Если хотите вовремя отчитываться перед государством и не платить лишних налогов — важно заранее разбираться в сделках квартала и отправлять документы бухгалтеру.

Но часто бумажные документы сложно найти: они кочуют с подоконника на диван, с дивана на стол, со стола на холодильник, а когда наступает период отчётности — их не бывает на месте. Чтобы документы не терялись и всегда были под рукой, нужно позаботиться о порядке в бумажных документах.

Услугу по сбору и хранению таких документов предлагает множество компаний. В этих компаниях можно заказать комплекс услуг или какую-то услугу отдельно: архивное хранение, сканирование, создание электронного архива, уничтожение старой документации, архивная обработка.

Однако, гораздо удобнее, когда заботой о первичке занимается та же компания, которая ведёт бухгалтерию.

Поэтому Кнопка забирает на себя всю заботу о первичке. Потребности в работе с первичкой мы изучали полтора года и постарались собрать в одной услуге всё самое нужное, чтобы документооборот не отягощал жизнь предпринимателей.

Сегодня подробнее расскажем о том, как Кнопка работает с бумажными счетами, актами и накладными предпринимателей.

Как Кнопка работает с бумажными документами

Кнопка обслуживает клиентов дистанционно. Это не значит, что предпринимателям придётся заниматься первичкой самостоятельно.

Собираем и храним первичку

Первое, что нужно для работы с первичкой — сама первичка. Её нужно вовремя получать и бережно хранить. У нас есть офис в Москве, где кипит работа с бумажными документами: специалисты принимают документы, сортируют их по папкам, сканируют, хранят в несгораемых сейфах и доставляют контрагентам. А ещё подключают к ЭДО и сами работают в системе.

Мы не составляем опись, но вы можете увидеть все документы, которые есть в Кнопке, в облачном хранилище. Или через приложение запросить документ, мы пришлём его скан. Если всё же потребуется сделать опись, бизнес-ассистент поможет найти исполнителя, который составит реестр документов прямо у нас в офисе.

Бумажный архив живёт в пределах Садового кольца, поэтому забрать документы не составит труда. Или мы сами осуществим курьерскую доставку.

Присылаем курьера за накопившейся первичкой

В удобное для вас время курьер Кнопки приедет к вам в гости, чтобы забрать документы и доставить их к нам. Этот способ работает в Москве и Московской области. Для других городов мы подберём удобный сервис доставки среди наших партнёров и поможем заключить договор.

Принимаем первичку на абонентский ящик

Оригиналы от ваших контрагентов мы принимаем на абонентский ящик. Раз в неделю мы привозим корреспонденцию в офис, сортируем, подписываем по доверенности и отправляем обратно контрагентам почтой России. Вы тоже можете присылать документы на этот ящик.

Подписываем входящие документы от вашего имени

Мы можем избавить вас от необходимости подписывать и рассылать документы контрагентам. Это работает с входящими документами. Для этого понадобится доверенность на право подписи, вторая печать компании и ваше желание. Мы сами всё оформим, закажем печать, вам останется только подписать доверенность.

Дальше обмен документами с контрагентами будет происходить практически без вашего участия: контрагенты смогут присылать документы нам, мы будем сканировать документы и отправлять их вам в приложении Кнопки для согласования дальнейших действий с ними. Если дадите добро в приложении, подпишем документы и отправим их обратно контрагентам.

Работаем со сканами

Если первички пока не очень много, и вы справляетесь с бумажками самостоятельно, просто присылайте нам сканы. Этого достаточно, чтобы вести бухучёт и сдавать отчётность. А мы расскажем вам, как правильно хранить оригиналы дома или в офисе.

Подключаем к электронному документообороту и сами работаем в системе

Обмен документами в бумажном виде только увеличивает бумажный замок на вашем рабочем столе. Мы подключим вас к системе электронного документооборота Диадок и будем бесплатно отправлять все исходящие документы. От вас потребуется только помощь, чтобы пригласить всех контрагентов к обмену документами.

Сколько стоит?

Цена складывается просто, не нужно учитывать формат документа, считать количество скрепок и страниц. Нет минимальной стоимости за хранение документов. А объём принимаемой первички не ограничивается — главное, чтобы документы поместились в легковой машине нашего курьера :)

Для действующих клиентов стоимость не изменилась: если вы раньше начали пользоваться услугой — ничего доплачивать не нужно. Для новеньких клиентов, начиная с ноября, забота о первичке в Кнопке будет стоить 4000 ₽ в месяц.

Подключайтесь! С радостью избавим вас от бумажной волокиты :)

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)