, что простая электронная подпись, о которой идёт речь в соглашении, это логин и пароль от электронной почты. А фотокопия документа — вложение, например, скан вашего акта. Таким образом вложение, которое отправили с ящика, указанного в договоре, считается подписанным простой электронной подписью.

Раз в квартал обязательно проводите сверку с контрагентами, чтобы ни один акт, который вы отправили друг другу по электронной почте, не потерялся. В этом случае составляйте классический бумажный акт: если налоговая спросит, достаточно будет показать его и ваше соглашение об электронном обмене актами. Обмен актами через электронную почту не избавит от бумажной первички полностью, но сократит объёмы пересылаемых бумаг. А сохранить лесополосу в стране можно только с помощью электронного документооборота.

Схема законна и круто облегчает жизнь. Пользуйтесь сами и не держите в себе: делитесь с контрагентами, клиентами и коллегами :)

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)