Каждый день мы решаем сотни предпринимательских задач, разбираем простые и сложные вопросы, считаем, ищем, находим, заполняем, обучаем, возвращаем на землю, радуем.

Мы решили, что можно делиться частыми и интересными историями. Поэтому запускаем новую рубрику. Назовём её просто — #ответыКнопки. Будем публиковать вопрос, который когда-то задал один из наших клиентов, и тут же наш ответ. Думаем, будет полезно. Начнём :)

Вопрос:

Есть ли рекомендации по хранению документов, чтобы при обращении налоговой можно было сразу найти?


Ответ:

— Позаботьтесь о порядке, чтобы документы не терялись и всегда были под рукой. Для этого часто создают архивы и папки. Кто-то заводит папки по поставщикам и покупателям, кто-то собирает документы по годам. Способов много, выбирайте, который больше подходит.

— Помните, что документы горят, тонут, выцветают. Поэтому рекомендуем хранить в несгораемых шкафах или сейфах.

— Собирайте первичку на постоянной основе. Не тогда, когда попросит налоговая, а всегда. Например, в конце месяца подбивайте документы по операциям. Это упростит работу бухгалтера в отчётность и сбережёт деньги и нервы.

— По Закону о бухучёте бухгалтерские документы хранятся 5 лет после отчётного года. То есть, если мы при составлении декларации по НДС за 1 квартал 2018 учтём счёт-фактуру за 4 квартал 2017 года, то она должна храниться до 2023 года. Это касается первичных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров.

А документы, связанные с организацией и ведением бухучёта, например, учётная политика, должны храниться не менее 5 лет после окончания года, в котором последний раз использовались для составления бухгалтерской отчётности. Договоры хранятся 5 лет после окончания срока действия. Бухгалтерская отчётность храниться постоянно, пока существует организация.

— На каждого сотрудника заведите личное дело. Туда подшейте копии документов об образовании, СНИЛС, ИНН, паспорт, трудовые договоры, приказы о приёме, личные анкеты, заявления на отпуск, больничные, приказы на командировки. Когда сотрудник увольняется, сюда же подкладываем приказ об увольнении. У работодателя должны храниться и трудовые книжки сотрудников, строго в несгораемом шкафу или сейфе. Заведите журнал учёта трудовых книжек. Срок хранения этих документов не менее 50 лет.

Чтобы не платить лишних налогов и отчитываться перед государством вовремя, нужна постоянная бережная работа с документами. Чтобы узнать, как мы работаем с бумажными документами, смотрите наш вебинар.

Если хотите что-нибудь добавить, пишите :)

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)